Formatierungen als Zeitfresser, Corporate Design als Opfer 30 Jahre Microsoft Office – ein Quasi-Monopol bekommt Risse

Autor Elke Witmer-Goßner

Am 1. August 1989 brachten Bill Gates und Paul Allen das Programmpaket Microsoft Office als 3,5 Zoll Diskette auf den Markt – ohne zu ahnen, was sie damit in Gang setzen würden. 30 Jahre und viele technologische Erweiterungen später ist die Software aus dem Büroalltag nicht mehr wegzudenken.

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Von 1996 bis 2003 stand „Clippy“ oder auch „Karl Klammer“ den Office-Anwendern als erster digitaler Assistent mit Rat und Tat zur Seite – nicht immer zur Freude aller.
Von 1996 bis 2003 stand „Clippy“ oder auch „Karl Klammer“ den Office-Anwendern als erster digitaler Assistent mit Rat und Tat zur Seite – nicht immer zur Freude aller.
(Bild: Microsoft)

Seit ihrer Einführung dirigiert die Bürosoftware-Suite mit Word, Excel, Outlook und PowerPoint laut Microsoft den Arbeitsalltag von mehr als einer Milliarde Menschen weltweit. Der Marktanteil von Microsoft Office in deutschen Unternehmen liegt bei 85 Prozent (Desktop-Version plus der Online-Variante zusammengenommen). Doch wie wird Office tatsächlich in deutschen Büros genutzt? Zur Beantwortung dieser Frage hat Office-Optimierer Empower GmbH die Marktforscher Nielsen Company beauftragt. Als Resultat der repräsentativen Befragung zeigt sich: Office ist ein dominantes Arbeitswerkzeug, das die Grundlage der wichtigsten Arbeitsprozesse bildet, aber auch selbst für Geübte Schwächen bei Effizienz und Einheitlichkeit offenbart.

23 Stunden Office-Nutzung, 8 Dokumente, 111 E-Mails

Am häufigsten nutzen deutsche Anwender das Textverarbeitungsprogramm Word sowie die Tabellkalkulation Excel, gefolgt vom E-Mail-Tool und der Präsentationserstellung.
Am häufigsten nutzen deutsche Anwender das Textverarbeitungsprogramm Word sowie die Tabellkalkulation Excel, gefolgt vom E-Mail-Tool und der Präsentationserstellung.
(Bild: Empower GmbH)

Mit 23 Stunden pro Woche verbringen Büroangestellte mehr als die Hälfte ihrer kompletten Arbeitszeit mit Office-Anwendungen. Trotz reüssierender Videokonferenzen, Instant-Messaging-Kanälen, Projektmanagementtools und Vertriebssysteme bildet die Office-Software von Microsoft das Rückgrat der Büroarbeitsplätze. Textverarbeitung und Zahlenkalkulation nutzen jeweils 89 Prozent der Mitarbeiter, 66 Prozent e-mailen und 56 Prozent entwickeln Präsentationen. Durchschnittlich erstellt jeder Nutzer dieser Anwendungen pro Woche fünf Dokumente, drei Spreadsheets, zwei Präsentationen und verfasst und versendet 111 E-Mails.

Office schafft somit zwar erhebliche Arbeitsentlastung, erweist sich aber auch als Zeiträuber. Denn beachtliche 30 Prozent der Arbeitszeit wird allein für Formatierungen gebraucht. Mit 36 Prozent liegt der Formatierungsaufwand bei Präsentationen am höchsten und betrifft dort besonders die Suche nach Vorlagen und Bildern sowie das Erstellen von Diagrammen. Und am Ende stellt sich heraus: Trotz dieses Aufwands stimmen 53 Prozent aller erstellten Office-Dateien nicht mit den Design- und Markenrichtlinien der jeweiligen Unternehmen überein: 58 Prozent aller Spreadsheets, 51 Prozent der Dokumente, 49 Prozent der Präsentationen und 11 Prozent aller E-Mails (bei mobil versendeten E-Mails liegt der Wert bei 29 Prozent) verstoßen gegen die internen Designregeln.

Trotz aller Mühe. Am Ende entspricht jedes zweite Dokument nicht den Designvorgaben der Unternehmen.
Trotz aller Mühe. Am Ende entspricht jedes zweite Dokument nicht den Designvorgaben der Unternehmen.
(Bild: Empower GmbH)

Ein potenziell heikler Fakt, da 80 Prozent der Mitarbeiter ihre Office-Dateien speziell für externe Empfänger erstellen oder zumindest mit diesen teilen. Dabei ist durchaus Problembewusstsein bei den Mitarbeitern vorhanden: Zwar bezeichnen sich 86 Prozent als erfahrene Office-Nutzer oder gar Experten, doch sehen 71 Prozent dennoch Trainingsbedarf für mindestens eine Anwendung.

Das Monopol wackelt

Der Marktanteil von Microsoft Office in deutschen Unternehmen liegt bei 85 Prozent, weltweit bei 80 Prozent. Doch die Konkurrenz schläft nicht.
Der Marktanteil von Microsoft Office in deutschen Unternehmen liegt bei 85 Prozent, weltweit bei 80 Prozent. Doch die Konkurrenz schläft nicht.
(Bild: Empower GmbH)

Auch wenn Microsoft Office das Segment für Bürosoftware weiter dominiert, kratzen andere Anbieter doch merklich am Thron des Marktführers. Gerade für Online-Nutzer erwächst Microsoft mit Google Docs allmählich ein ernstzunehmender Konkurrent: Bereits 9 Prozent der deutschen Firmen setzen auf Google, in den USA liegt der Wert schon bei 14 Prozent. Insgesamt nutzen in Deutschland 47 Prozent der User zumindest gelegentlich browserbasierte Office-Anwendungen. Dagegen spielen andere Alternativen kaum eine Rolle: Libre Office liegt bei rund 2 Prozent, ebenso Apple iWork. Alle weiteren Programme teilen die restlichen 2 Prozent unter sich auf.

Studiendesign
Für den repräsentativen Office Report 2020 hat die Nielsen Company branchenübergreifend 1.023 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Unternehmen befragt, die ihren Sitz in Deutschland und zwischen 50 und 50.000 Angestellte haben. Die Befragten verbringen mindestens die Hälfte ihrer Arbeitszeit am Computer und beantworteten im Mai 2020 einen Katalog aus 50 Fragen. Alle Ergebnisse der Studie mit Executive Summary zum freien Download (gegen Registrierung).

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