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IT-Dienstleister Netzlink Am Mailarchiv führt in Unternehmen kein Weg vorbei

Von Dr. Stefan Riedl 3 min Lesedauer

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Es gibt gute Gründe, die Mails aus dem M365-Umfeld in einem Mailarchiv zu sichern, auch wenn man Microsoft zutraut, seine Rechenzentren im Griff zu haben. Ein Teamleiter aus dem Hause Netzlink erläutert die Hintergründe.

Auch bei M365 sollten die Daten gesichert werden.(Bild: Midjourney / KI-generiert)
Auch bei M365 sollten die Daten gesichert werden.
(Bild: Midjourney / KI-generiert)

Die Cloud ist kein „Rundum-Sorglos-Paket“. Und auch im Microsoft-365-Umfeld gilt das „Prinzip der geteilten Verantwortlichkeit“, welches Holger Priebe, Teamleiter Microsoft und VMware beim IT-Dienstleister Netzlink, folgendermaßen beschreibt: „Beide Parteien - Cloudanbieter und Cloud-Benutzer - tragen eine Verantwortung. Die Verantwortung über die Daten liegen in fast allen Fällen beim Kunden. Somit auch das Backup.“

Microsoft bietet auch Backup

Doch nun bietet auch Microsoft selbst Backup-Dienste an. Für M365, aber auch Datensicherungen für Exchange, OneDrive und Sharepoint-Daten.

Doch was ändert das Microsoft-Angebot? Priebe ordnet ein: „Auch mit dem recht neuen Backup-Produkt von Microsoft bleibt das Prinzip unverändert. Bei einer Cloud-Only Infrastruktur ist im Vorfeld abzuwägen, ob ein Backup in derselben Infrastruktur wie das Produktivsystem vertretbar ist. Auch wenn innerhalb der Azure/Microsoft 365 Infrastruktur die Sicherung sicherlich innerhalb einer Zone geografisch anders gespeichert wird, ist es noch dieselbe Infrastruktur.“

Datenverlust und seine Ursachen

Wo könnte Datenverlust im M365-Verlust herrühren, der nicht von den Standard-Speicherungsfunktionen abgedeckt ist? Risiken laut Microsoft seien laut dem Netzlink-Teamleiter:

  • Software-, Hardware- und sogar Rechenzentrumsausfällen,
  • Seltene Ereignisse einer systemweiten, katastrophalen logischen Beschädigung,
  • Usermaßnahmen und
  • Datenmanipulation.

Ein Archiv ist keine Datensicherung

Holger Priebe, Teamleiter Microsoft und VMware, Netzlink(Bild: Netzlink)
Holger Priebe, Teamleiter Microsoft und VMware, Netzlink
(Bild: Netzlink)

Vor diesem Hintergrund bietet sich die Einführung eines Mailarchives an. Ein Archiv ist laut Priebe - anders als eine Datensicherung - auf die langfristige, revisionssichere Speicherung von Daten ausgelegt. „Zu Grunde liegen hier meistens gesetzliche Vorgaben zur Archivierung von Geschäftsvorgängen“, erläutert der IT-Profi. „In diesem Zusammenhang wird immer häufiger eine rechtssichere Mailarchivierung genannt. Hier sind exemplarisch zertifizierte Mailarchivlösungen nach GoBD, DSGVO, IDW880 zu nennen.“

Klassischer Funktionsumfang

Zu den zentralen, klassischen Funktionalitäten. die ein Archiv bietet, zählen:

  • Vollständigkeit der Archivierung durch Journaling,
  • Aufbewahrungsrichtlinien,
  • Auditor-Zugriff,
  • Manipulationssichere Speicherung und Exporte,
  • Protokollierung administrativer Zugriffe und
  • Originalgetreue Archivierung.

Wie sichern?

Nach dem 3-2-1-Prinzip (Kasten) sei es immer ratsam, eine Datensicherung außerhalb der Produktiv-Infrastruktur zu lagern.Der S3-Standard spielt dabei eine besondere Rolle, denn er bietet gerade bei C2C-Sicherung (Cloud to Cloud) ein sehr hohes Maß an Sicherheit, sagt Priebe. „Hier wird nicht nur die Übertragung auf die Datenablage (via Kontainer) separat verschlüsselt. Somit ist die Nutzung eines S3-Speichers als externes Datensicherungsziel prädestiniert.“

Hintergrund

Die 3-2-1-, die 6-4-2- und die 3-2-1-1-0-Backup-Strategie

Die 3-2-1-Backup-Regel schützt davor, wenn man statt des sprichwörtlichen „Glück im Unglück“ einmal „Pech im Unglück“ haben sollte: Drei Daten­kopien auf zwei Medien und ein externes Backup: Das ist der Kern des 3-2-1-Prinzips. Insbesondere Cloud-Speicher hilft hier, indem ein weiteres Speichermedium sowie der externe Charakter eine Kopie gewährleistet werden können. Angenommen, die Ausfallwahrscheinlichkeit für ­eine Sicherungskopie beträgt 1/ 100, sinkt die Wahrscheinlichkeit bei zwei eingesetzten Systemen ­bereits auf: 1/ 100 * 1/ 100 = 1/ 10.000. Kommt ein weiteres Backup auf einem dritten System hinzu, bedeutet dies, dass die Wahrscheinlichkeit eines gleichzeitigen Ausfalls aller drei Geräte auf 1/ 1.000.000 abnimmt. Geprägt wurde das Konzept, das mitunter als „goldene Regel der Datensicherung“ ­bezeichnet wird, vom Fotografen Peter Krogh. Die Zahl der zu erstellenden Kopien, verwendeten Speichermedien und Offsite-Standorten, an denen Backups aufbewahrt werden, lässt sich nach oben variieren. So kann aus 3-2-1 auch beispielsweise 6-4-2 werden, das das Datenverlustrisiko enorm reduziert. Die „3-2-1-1-0-Backup-Strategie“ erweitert den Klassiker „3-2-1-Regel“ und zwar folgendermaßen: drei Kopien der Daten auf zwei verschiedenen Medien gespeichert und eine Kopie extern gelagert. Außerdem soll eine Kopie schreibgeschützt oder unveränderlich gespeichert werden, und zu guter Letzt: Null Fehler bei der Wiederherstellung sollen durch regelmäßige Tests garantiert werden können, um Daten im Ernstfall tatsächlich planmäßig wiederherstellen zu können.

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