XRechnung, ZUGFeRD, XML, EN-16931 Fehlerhafte E-Rechnungen im Umlauf

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Die E-Rechnung ist mehr als nur so etwas wie PDF in einem anderen Format (wie XRechnung oder ZUGFeRD). Vielmehr ist sie als Teil einer Prüf- und Freigabe-Workflowkette konzipiert, die in der revisionssicheren Archivierung mündet. Wer die womöglich holprige Einführung überstanden hat, kann die Vorteile nutzen.

Seit Januar ist der Empfang von E-Rechnungen in Deutschland teilweise verpflichtend (siehe Kasten). Da sei es kein Wunder, dass bei Unternehmen noch Unsicherheiten bestehen, ordnet Nico Bäumer, Vorstand und CTO bei D.velop, ein. Für den Manager ist durchaus auffällig, dass aktuell noch viele fehlerhafte E-Rechnungen verschickt werden. „Diese führen auf der Eingangsseite momentan oftmals zu Mehraufwand, da geprüft werden muss, ob eine neue, korrigierte Version angefordert werden muss“, so der Manager. Dies könnte seiner Einschätzung nach darauf zurückzuführen sein, dass viele Unternehmen sich aktuell noch in der Prozessumstellung und Findungsphase befinden. D.velop will vor diesem Hintergrund im Markt potenzielle Ängste nehmen und sie von den Vorteilen der E-Rechnung zu überzeugen. „Denn so kompliziert, zumindest aus Anwendersicht, ist das Ganze am Ende gar nicht“, sagt Bäumer. Der Umsatz dürfte hier auch eine Rolle spielen, denn D.velop bietet in diesem Umfeld über D.velop Platform vielschichtige Lösungen für die Erfüllung der E-Rechnungspflicht an – in Deutschland, über das internationale Partnernetzwerk wird aber auch die die Erfüllung weiterer E-Rechnungsmandate in anderen Ländern ermöglicht.

Eine Frage der Formate

Mit der hauseigenen Plattform unterstützt D.velop verschiedene elektronische Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD sowie über Partner weitere internationale Formate. Auch über Partner erfolgt die Anbindung an E-Invoicing-Netzwerke wie Peppol. Das hybride Format ZUGFeRD erfreut sich der Erfahrung des Unternehmens nach aktuell großer Beliebtheit, da hier ein PDF für den Sichtabgleich im Rechnungsprüfungsprozess direkt mitgeliefert wird. Bei rein XML-basierten Formaten wie XRechnung übernimmt D.velop die Konvertierung in ein PDF für einen einfachen Sichtabgleich.

Umsatzbooster E-Rechnungspflicht

Die neue Gesetzgebung habe bei D.velop durchaus zu einem deutlich erhöhten Interesse für die Lösung zur Visualisierung sowie rechtssicheren Archivierung von E-Rechnungen geführt. Die Automatisierung des gesamten Rechnungsverarbeitungsprozesses ist damit naturgemäß eng verzahnt. „Wir sehen die E-Rechnungspflicht zumindest als Booster für viele Unternehmen, sich überhaupt mit den Potenzialen der Digitalisierung der Finanzprozesse zu beschäftigen“, sagt Bäumer. Und das sei gut, um nicht nur die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, sondern auch langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.

Ausgeschöpft seien die Marktpotenziale noch nicht. Zumindest bestätigt der Manager, dass zum jetzigen Zeitpunkt weiterhin viele Anfragen eingehen. „Wir gehen davon aus, dass sich dies während der Übergangsfristen bis zum verpflichtenden Versand von E-Rechnungen noch fortsetzen oder sogar deutlich verstärken wird“, so der CTO.

Insgesamt sieht man bei D.velop die E-Rechnung nicht nur als (lästige) Pflicht, sondern vor allem als Chance. Mit entsprechenden Lösungen biete die E-Rechnung die Möglichkeit mehr und sinnvoller zu automatisieren. „Darüber hinaus liegen mit einer E-Rechnung alle Informationen immer direkt maschinenlesbar vor, was die Fehlerquote beispielsweise im Vergleich zu OCR-Technologie deutlich verringert“, so der Cheftechnologe. Von Bedeutung sei jedoch vor allem die durch den korrekten Einsatz künftig deutlich erhöhte Sicherheit im digitalen Zahlungsverkehr.

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