Strittige Punkte in Outsourcing-Verträgen vermeiden

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ITB: Existieren Vertrags-Muster, die als Anhaltspunkt dienen können?

Meents: Die Projekt-Konstellationen sind so unterschiedlich, dass ich nur davor warnen kann, sich auf Musterverträge zu verlassen. Denn komplexe Vorhaben sind immerin der Regel sehr individuell, und der jeweilige Vertrag muss passgenau aufgesetzt werden. Um in einer solchen Situation nicht die Orientierung zu verlieren, unterstützt DLA Piper IT-Anbieter unter anderem mit der neuen Online-Plattform „Global Sourcing Portal“. Dort finden sie Tools, die Kernaspekte von Outsourcing-Verträgen verdeutlichen. Das „Outsourcing Contract Dashboard“ hilft Klauseln zu prüfen und das Risiko abzuschätzen. Mit dem „Requirement Builder“ können mittels eines Online-Fragebogens wesentliche Anforderungen an Projekte geprüft werden. Und die „Global Outsourcing Matrix“ beschreibt die rechtlichen Grundlagen in verschiedenen Ländern.

ITB: Welche Klauseln erübrigen sich durch Vorgaben, die Gesetze ohnehin machen?

Meents: Verschiedene Eckpunkte, wie das Gewährleistungsrecht, sind gesetzlich geregelt. Allerdings existieren für unterschiedliche Vertragstypen – wie Werkvertrag, Dienstvertrag oder Kaufvertrag – auch unterschiedliche Bestimmungen. Die Mischung dieser Vertragstypen innerhalb der Projekte macht es häufig schwierig, im konkreten Fall die gesetzlichen Vorgaben zuzuordnen. Gibt es dann keine Richtlinie, auf die man sich vertraglich geeinigt hat, ist Streit vorprogrammiert. Wer sich allein auf die gesetzlichen Regelungen verlässt, kann daher Probleme bekommen.

ITB: Wie stellt man sicher, dass Service Level Agreements nicht ausufern?

Meents: Ziel muss es sein, die Service Levels trotz aller nötigen Komplexität umsetzbar und messbar zu halten. Grundsätzlich gilt: Der Auftraggeber sollte sich genau überlegen, welche Service Levels er in welcher Form, zum Beispiel Reaktionszeiten oder Verfügbarkeit, tatsächlich benötigt. Kann ein System an den Wochenenden heruntergefahren werden, muss es nicht unbedingt zu 99,99 Prozent im Monat verfügbar sein. Es geht außerdem darum, Prioritäten festzulegen, und es muss beschrieben werden, wie die Messung der Service Levels erfolgt.

ITB: Aus welchen Mängeln resultiert am häufigsten Streit?

Meents: Ich weiß aus der Praxis, dass unzureichende Leistungsbeschreibungen einer der häufigsten Anlässe für Unstimmigkeiten sind. Ebenso führen häufig überzogene Erwartungen an das Timing direkt zum Anwalt.. Auch ausufernde Kosten sind eine der Ursachen für Differenzen, ebenso wie unrealistische Versprechen der IT-Anbieter. Deshalb rate ich dazu, Leistungsbeschreibungen mit viel Gespür für das Machbare aufzusetzen. Das heißt, die gewünschte Funktionalität sowie die Einsatzbedingungen, unter denen diese erwartet wird, müssen im Vertrag sehr detailliert beschrieben werden. Andernfalls könnte es sein, dass einzelnen Funktionen gegen Aufpreis individuell entwickelt werden müssten. Hat ein Unternehmen das für den Einkauf von IT-Leistungen erforderliche Know-how nicht im Hause, gibt es dafür externe Spezialisten, die ihre Unterstützung als Dienstleistung anbieten.

ITB: Was ist in internationalen Projekten und bei solchen, in denen mehrere Projektpartner agieren, zu beachten?

Meents: In internationalen Projekten ist immer zu klären, in welchem Land sich im Ernstfall der Gerichtsstand befindet, und die Verträge sind entsprechend anzupassen. Häufig müssen auch kulturelle Unterschiede überbrückt werden. Um nicht im Nachhinein, beispielsweise trotz vermeintlichem Einverständnis des Kunden, eine böse Überraschung zu erleben, empfehlen sich Kenntnisse der jeweiligen Kultur und lokale Ansprechpartner. Arbeiten mehrere Partner im Rahmen eines Projektes zusammen, ist eine klare Aufgabenabgrenzung eine der Grundvoraussetzungen für den Erfolg.

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Unabdingbare Vertrags-Bestandteile, häufigste Defizite, passende Service Level Agreements