Papierrechnungen werden digital Frickelarbeit bei den Prozessen hinter der E-Rechnung

Der Teufel steckt im Detail und damit die elektronische Rechnungsstellung dauerhaft rund läuft, ist vieles zu beachten, weiß man bei der All for One Group. Frank Zelenka, Teamlead EDI bei dem Unternehmen, berichtet aus der Praxis und erläutert, worauf geachtet werden muss.

Mit einem SAP-Add-On „Rechnungscockpit“ und „EDIZone“ hat bei der All for One Group schon vor geraumer Zeit die heiße Phase in Sachen E-Rechnung begonnen, die seit diesem Jahr zunehmend im B2B-Sektor verpflichtend wird (siehe Kasten „E-Rechnungspflicht im B2B-Segment“). Neben der technischen Implementierung berät das Unternehmen auch dahingehend, wie sich Prozesse im Zuge der E-Rechnungspflicht optimieren lassen. Außerdem werden internationale Formate und Anbindungen an Übertragungsstellen wie unter anderem Peppol, SDI und NAV abgedeckt.

Know-how ist gefragt

Frank Zelenka ist Teamlead EDI bei der All for One Group und kennt die Tücken der Praxis. Sein Arbeitgeber setzt primär „auf die Formate XRechnung im UBL-Format und ZUGFeRD mit eingebettetem CrossIndustryInvoice-XML“. Das Unternehmen unterstützt aber auch andere Kombinationen wie XRechnung im CrossIndustry-Format. „Das UBL-Format ist europaweit verbreitet und ermöglicht eine einfache, vollelektronische Verarbeitung von Rechnungen“, erklärt Zelenka. „In Deutschland und Frankreich ist ZUGFeRD beliebt: Mit seinem hybriden PDF-Format bietet es einen einfachen Einstieg, da es den Bearbeitern vertraut ist.“ Langfristig erwartet man bei All for One, dass sich die XRechnung über das Peppol-Netzwerk durchsetzt. Klassische EDI-Formate wie VDA oder EDIFACT hingegen werden dieser Einschätzung nach künftig an Bedeutung verlieren, da sie den europäischen Vorgaben nicht entsprechen.

Allgemeine Herausforderungen

Eine der größten Hürden bei der Einführung der E-Rechnung ist nach Einschätzung von Zelenka die fehlende Klarheit in den gesetzlichen Vorgaben. Dadurch würden zahlreiche unterschiedliche Ansätze entstehen, wie das Thema im B2B-Bereich umgesetzt werden kann. Diese Vielfalt an gesetzeskonformen Lösungswegen sorgt für Unsicherheit und stellt Unternehmen vor die Aufgabe, die für sie passende Strategie und Technologie zu finden.

Eine der größten Herausforderungen bei der Integration der E-Rechnung in bestehende Systeme ist laut dem EDI-Experten die Stammdatenbereinigung und -pflege: „Sowohl der Sender als auch der Empfänger müssen aus dem elektronischen Beleg eindeutig identifiziert und korrekt den Buchungskreisen und Businesspartnern im ERP-System zugeordnet werden.“ Hierbei kommt oft die Steuer- oder Umsatzsteuernummer zum Einsatz, die jedoch nicht immer korrekt oder eindeutig gepflegt ist. Besonders schwierig wird ihm zufolge die Umstellung für Unternehmen, die noch stark manuell und papierbasiert arbeiten, wie etwa mit Umlaufmappen für Genehmigungsverfahren. Zudem erfordert die E-Rechnung, dass etablierte Prozesse angepasst werden müssen – insbesondere im Umgang mit Sonderfällen wie CPD-Lieferanten (Central Product Classification beziehungsweise Zentrale Güterklassifikation).

Automatisierung spart Zeit und Geld

In Projekten spielt die automatisierte Erkennung und Verarbeitung von Rechnungsdaten eine große Rolle. Das eingehende Format wird dabei automatisch erkannt und in ein einheitliches Zielformat, wie zum Beispiel Idoc, überführt. In SAP kann das Ergebnis dann in einem Eingangsrechnungscockpit weiterbearbeitet werden. Noch sind Papiereingangsrechnungen keine Seltenheit, deswegen werden auch Rechnungsdaten aus klassischen PDF-Belegen automatisch in maschinenlesbare Datensätze umgewandelt und an das Rechnungscockpit von All for One weitergeleitet. Freigabeverfahren finden dann in elektronischer Form statt. Darüber hinaus können Rechnungen im Rechnungscockpit automatisch verbucht werden, wenn sie mit einer Bestellung im SAP verknüpft sind und der Wareneingang zur Bestellung mit der Rechnung übereinstimmt.

Umsatzbooster E-Rechnung

„Die E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025 hat bei uns für einen starken Umsatzimpuls gesorgt“, verrät der Manager. Viele Kunden mussten ihre Prozesse und Systeme hinsichtlich der Rechnungsverarbeitung anpassen, um die neuen gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Doch Marktpotenziale sind noch nicht ausgeschöpft: „Im Bereich der Ausgangsrechnungen sehen wir großes Potenzial, da die E-Rechnungspflicht hierfür erst stufenweise ab 2026 greift“, berichtet Zelenka. Diese Übergangsfristen bieten Betrieben Zeit, ihre Prozesse zu digitalisieren. Gleichzeitig gewinnt das Thema durch europäische Regelungen und die kommende Reportingpflicht weiter an Dynamik.

Effiziente Prozesse dank Digitalisierung

„Viele Unternehmen sehen die E-Rechnung aktuell noch als Kostenfaktor und Einschränkung, ohne ihr Potenzial vollständig zu erkennen“, so der EDI-Profi. Doch diese Entwicklung sei ein entscheidender Schritt in Richtung Digitalisierung und Automatisierung. Gerade Unternehmen mit stark manuellen Prozessen können laut Zelenka enorm profitieren, indem sie ihre Abläufe modernisieren und langfristig ihre Effizienz deutlich steigern.

Die E-Rechnung war erst der Anfang

Die E-Rechnung war nur der Auftakt einer umfassenden Digitalisierungsoffensive, davon ist der Manager überzeugt. Der bisherige papierbasierte Austausch von Dokumenten wird seiner Einschätzung nach zunehmend in die digitale Welt überführt: „Unternehmen befinden sich auf einem spannenden Lern- und Entwicklungspfad, der weit über die E-Rechnung hinausgeht. Die geplante E-Transportpflicht und digitale Meldung von Bestellungen sind nur erste Beispiele für diese fortschreitende Entwicklung in Europa.“

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