Augen zu und durch? Bitte nicht! 5 Tipps zur elektronischen Rechnungsstellung

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Das erste wichtige Datum auf dem Weg zur ausschließlichen Gültigkeit der elektronischen Rechnungsstellung naht. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen anderer Unternehmen zu empfangen und zu verarbeiten.

Ab Januar 2027 dürfen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro nur noch elektronische Rechnungen verschicken. Bisher verhalten sich insbesondere deutsche KMU besonders zögerlich beim Umstieg auf die Elektronische Rechnungsstellung. Innerhalb der EU bilden sie das Schlusslicht. Das ist ein Ergebnis der Studie „Elektronische Rechnungsstellung: Wegbereiter für eine vernetzte Echtzeit-Wirtschaft“ von Sage. In Deutschland haben lediglich 4 Prozent der KMU die elektronische Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen eingeführt, ein drastischer Unterschied zu 21 Prozent der belgischen KMU, die die Spitzenposition innerhalb der EU einnehmen.

Bei vielen Unternehmen ist bei der elektronischen Rechnungsstellung eine ähnliches Vogel-Strauß-Verhalten zu beobachten wie bei anderen Digitalisierungsthemen. Dabei ist die Einführung der elektronischen Rechnung keineswegs hochkomplex und bietet viele Chancen, Geschäftsabläufe zu verschlanken und Geld zu sparen. Christian Mehrtens, Geschäftsführer der Landesgesellschaften in der Region Central Europe bei Sage, gibt die folgenden Hinweise und Tipps, um Unternehmen bei der Einführung der elektronischen Rechnung zu helfen.

So nutzen Sie die Vorteile

1. Unternehmenskultur ändern
Wie viele Digitalisierungsprojekte ist die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung mehr als ein rein technisches Unterfangen. Der Wechsel von Papier- zu digitalen Dokumenten erfordert eine grundlegende Veränderung der Denkweise und der Arbeitsabläufe im gesamten Unternehmen. Insbesondere als Teilaspekt einer umfassenderen Digitalisierung des Dokumentenmanagements bietet die elektronische Rechnungsstellung enorme Potenziale, um Abläufe effizienter zu gestalten und Geld sowie Zeit zu sparen. Allein schon die Einsparungsmöglichkeiten beim Porto sind signifikant. Als Richtwert kann eine Einsparung von zwei Euro pro Rechnung gelten. Entscheidend ist, die Belegschaft bei der Umstellung mitzunehmen. Die Vorteile aus dem Umstieg auf elektronische Rechnungen ergeben sich nur, wenn alle betroffenen Mitarbeiter diese als solche wahrnehmen und ihnen die Arbeitserleichterung durch den Umstieg auf digitale Prozesse einleuchtet.

2. Die IT hält Lösungen bereit
Empfang, Versand und Archivierung sollten keine moderne Buchhaltungslösung vor Probleme stellen. Unternehmen, die noch ohne Buchhaltungssoftware arbeiten sollten bei der Wahl einer Lösung darauf achten, dass das Produkt die gängigen Formate ZUGFeRD und XRechnung unterstützt und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen standardmäßig unterstützt, also z.B. keine kostenpflichtigen Ergänzungen erfordert. Idealerweise sollten alle Prozesse rund um die elektronische Rechnungsstellung in einer Plattform zusammen mit vorhandenen Lösungen wie CRM- oder ERP-Systemen integriert sein.

3. Staatliche Förderung nutzen
Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung amortisiert sich schnell und bietet Einsparungen von 60 bis 80 Prozent der Prozesskosten je Rechnung. Unternehmen, die für den Umstieg auf die elektronische Rechnungsstellung in neue Software investieren müssen, haben zudem die Möglichkeit, staatliche Förderung zu erhalten. Der Staat hat ein starkes Interesse daran, dass die elektronische Rechnungsstellung reibungslos und umfassend eingeführt wird, und bietet Unternehmen daher Unterstützung an. Diese unterscheidet sich je nach Bundesland und Region. Für Unternehmen lohnt es sich auf jeden Fall, sich entsprechend zu informieren.

4. Von Mitnahmeeffekten profitieren
Über die genannten Vorteile wie schlankeren Prozessen und dem Wegfall des Portos hinaus ergeben sich weitere Benefits aus dem Umstieg auf die elektronische Rechnungsstellung. So verbessert die elektronische Rechnung das allgemeine Compliance-Niveau eines Unternehmens und steigert den Cashflow, indem es die Zustellung und den Zeitraum bis zur Bezahlung verkürzt. Die automatisierte Abwicklung eingehender Rechnungen mit Workflow-basierten Freigabeprozessen und schnellerer Buchung inkl. Archivierung entlastet das Personal. Nicht zuletzt führt die Digitalisierung der Rechnungsstellung und -verarbeitung zur Einsparung der wichtigen ökologischen Ressource Papier bzw. Holz.

5. Weiterer Vorteil: Cybersicherheit
Cyberkriminalität boomt. Die Lieblingsbetrugsmethode der Cyberkriminellen ist das Phishing per E-Mail. Gerne zielen sie bei ihren Angriffen auf Personen mit Zugriff auf die Finanzsysteme in Unternehmen. Sie nehmen fremde, der Buchhaltung des Empfängerunternehmens jedoch bekannte digitale Identitäten an und verschicken beispielsweise gefälschte Rechnungen per E-Mail. Nicht selten fällt diese Art von Betrug erst auf, wenn es zu spät ist. Bei der elektronischen Rechnungsstellung kann die verschlüsselte Verbindung zwischen dem unzweifelhaft identifizierten Rechnungsteller und -empfänger dafür sorgen, dass solche Fälle der Vergangenheit angehören.

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