XRechnung, ZUGFeRD, XML KI und E-Rechnung treiben DMS-Automatisierungsgrad nach oben

Anbieter zum Thema

DocuWare GmbH

bb-net media GmbH

WatchGuard Technologies GmbH

Fsas Technologies GmbH

Nicht jede Eingangsrechnung ist auf absehbare Zeit eine E-Rechnung. Der Automatisierungsgrad wird mit KI daher auch für „schnöde“ Papierrechnungen erhöht, die beispielsweise zerknittert oder befleckt mit Kaffee sein können.

Trudeln Rechnungen bei Unternehmen mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) ein, das auf der Höhe der Zeit ist, sind weite Teile des Rechnungseingangsprozesses bereits automatisiert. Auch bei DocuWare gibt es schon seit Langem einen hohen Automatisierungsgrad.

Das DocuWare-Dokumentenmanagement-System ermöglicht das Empfangen, Verarbeiten und Archivieren der gängigen E-Rechnungsformate sowie klassischer PDF- oder Papierrechnungen. Für den Rechnungsempfang bietet die Lösung eine Anbindung an Netzwerke wie PEPPOL. Dr. Michael Berger, der CEO des Unternehmens listet auf, was zu dem hohen Automatisierungsgrad führt, nämlich:

• automatisches Auslesen,

• Abgleichen von Rechnungen und Lieferscheinen sowie

• Freigabe-Workflows.

KI bringt mehr Intelligenz in die Prozesse

Das neue Schlagwort der Branche lautet „Intelligent Document Processing“. Berger berichtet: „Mit unserer neuesten Funktion DocuWare IDP gehen wir noch einen Schritt weiter. Die auf Künstlicher Intelligenz basierte Technologie liefert zusätzlichen Mehrwert, insbesondere wenn die Einzelposten in Rechnungen oder Lieferscheinen komplex sind.“ Hier geht es beispielsweise um unübliche Formatierungen oder vor dem Scannen verknitterte oder etwa mit Kaffeeflecken oder Ähnlichem verschmutzte Rechnungsdokumente. Auch in solchen Fällen werden die relevanten Informationen aus den Dokumenten zuverlässig extrahiert, so der DocuWare-Chef. Da die E-Rechnung noch nicht alleiniger Standard – auch auf internationaler Ebene – ist, ist mit solchen Fällen in der DMS-Branche zu rechnen, solange es Kaffee und ausgedruckte Dokumente gibt.

Prozesse auf die E-Rechnung umstellen

Bei DocuWare ist man sich bewusst, dass mit der E-Rechnungspflicht auf Unternehmen auch einige Herausforderungen zukommen. Berger führt aus: „Sie müssen zunächst prüfen, ob ihre Systeme technisch in der Lage sind, E-Rechnungen in den geforderten Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung zu empfangen und zu verarbeiten.“ Gerade für kleinere Unternehmen, die spezielle ERP-Lösungen ohne integrierte E-Rechnungsfunktion nutzen, könne das eine echte Hürde sein. Außerdem sei es notwendig, die internen Prozesse entsprechend anzupassen und die Mitarbeiter umfassend zu schulen. Weitere wichtige Punkte sind laut dem CEO die Themen Datenschutz und IT-Sicherheit im Hinblick auf sensible Unternehmensdaten und mögliche Cyberangriffe. „Schließlich müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen und auch flexibel genug bleiben, um auf zukünftige Änderungen reagieren zu können.“

Das Echtzeit-Steuerreporting

Berger sieht die E-Rechnung in einen größeren Zusammenhang im Hinblick auf den Aufbau eines behördlichen Echtzeit-Steuerreportings und Maßnahmen zur Betrugsprävention: „Sie bildet die Grundlage dafür, dass Finanzbehörden Transaktionen deutlich schneller und genauer prüfen können, was Steuerhinterziehung und Umsatzsteuerbetrug erheblich erschwert.“ In Ländern wie Italien oder Brasilien habe die Einführung der E-Rechnung laut dem DocuWare-Chef bereits zu spürbar höheren Steuereinnahmen und einem geringeren Verwaltungsaufwand geführt. Gleichzeitig würden die Behörden von einem aktuelleren und umfassenderen Einblick in die wirtschaftliche Lage profitieren, so der Manager.

Offene Fragen zur E-Rechnung

„Wir erleben, dass das Interesse im Markt hinsichtlich E-Rechnungen sehr groß ist. Jedoch gibt es auch noch sehr viel Unwissenheit und viele offene Fragen, mit denen sich Unternehmen an uns wenden“, berichtet der Manager. Viele Unternehmen seien jetzt erst so richtig dabei, sich mit der Thematik in aller Konsequenz zu beschäftigen. Außerdem sind laut Berger viele ERP-Hersteller noch nicht gut genug aufgestellt hinsichtlich des Versands von E-Rechnungen. „Die Umsetzung wird also noch eine ganze Weile dauern. Das ist aber bei der Einführung einer Richtlinie in der Größenordnung ganz normal, und wir sind gut vorbereitet, unsere Kunden und Partner in diesem Prozess zu begleiten“, sagt Berger.

(ID:50445711)