Auch nach Lockdown und Homeoffice wichtig 10 Tipps für die Durchführung virtueller Veranstaltungen

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Vor dem Lockdown war das Interesse für virtuelle Veranstaltungen in erster Linie auf Webinare oder einfache Meetings beschränkt. Bei Veranstaltungen für Kunden, Interessenten und Anwender über das Livestreaming von Keynotes hinaus waren Unternehmen eher zurückhaltend – bis jetzt.

Die Absage der weltweit wichtigsten Mobilfunkmesse Mobile World Congress (MWC) aufgrund des Coronavirus im Februar dieses Jahres machte deutlich, dass das Geschäftsleben kurz davor stand, sich grundlegend zu verändern. Nach der Absage des MWC folgten viele weitere Technologieveranstaltungen. Andere, wie das Red Hat Summit oder Microsoft Build, wurden virtuell durchgeführt.

Genauso wie Führungskräfte ihre Einstellung zur Arbeit aus dem Homeoffice geändert haben, nehmen viele jetzt an virtuellen Veranstaltungen teil oder führen diese sogar durch. Viele sind dann aufgrund der audiovisuellen Qualität, guten Betreuung und des Austausches während und nach der Veranstaltung angenehm von diesem Format überrascht. Darüber hinaus bringen virtuelle Veranstaltungen, sofern sie richtig durchgeführt werden, auch viele Erleichterungen mit sich – keine lange Anreise oder ständiges Hin- und Herrennen.

Aber virtuelle Veranstaltungen, insbesondere solche, die während des Lockdowns organisiert werden, erfordern andere Planung, Fähigkeiten und neue Prozesse, damit sie reibungslos ablaufen, professionell aussehen und die Sicherheit und Privatsphäre von Gastgebern und Delegierten gewährleisten können. Folgende zehn Tipps können bei der Durchführung von virtuellen Veranstaltungen weiterhelfen:

1. Mit Sorgfalt planen

Wichtig sind die Auswahl eines spannenden Themas, eine aktuelle Tagesordnung, eine gute Kommunikation mit allen Interessengruppen sowie die Vorbereitung der Redner im Vorfeld. Virtuelle Veranstaltungen eignen sich sehr gut für den Aufbau von Gemeinschaften und der Weitergabe von Inhalten. Zur Nachbereitung werden Links zu Präsentationen, Aufzeichnungen und LinkedIn-Profilen der Redner mit den Delegierten geteilt.

2. Soziale Medien nutzen

Die Reichweite virtueller Veranstaltungen lässt sich durch soziale Medien erhöhen. Ein einzigartiger Event-Hashtag sorgt vor, während und nach der Veranstaltung für Aufmerksamkeit. Durch die Angabe von Twitter- und LinkedIn-Profilen aller Redner in der Veranstaltungskommunikation (Mitteilungen, Veranstaltungswebseite, Präsentationsfolien) können die Delegierten Inhalte und Zitate leichter teilen.

3. Einmalige Passwörter einrichten

Durch einmalige Passwörter wird sichergestellt, dass nur registrierte Delegierte an der Veranstaltung teilnehmen und die Sicherheit gewährleistet ist. Passwörter dürfen natürlich nicht veröffentlicht werden, auch nicht in sozialen Netzwerken!

4. Referenten detailliert einweisen

Alle Referenten, die von zu Hause aus präsentieren, sollten eine detaillierte Einweisung erhalten – darin Tipps und Hinweise,

• wie die Referenten auf Video am besten aussehen und klingen,

• was im Hintergrund gezeigt (und nicht gezeigt!) werden sollte,

• dass Familienmitglieder gebeten werden sollten, nicht zu stören und dass Hintergrundgeräusche auf ein Minimum reduziert werden sollten (Handys lautlos),

• wie Audio- und visuelle Einstellungen und Geräte getestet werden können (Laptops oder PCs der Referenten sollten idealerweise über Ethernet-Kabel statt über WLAN verbunden werden),

• wie die Beleuchtung einzustellen ist – z.B. kann ein helles, sonniges Fenster hinter einem Sprecher einen dunklen Schatten werfen.

5. Mehrere Moderatoren einsetzen

Die Referenten sollten niemals gleichzeitig auch moderieren, da Folien leicht die Moderatorensteuerung verdecken. Bei Veranstaltungen mit mehr als 100 Personen sollten zwei Moderatoren eingesetzt werden. Moderatoren sind dafür verantwortlich, zu überwachen, wer an der Veranstaltung teilnimmt, die Stumm- und Freischaltung zu managen, das optimale Videolayout zur richtigen Zeit festzulegen, die Teilnehmer zu motivieren und auf Fragen und Antworten zu reagieren.

6. Eine Generalprobe durchführen

Eine Generalprobe erhöht die Chance eines reibungslosen Ablaufs der Veranstaltung. Die Referenten können Schwachstellen und Fehler in ihren Präsentationen ausmachen (und beseitigen), die Moderatoren können sich mit dem Videokonferenzsystem und seinen Funktionen vertraut machen und die IT-Abteilung kann einen soliden Check des Netzwerks und der verwendeten Geräte durchführen.

7. Stummschaltungsoption von Anfang an nutzen

Neue Referenten sollten stumm geschaltet sein, wenn sie der Veranstaltung beitreten. Wer an schlecht organisierten Videokonferenzen teilgenommen hat, kennt das Chaos, das entsteht, wenn diese Option nicht aktiviert ist: Verschiedene Teilnehmer werden in schneller Folge zum Redner und es gibt einen unerwünschten Hintergrundlärm. Werden die Delegierten stumm geschaltet, bleibt der Moderator im Hauptansichtsfenster. Die Delegierten können „die Hand heben“ oder eine Chatnachricht an den Moderator senden, der die Moderatorensteuerung vorübergehend übertragen oder einfach nur Fragen stellen und beantworten kann.

8. Aktive Teilnahme fördern

Wenn man eine Veranstaltung ausrichtet, gibt es nichts Schmerzlicheres als Delegierte, die stumm bleiben. Zum Teil lässt sich dies dadurch lösen, dass man die Delegierten im Vorfeld an die Redner und Themen erinnert und sie auffordert, Fragen vorzubereiten. Manche Leute scheuen sich davor, Fragen vor laufender Kamera zu stellen. Der Moderator sollte im Vorfeld erklärten, wie die Delegierten Fragen auch über die Chatfunktion oder über Twitter unter Verwendung des Event-Hashtags stellen können.

9. Details beachten

Eine schön gestaltete Veranstaltungsseite oder ein interessantes Programm kann mangelnde Liebe zum Detail nicht aufwiegen. Checklisten mit allen logistischen und technischen Details helfen hier weiter. Dazu gehört, den Delegierten mindestens zwei Erinnerungen mit Informationen vor der Veranstaltung zu schicken und eine weitere am selben Tag. Nicht fehlen sollte die Information, ob die Veranstaltung aufgezeichnet wird. Moderatoren und Referenten sollten der Veranstaltung früher beitreten, um die Agenda zu prüfen, technische Probleme zu testen und Fragen in letzter Minute zu beantworten.

10. Den Sponsoren danken

Dies gilt insbesondere dann, wenn die Sponsoren trotz der Umstellung auf eine virtuelle Veranstaltung dabei geblieben sind. Die Logos der Sponsoren sollten gut sichtbar sein, und der Moderator sollten ihnen während und am Ende der Veranstaltung danken.

Die Konferenzsaison steht vor der Tür – und obwohl die Zeit erst noch zeigen wird, ob Unternehmen sich nach dem Lockdown wieder dazu entschließen, große physische Veranstaltungen auszurichten, kann es in der Zwischenzeit nicht schaden, eine Art virtueller Veranstaltungskünstler zu werden.

Über den Autor

Paul Scholey ist Senior VP und General Manager International bei BlueJeans Network by Verizon.

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