So fern und doch so nah Immer mehr Unternehmen setzen auf virtuelle Meetings

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Die Zahl der Geschäftsreisen geht mehr und mehr zurück. Gleichzeitig werden virtuelle Meetings immer beliebter. Ausschlaggebend dafür ist die aktuelle Ausbreitung des neuartigen Coronavirus und die damit verbundenen Reiseeinschränkungen.

Aufgrund der Ausbreitung des Coronavirus untersagen mehr und mehr Unternehmen ihren Mitarbeitern Geschäftsreisen. Doch auch die gesellschaftliche Besorgnis über den Klimawandel trägt zu einem Rückgang der Dienstreisen bei. Das zeigen die vorläufigen Ergebnisse der Geschäftsreisenanalyse 2020 des Verbands Deutsches Reisemanagement e. V. (VDR). Demnach setzen Unternehmen verstärkt auf nachhaltige Mobilitätskonzepte und Technik, um Dienstreisen zu vermeiden und so ihrer Verantwortung für den Klima- und Umweltschutz nachzukommen. Bereits 64 Prozent der sogenannten „Travel Manager“ planen laut der Studie Maßnahmen, um die Anzahl der Geschäftsreisen zu reduzieren. So ist die Nutzung von Telefon-, Web- und Videokonferenzen als Ersatz für nicht notwendige Dienstreisen mittlerweile in nahezu allen großen Unternehmen Standard.

Dank moderner Hard- und Software ist es heutzutage einfach, standortübergreifend zusammenzuarbeiten. Virtuelle Meetings sind nicht nur umweltfreundlicher, sondern sparen auch Zeit und Kosten. In zunehmend globalen und digitalen Arbeitsumgebungen erwarten viele Mitarbeiter, dass sie ihre Ansprechpartner in anderen Niederlassungen über Kollaborationsplattformen wie Zoom oder Microsoft Teams einfach erreichen und reibungslos mit ihnen kommunizieren können.

Virtuelle Meetings professionell gestalten

Insbesondere die Videokonferenztechnik hat in den vergangenen Jahren große Fortschritte gemacht. Gestochen scharfe Bildübertragung und klarer Sound ermöglichen lebendige Meetings auf Augenhöhe. Videolösungen befähigen Teilnehmer beispielsweise, ihr Gegenüber nicht nur an der Stimmlage, sondern auch an der Mimik und Gestik zu erkennen. Das macht die standortübergreifende Zusammenarbeit deutlich persönlicher als über einfache Telefonkonferenzen oder Anrufe. Intelligente Funktionen, die zum Teil auf Machine Learning (ML) und Künstlicher Intelligenz (KI) basieren, lassen die Meetings natürlicher wirken. Die automatische Sprecherverfolgung sorgt beispielsweise dafür, dass die Kamera immer auf den aktuellen Sprecher fokussiert und ihn so für die Teilnehmer sichtbar macht. Gleichzeitig filtert die Noise-Block-Funktion störende Hintergrundgeräusche wie beispielsweise Tastaturklicken aus. So soll sichergestellt werden, dass die Teilnehmer während des Meetings nicht abgelenkt werden und dem Sprecher aufmerksam folgen können.

Videokonferenz vs. Vor-Ort-Meeting

Auch im One-to-One Gespräch ist hohe Audio- und Videoqualität essenziell. Die Kombination aus einer handlichen Kamera mit HD-Bildübertragung und einem passenden Headset, ermöglicht dabei zuverlässige Kommunikation mit qualitativ hochwertiger Akustik.

Natürlich werden Treffen vor Ort nicht gänzlich wegfallen. Auch künftig wird gependelt und gereist, um Kollegen, Partner und Kunden persönlich zu treffen. Dennoch sind in einigen Fällen Videokonferenzen dank fortschrittlicher Technologien völlig ausreichend. Bevor Mitarbeiter also in ein Flugzeug oder Auto steigen, sollten sie deshalb stets abwägen, ob eine Videokonferenz nicht ebenso effizient ist – besonders im Hinblick auf den Klimawandel und gesundheitliche Risiken.

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