Dokumentenmanagement dynamisieren Schluss mit dem Papierkrieg

Vereinfacht. Neue Abrechnungsmodelle wie Shared oder Dynamic Services ermöglichen es den Dienstleistern, die Kosten ihrer Kunden für das Dokumentenmanagement erheblich zu senken. Das Unternehmen zahlt nur noch für die Leistung, die es tatsächlich benötigt.

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Bei der nächsten Sintflut wird Gott nicht Wasser, sondern Papier verwenden“, unkte einst der Schriftsteller Romain Gary (1914-1980). Die Prophezeiung des renommierten französischen Romanciers dürfte in vielen Unternehmen bereits eingetroffen sein – auch wenn die Verantwortlichen dort eher von Papierbergen sprechen als den Vergleich mit Wassermassen heranzuziehen. Doch egal ob Flut oder Lawine, Betriebe müssen heutzutage die papierne Heimsuchung nicht mehr als gottgegeben hinnehmen. Denn fast alle Papierdokumente lassen sich inzwischen digitalisieren und in elektronischer Form weiter verarbeiten. Kosten und Aufwand sinken zusätzlich, wenn Unternehmen für das Management der papiernen oder elektronischen Dokumente eine Lösung mieten statt sie einzukaufen und selbst zu betreiben.

Bedarfsbezogene Dienste, auch als Dynamic Services bezeichnet, bieten eine Abrechnung nach Verbrauch und erfüllen auch die informations- und sicherheitstechnischen Voraussetzungen. Anwender wählen im Pay-per-use-Modus zwischen Mengenvolumen, zum Beispiel der Anzahl an Seiten, die pro Monat „umgeschlagen“ werden, oder sie entscheiden sich für Monatspauschalen, ähnlich den Flatrates im Mobilfunk.

Marktgängige Systeme bilden dabei alle relevanten Arbeitsschritte und Prozesse ab. Sie lassen den Kunden die Wahl zwischen einzelnen, voneinander unabhängigen Modulen – etwa für den Posteingang –, einer Kombination von Bausteinen oder einer Komplettlösung, die alle dokumentenbasierten Geschäftsprozesse abbildet und durchführt: vom Scannen der Papierdokumente bis hin zur revisionssicheren, gesetzeskonformen Archivierung in einer Serverfarm.

Von Posteingang bis Archiv

Besonders interessiert zeigen sich Unternehmen an Modulen für die Rechnungsverarbeitung. Marktübliche Lösungen extrahieren nach dem zentralen Scannen der Eingangsrechnungen automatisch buchungsrelevante Daten wie Kundennummer, Rechnungsbetrag, Rechnungsdatum, Mehrwertsteuer und Bestellbezug. Im Anschluss gelangen die eingelesenen Daten via elektronischen Import in das ERP-System, wo sie einem Plausibilitätscheck unterzogen werden: So erkennen Anwender sofort, ob Preis und Menge der im ERP-System hinterlegten Bestellung entsprechen. Darüber hinaus sorgen die Systeme dafür, dass die Daten revisionssicher abgelegt und archiviert werden. Der Kunde erhält gezielten Zugriff auf die Dokumente, je nach Bedarf sowohl über einen Web-Browser als auch direkt aus dem ERP-System heraus.

Im Vergleich dazu ist die manuelle Erfassung, Verarbeitung und Ablage kreditorischer Belege eine zeitraubende und arbeitsintensive Tätigkeit. Sie zu automatisieren spart Zeit und Geld. Einsparungen kann ein Unternehmen zwar auch mit einer Kauflösung für Dokumentenmanagement erzielen, jedoch nicht in der Größenordnung, wie sie ein IT-Dienstleister mit eigenen Scan- und Rechenzentren, Netzen und mandantenfähigen Lösungen ermöglicht. Die so genannten Shared Services, also geteilte Rechenzentrumsressourcen, befähigen die Dienstleister, Skalenvorteile an ihre Kunden weiterzugeben und gleichzeitig hohe Verfügbarkeit und Sicherheit mit den entsprechenden Service Levels anzubieten.

Prinzipiell eignet sich Dokumentenmanagement im Pay-per-use-Modus für Unternehmen aller Branchen und Größenordnungen. Denn der Nutzen orientiert sich allein an der Anzahl der zu managenden Dokumente pro Zeiteinheit. Die Wirtschaftlichkeit solcher Dynamic Services beginnt bei rund 40 000 Dokumenten pro Jahr, wie sich mit Berechnungsmodellen darstellen lässt. In diese fließen Parameter wie laufende Kosten, Bearbeiterstunden, Skontos sowie gegebenenfalls Anschaffungs- und Infrastrukturkosten ein.

Auf dieser Grundlage werden die Modelle „Manuelle Erfassung“, „Kauflösung“ und „Migration“ mit einer Pay-per-use-Lösung verglichen. Wenn ein Kunde beispielsweise 80 000 Eingangsrechnungen im Jahr verarbeitet, ergeben sich bei durchschnittlich 2,5 Seiten pro Rechnungsdokument insgesamt 200 000 Seiten. Auf einen Zeitraum von drei Jahren hochgerechnet, entspräche dies einem Archivvolumen von rund 25 Gigabyte beziehungsweise einer Erfassung von etwa zwei Millionen Rechnungsdaten. Je nach Geschäftsprozess ist eine Abrechnung über Preis pro Dokument beziehungsweise Seite oder pro Gigabyte Archivvolumen mit Grundpauschale möglich.

Kosten halbieren

Bis zu 50 Prozent kann im Dokumentenmanagement die Kostensenkung betragen, die durch das bedarfsbezogene Modell gegenüber einem rein manuellen, papierbasierten Prozess oder einer Kauflösung entsteht. Hinzu kommt die Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse, die wiederum eine bessere Nutzung von Skontos möglich macht. Nicht zuletzt erhöhen elektronische Lösungen die Qualität der Prozesse, da sich Fehlbuchungen ebenso deutlich reduzieren lassen wie Doppelablagen und Dokumentenverluste. Es versteht sich, dass umfassende Mietlösungen auch revisionssicher archivieren und Dokumente originalgetreu reproduzieren, sprich Compliance-Anforderungen wie HGB oder Sarbanes-Oxley erfüllen müssen.

Eine noch feinere Granulierung der Bezahlungsmodalitäten wird mit Dynamic Services möglich, die Kunden tagesaktuell benötigte Ressourcen zur Verfügung stellen und bei Spitzenbelastungen wie etwa kurz vor der Mittagszeit flexibel „nachlegen“. Im Gegensatz dazu müssen Unternehmen beim Eigenbetrieb Hardware in einem Zuschnitt kaufen, der sich immer an der höchsten Lastspitze orientiert, de facto also deutlich überdimensioniert ist. An dieser Stelle greifen die Vorteile einer dynamischen, quasi „atmenden“ Mietlösung am stärksten: Die Ressourcenzuteilung durch den Dienstleister richtet sich hierbei immer nach dem Bedarf der Kunden.

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