Mobile-Menu

Definition Was ist Dokumentenmanagementsysteme (DMS)?

Von Erik1 2 min Lesedauer

Anbieter zum Thema

G DATA CyberDefense AG
CSP GmbH & Co. KG
XOPERO SOFTWARE S.A.

In modernen Firmen fällt eine Vielzahl an digitalen Dokumenten an – von der digitalen Rechnung bis hin zu Formularen und E-Mails. Mit einem sicheren, gut strukturierten, funktionierenden Dokumentenmanagementsystem (DMS) behalten sie den Überblick.

Grundlagenwissen zum IT-Business(Bild: © adiruch na chiangmai - Fotolia.com)
Grundlagenwissen zum IT-Business
(Bild: © adiruch na chiangmai - Fotolia.com)

Als Dokumentenmanagementsystem – Abkürzung: DMS – bezeichnet man die digitale Archivierung und Verwaltung von elektronischen Schriftstücken und Dokumenten unterschiedlichster Art. Typischerweise basiert ein DMS auf einer oder mehrerer Datenbanken plus Server: Datenbankservern, Dateiservern und Konvertierungsservern. Mittels einer speziellen DMS- Software sucht ein autorisierter Nutzer nach den archivierten Dokumenten und ruft diese auf. Über Metadaten – das heißt, Informationen, die das eigentliche Dokument begleiten – ist jedes Dokument im DMS eindeutig identifizierbar.

Welche Tätigkeiten umfasst das DMS?

Die Schriftgutverwaltung mittels DMS-Software umfasst verschiedene Tätigkeiten, die in jedem digital präsenten Unternehmen zum Alltag gehören. Neben der Erfassung und der Ablage von Dokumenten zählen auch die Verteilung, die Archivierung, das Bearbeiten und die Organisation von digitalen Schriftstücken zu den typischen Aufgaben, die innerhalb eines DMS anfallen.

Welches Ziel steht hinter der Implementierung von Dokumentenmanagementsystemen?

Die Vorteile von DMS:

  • Arbeitserleichterung für Mitarbeiter
  • Kostenersparnis & Zeitersparnis
  • Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf wichtige Dokumente
  • Individuell einstellbare Ordnungs- und Zugriffsmöglichkeiten
  • Sichere Speicherung in der Cloud
  • Gesetzeskonform und revisionssicher
  • Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten möglich
  • Gespeicherte Dokumente können mit den unterschiedlichsten Aufgaben und Prozessen verknüpft werden

Letztlich geht es bei jedem DMS darum, Workflows zu optimieren und Kosten zu sparen. Ein effizientes Dokumentenmanagementsystem trägt außerdem dazu bei, dass das Unternehmen dem Ziel „papierloses Büro“ näher kommt.

So funktioniert ein Dokumentenmanagementsystem

Handelt es sich bei dem Ausgangsdokument um ein Papierdokument (und nicht etwa um eine E-Mail oder ein anderes elektronisches Dokument), so muss dieses zunächst gescannt werden. Anschließend wird das Dokument verschlagwortet, indiziert und einer Kategorie zugeordnet. Sobald dies geschehen ist, kann die Datei durch einen oder mehrere Nutzer jederzeit aufgerufen und gegebenfalls bearbeitet werden.

Diese vier Arten von Dokumentenmanagementsystemen gibt es

Die ersten spezialisierten DMS-Softwarelösungen kamen Mitte der 90er-Jahre auf den Markt. Als Ergebnis einer kontinuierlichen Weiterentwicklung lassen sich heute vier Formen beziehungsweise Charakteristika unterscheiden. Zum Teil handelt es sich bei den heutigen DMS-Lösungen um Mischformen, die verschiedene Eigenschaften kombinieren: zum einen eine Ablage in baumstrukturierten Speicherorten wie etwa Fileservern ohne Verschlagwortung und Metadaten, zum anderen datenbankgestütztes DMS, bei dem die Dokumente mit Metadaten versehen sind. Hinzu kommt ein monolithisches DMS mit einer lokal auf dem Rechner installierten Software sowie DMS als Service über anwendungsspezifisch bereitgestellte, browserbasierte DMS-Webclients oder Cloudlösungen.

(ID:49544059)

Wissen, was läuft

Täglich die wichtigsten Infos aus dem ITK-Markt

Mit Klick auf „Newsletter abonnieren“ erkläre ich mich mit der Verarbeitung und Nutzung meiner Daten gemäß Einwilligungserklärung (bitte aufklappen für Details) einverstanden und akzeptiere die Nutzungsbedingungen. Weitere Informationen finde ich in unserer Datenschutzerklärung. Die Einwilligungserklärung bezieht sich u. a. auf die Zusendung von redaktionellen Newslettern per E-Mail und auf den Datenabgleich zu Marketingzwecken mit ausgewählten Werbepartnern (z. B. LinkedIn, Google, Meta).

Aufklappen für Details zu Ihrer Einwilligung

Weiterführende Inhalte

Jobs