Verbessertes Cash Management und Transparenz Was bedeutet die E-Rechnung für Unternehmen?

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Wer mit Bundesbehörden zusammenarbeitet und ihnen Rechnungen stellt, muss dies bereits in elektronischer Form tun. Andere Länder sind hier bereits weiter und haben das Verfahren auch für Bereiche der Privatwirtschaft (B2B) verpflichtend gemacht. Warum E-Invoice von Vorteil sein kann.

Ende vergangenen Jahres kündigte Frankreich an, dass zwischen 2023 und 2025 die elektronische Rechnungsstellung für die gesamte Privatwirtschaft (im B2B-Geschäft) verpflichtend werden soll. Diese Umstellung ist keine kleine Herausforderung, da auch in unserem Nachbarland aktuell immer noch der Großteil der Rechnungen in Papierform erstellt wird. Während es aber in Frankreich bisher noch bei Ankündigungen bleibt, ist Italien bereits einen Schritt weiter: Dort wurde die Umstellung bereits zum 1. Januar 2019 vollzogen. Vor allem für die italienischen Steuerbehörden war das ein großer Erfolg.

Einer der Hauptgründe, warum immer mehr Staaten das elektronische Modell einführen wollen, ist das zentrale Problem der Steuerhinterziehung. Bei geschätzten Kosten von über 164 Milliarden Euro durch entgangene Steuereinnahmen im Jahr 2020 weltweit ist es kein Wunder, dass die Regierungen versuchen, die Mehrwertsteuerlücke zu verringern. Europäische Unternehmen müssen bald damit beginnen, sich auf eine neue Multistandard- und Multiformatumgebung für die elektronische Rechnungsstellung vorzubereiten.

EU-Richtlinien und die Umsetzung in Deutschland

Elektronische Rechnungsstellung für öffentliche Aufträge geht bereits auf die EU-Richtlinie 2014/55/EU aus dem Jahr 2014 zurück. Naturgemäß dauert die Umsetzung von EU-Richtlinien in nationales Recht eine gewisse Zeit. In Deutschland macht die föderale Struktur die Umsetzung in der Fläche allerdings noch komplexer, sodass der Versand von E-Rechnung bisher nur auf Bundesebene und in bestimmten Bundesländern verpflichtend ist.

Es besteht aber kein Zweifel daran, dass nach und nach alle Auftraggeber der öffentlichen Hand auf die E-Rechnung umstellen werden. Damit steigt natürlich auch die Zahl der praktischen Anwendungsfälle für Unternehmen. Aufträge wie die IT-Ausstattung einer Schule oder neue Systeme für eine Kommunalbehörde müssten dann ebenfalls elektronisch in Rechnung gestellt werden. Der Verband Elektronische Rechnung hat die Lage in Deutschland in einer Übersicht zusammengefasst. Die Möglichkeit, elektronische Rechnungen einzureichen, besteht aber grundsätzlich in allen Bundesländern seit letztem Jahr.

Die EU-Richtlinie sieht die Erarbeitung einer europäischen Norm vor, um die Interoperabilität zu gewährleisten. Diese wurde als europäische Norm EN 16931-1-2017 veröffentlicht. Die Vorgabe wird in Deutschland durch den Standard XRechnung konkretisiert, der im Juni 2017 vom IT-Planungsrat für Bund und Länder beschlossen wurde. Dabei handelt es sich um ein XML-basiertes semantisches Datenmodell. Um Interoperabilität zu gewährleisten, arbeitet dieses mit bestimmten, vorgegebenen Datenfeldern.

Dazu gehören Felder für den Absender und dessen Rechnungsdaten (Auftragsnummer, Zahlungsbedingungen, Bankverbindung und weitere). Außerdem ist die sogenannte Leitweg-ID Bestandteil einer jeden elektronischen Rechnung an öffentliche Auftraggeber. Dies soll die korrekte Weiterleitung an die richtige Stelle gewährleisten. Elektronische Rechnungen an Bundesbehörden müssen bei der zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes eingereicht werden. Das ist dort auf verschiedenen Wegen möglich: E-Mail, Webservice (über den Übertragungskanal PEPPOL), Fileupload über Webformular, manuelle Erstellung innerhalb eines geführten Webformulars und in Zukunft soll außerdem die Einreichung per De-Mail möglich sein. Die Einreichungsmöglichkeiten auf Ebene der Bundesländer variiert, sind aber oftmals denen des Bundes ähnlich.

Die Situation international

Die erwähnte EU-Richtlinie und ihre deutsche Umsetzung beschäftigt sich nur mit öffentlichen Aufträgen (B2G). Andere Länder gehen darüber hinaus und erlassen eigene Regularien auch für die Privatwirtschaft (B2B). Neben Italien sind auch einige lateinamerikanische Staaten Vorreiter dieser Entwicklung und neben Frankreich hat auch bereits Polen die Umstellung auf elektronische Rechnungen im B2B-Bereich angekündigt.

Sofern deutsche Unternehmen auch international tätig sind, können für sie die teilweise existierenden Pflichten anderer Länder von Interesse sein. Zwar gilt etwa die französische E-Rechnungspflicht nicht für grenzüberschreitende Geschäfte, doch für Unternehmen, die französische Tochtergesellschaften haben, ist sie durchaus anzuwenden. Die Beschäftigung mit dem Thema lohnt sich daher in jedem Fall – vor allem, da davon auszugehen ist, dass immer mehr Länder dem Beispiel folgen und elektronische Rechnungen in der Privatwirtschaft verpflichtend machen werden.

Bedeutung in der Praxis

Die Einhaltung von (globalen) E-Rechnungsvorschriften ist ein zunehmend komplexer Prozess. Für Unternehmen kann es schwierig werden, stets auf dem Laufenden zu bleiben. Daher kann es empfehlenswert sein, auf eine E-Invoicing Enablement- und Compliance-Lösung zu setzen – auch vor internationalem Hintergrund: Jedes Land verarbeitet elektronische Rechnungen anders, von zulässigen Übertragungswegen bis hin zur Frage, ob digitale Signaturen für E-Rechnungen notwendig sind. Unternehmen sind mit unterschiedlichen Plattformen, unterschiedlichen Datenschemata und unterschiedlichen Informationsanforderungen in den verschiedenen Rechtsräumen konfrontiert. In einem solchen, sich ständig ändernden, regulatorischen Umfeld kann es schwierig werden, die unterschiedlichen Anforderungen im Rahmen der Implementierung zu erfüllen. Darüber hinaus besteht der Bedarf sich konstant über Änderungen der Anforderungen zu informieren und diese fristgerecht umzusetzen.

Auf den ersten Blick mag es als große Herausforderung erscheinen, die umfassenden Vorschriften bezüglich elektronischer Rechnungen einzuhalten, doch daraus ergeben sich auch Vorteile für Unternehmen. Die Umstellung ist ein großer Schritt innerhalb der digitalen Transformation. Die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung wird von Papier und damit einhergehenden Prozessen befreit, während gleichzeitig das Cash Management verbessert und die Transparenz des Rechnungsprozesses erhöht wird. Darüber hinaus ermöglicht die Automatisierung und Digitalisierung von Rechnungen erhebliche Kosteneinsparungen, während sie gleichzeitig einen reibungslosen und sicheren Datenaustausch mit Partnern, Kunden und Auftraggebern ermöglicht. Da immer mehr Länder die elektronische Rechnungsstellung vorschreiben, wird die Einhaltung der Vorschriften für multinationale Unternehmen zu einer wesentlichen Geschäftsanforderung.

Vorteile nicht nur für den Staat

Für den Gesetzgeber liegen die Vorteile der elektronischen Rechnung hauptsächlich darin, die Mehrwertsteuerlücke zu schließen und Steuerausfälle zu vermeiden. Daher kann man davon ausgehen, dass immer mehr Staaten dieses Modell umsetzen werden. Bereits das kommt ehrlich wirtschaftenden Unternehmen zugute, da unlautere Praktiken bei der Konkurrenz erschwert werden. Doch eine E-Invoicing-Initiative kann man darüber hinaus auch als Startpunkt für einen weitgehenden Digitalisierungsprozess im Einkauf oder Verkauf sehen. Dort ist dann ein komplett digitaler Datenaustausch möglich, von der Bestellung über die Auftragsbestätigung und die Lieferavisierung bis hin zur Rechnung.

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