Enterprise Service Management (ESM) 5 ESM-Vorteile in puncto Kosten und Compliance

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Mit Enterprise Service Management haben Unternehmen die Softwareauslastung sowie Nutzung, Zuweisung und Ablauf von Lizenzen in Echtzeit im Blick. Damit können sie das Risiko, bei einem Lizenzaudit durchzufallen, reduzieren und Strafen vermeiden, sagt Matrix42.

Eine kürzlich durchgeführte Studie von Nexthink ergab, dass nur 5,5 Prozent der befragten Unternehmen einen vollständigen Überblick darüber haben, ob und wie die von ihnen eingesetzten Softwarelösungen tatsächlich genutzt werden. Mit fatalen Folgen, denn ohne genaue Kenntnis der tatsächlichen Nutzung ihrer Software sind Unternehmen einer Reihe von Risiken ausgesetzt. Dazu gehören neben den wirtschaftlichen Auswirkungen durch Überlizenzierung auch rechtliche Konsequenzen durch Unterlizenzierung oder nicht konforme Nutzung.

„Mit Enterprise Service Management können Unternehmen nicht nur Kosten senken durch Automatisierung von Prozessen, sondern auch umfassende Transparenz über Assets, Ressourcen und Verträge gewinnen – das A und O, um Kosten und Compliance jederzeit im Blick zu behalten“, sagt Marc Breitfeld, CFO bei Matrix42. „Ausgaben lassen sich dadurch besser verwalten, Software wird effizient genutzt und Lizenzbestimmungen können mühelos eingehalten werden. Dadurch sind Unternehmen optimal auf Lizenzaudits vorbereitet und vermeiden das Risiko teurer Nachzahlungen.“

Bei der Kostenkontrolle und Einhaltung von Vorschriften bietet der Einsatz einer ESM-Lösung fünf handfeste Vorteile:

1. Kosteneffizienz durch Automatisierung

ESM-Plattformen unterstützen Unternehmen dabei, ihre Kosten durch intelligente Automatisierung zu senken. Denn damit ist schnell ersichtlich, welche Tätigkeiten sich durch automatisierte Prozesse ersetzen lassen, um Zeit und Ressourcen zu sparen. Dazu zählen beispielsweise die automatische Zuweisung von Softwarelizenzen je nach Nutzung und Bedarf sowie die Planung von Vertragsverlängerungen.

2. Kostenkontrolle und Budgetierung

Eine ESM-Plattform hilft Unternehmen, ihre IT- und Geschäftskosten zu überwachen. Denn sie sehen alle Assets auf einen Blick und können abschätzen, wie ausgelastet sie sind. Das erleichtert es ihnen, die Budgets zu planen und die Ausgaben langfristig im Griff zu behalten.

3. Compliance-Management

Ein wichtiger Vorteil ist zudem das Einhalten von Vorschriften, Standards und Richtlinien für die verschiedenen Branchen. ESM-Lösungen unterstützen die IT-Verantwortlichen dabei, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und mögliche Risiken – z.B. bei einem anstehenden Lizenzaudit – zu minimieren. Das beugt mögliche Sanktionen bei Nichteinhaltung vor.

4. Datenschutz und Sicherheit

Eine ESM-Plattform trägt dazu bei, die Sicherheit sensibler Daten zu gewährleisten und Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Unternehmen können damit leicht alle Aspekte des Lifecycle-Managements abdecken – von der Geräteerkennung über die Bereitstellung und Wartung bis hin zur Stilllegung. Außerdem ist für Nutzer ersichtlich, welche Software im Unternehmen zur Nutzung zugelassen ist. So vermeiden IT-Verantwortliche zusätzliche Sicherheitslücken in der Netzwerkumgebung durch die Verwendung nicht autorisierter Software.

5. Transparenz und Reporting

IT-Verantwortliche erhalten einen vollständigen Überblick über die vorherrschenden Prozesse, die Ausgaben und den Compliance-Status. Dashboards zeigen auf, wo Einsparpotenziale liegen – z.B. bei den Lizenzen. Predictive-Analytics-Berichte zeigen an, wie sich Bedarfe voraussichtlich entwickeln werden, bevor sie entstehen. Das erleichtert die Budgetplanung und den Einkauf.

Je größer ein Unternehmen ist, desto schwieriger wird es für die IT-Abteilung, die Vielzahl von Endgeräten, Netzwerkanschlüssen und Servern im Blick zu behalten. ESM ist der erste wichtige Schritt, um Transparenz in das abteilungsübergreifende Sammelsurium zu bringen. Die Übersicht hilft Unternehmen dabei, ihre Softwarekosten langfristig zu planen, Schatten-IT aufzudecken und vor allem auch die gesetzliche Dokumentationspflicht sowie spezielle regulatorische Anforderungen – etwa im Gesundheitswesen – einzuhalten.

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