Neues BMF-Schreiben Wann bei der E-Rechnung der Vorsteuerabzug flöten geht

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Technische Fehler bei der E-Rechnung können zu Problemen beim Vorsteuerabzug führen. Ein Flickenteppich in der europäischen Umsetzung ist dabei nicht gerade hilfreich. Ein Zurück gibt es nicht, jedoch lassen sich einige Effizienzgewinne für Unternehmen erzielen.

Nach wie vor gelten Übergangsfristen beim Thema E-Rechnung (siehe Kasten). Kilian Scholz, E-Invoicing-Experte bei Retarus, ordnet das Jahr 2026 dahingehend ein, dass es für EU-weit agierende Unternehmen im Zeichen der elektronischen Rechnungsstellung steht. „Während die schrittweise Einführung der E-Rechnung in Deutschland erst 2027 abgeschlossen sein wird, setzen Länder wie Belgien und Polen bereits in wenigen Monaten deutlich striktere Maßstäbe“, weiß der E-Invoicing-Experte und kennt auch die einhergehenden Herausforderungen durch den regulatorischen Flickenteppich, mit dem Unternehmen umgehen müssen. „Mit dem nahenden Ende der langen Übergangsphase der E-Rechnung stehen Unternehmen zunehmend unter Druck, ihre betrieblichen Abläufe und ihre Compliance an die neuen Anforderungen anzupassen“, so der Manager. Unternehmen, die jetzt nicht handeln, würden nicht nur nur rechtliche Konsequenzen riskieren, sondern auch die Chance verpassen, Finanzprozesse zukunftssicher aufzustellen.

Pflicht zur Präzision

Das jüngste Schreiben des Bundesfinanzministeriums deutet der Experte als „Pflicht zur Präzision“. In diesem Schreiben stellt das Ministerium in unregelmäßigen Abständen klar, wie Finanzämter mit bestimmten Sachverhalten aus ihrer Praxis umzugehen haben. Aus der Sicht des Retarus-Mitarbeiters verlangen die neuen regulatorischen Anforderungen ein Höchstmaß an technischer Präzision.

Formatfehler, Geschäftsregelfehler und Inhaltsfehler

Er konkretisiert, indem er klar zwischen Formatfehlern, Geschäftsregelfehlern und Inhaltsfehlern unterscheidet. Diese Differenzierung bedeutet nach der Interpretation von Scholz in letzter Konsequenz, dass bereits ein formaler Syntaxfehler dazu führen kann, dass eine elektronische Rechnung ihren Status verliert und der Vorsteuerabzug verzögert wird.

Augenmerk auf Prüfmechanismen

Die Notwendigkeit robuster Prüfmechanismen, die dieses Problem adressieren, zeige sich insbesondere bei per E-Mail empfangenen ZUGFeRD-Formaten: Bei einem Großteil der Rechnungen – Scholz spricht von etwa 80 Prozent – sei der technische Header (XMP) fehlerhaft, was eine automatisierte Validierung erschwere. Zudem würden rund 40 Prozent Validierungsfehler in XML-Dateien aufweisen, die von strikten Prüfroutinen als kritisch bewertet werden. Diese reichen von falschen Kennungen bis hin zu überflüssigen Datenfeldern. Scholz bringt das Problem auf den Punkt: „Die Annahme, dass kleine Abweichungen vom Standard toleriert werden, ist ein Trugschluss. Denn Systeme prüfen nach festen Regeln. Eine Rechnung ist entweder konform oder sie ist es nicht.“

Pflicht mit Chancen

E-Invoicing ist aus der Perspektive des Retarus-Mitarbeiters „jedoch weit mehr als eine regulatorische Pflicht“. In der freien Wirtschaft seien die prozessualen Vorteile bekannt: schnellere Verarbeitung, weniger manuelle Eingriffe und signifikante Kosteneinsparungen durch zentrale Archivierung. Entsprechend nehme auch der Einsatz von B2B-E-Invoicing zu. Die Europäische Union beziffert laut Scholz das Einsparpotenzial im europäischen B2B-Geschäft auf bis zu 40 Milliarden Euro pro Jahr. Vor diesem Hintergrund sei absehbar, dass die Papierrechnung in der EU mittelfristig aus dem B2G- und B2B-Umfeld verschwindet. Sie sei schlicht teurer und weniger effizient als die elektronische Alternative.

Europa: Belgien und Polen

Scholz blickt über den Tellerrand auf die Entwicklungen in Nachbarländern, die die unterschiedlichen Modelle und den hohen Zeitdruck verdeutlichen würden:

• Belgien (Start: 1. Januar 2026): Zum Stichtag werden 99,5 Prozent der umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen gleichzeitig zum Empfang und Versand strukturierter E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk verpflichtet. Das erfordert eine nahtlose Peppol-Anbindung und insbesondere eine sorgfältige Pflege der Stammdaten, insbesondere der Peppol-IDs der Geschäftspartner.

• Polen (Start: ab 1. Februar 2026): Das polnische Modell setzt auf die zentrale Meldeplattform KSeF. Jede B2B-Rechnung muss dort registriert und mit einer eindeutigen Nummer versehen werden. Da die technischen Spezifikationen fortlaufend weiterentwickelt werden, verlangt die Umsetzung eine hohe Flexibilität von Unternehmen und ihren Dienstleistern.

Drei strategische Empfehlungen

Basierend auf der Projekterfahrung aus dem Hause Retarus seien drei Faktoren für eine erfolgreiche und fristgerechte Implementierung entscheidend:

• Erstens soll man E-Invoicing als interdisziplinäres Projekt verstehen: „Die Verantwortung liegt nicht allein bei der IT. Die Steuer- und Finanzabteilungen müssen von Beginn an die fachlichen Anforderungen definieren“, so Scholz. Die enge Zusammenarbeit mit externen Compliance-Experten wie PwC könne helfen, rechtliche und prozessuale Lücken zu schließen.

• Zweitens: Unternehmen tun seiner Einschätzung nach gut daran, auf eine skalierbare, globale Plattform zu setzen: „Der regulatorische Flickenteppich wird mit der Einführung in Frankreich (2026/27) und der EU-weiten ViDA-Initiative (ab 2030) noch komplexer“, begründet der Manager. Eine zentrale, global ausgerichtete Lösung mit länderspezifischen Konnektoren sei hier zukunftssicherer und effizienter als eine Ansammlung von Insellösungen.

• Drittens rät er: „Priorisieren Sie die Qualität Ihrer Stammdaten“: Die Datenhygiene im ERP-System sei ein oft unterschätzter, aber kritischer Erfolgsfaktor. Notwendige Felder wie die Peppol-ID oder die polnische NIP müssen vollständig und korrekt gepflegt sein, um eine reibungslose Übergabe an den Dienstleister zu gewährleisten.

E-Rechnung: Es gibt kein Zurück

Die E-Rechnung etabliert sich laut Scholz europaweit als neuer Standard, allerdings in vielfältigen Ausprägungen: „Die unterschiedlichen nationalen Modelle zeigen, dass eine einheitliche Lösung in naher Zukunft nicht zu erwarten ist.“ Für Unternehmen sei jetzt der richtige Zeitpunkt, um eine flexible und zukunftssichere E-Invoicing-Strategie zu entwickeln. Diese sichere nicht nur die Einhaltung der Vorschriften, sondern schaffe auch die Basis für durchgängig digitale und effizientere Finanzprozesse.

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