Ricoh IDX E-Rechnungen: Die Zeit drängt bei der Einführung

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Die E-Rechnung wurde auf EU-Ebene bereits 2014 beschlossen. Das Thema ist also gar nicht so neu, wie aktuell wahrgenommen. Im B2B-Segment werden erste Kann- zu Muss-Vorschriften und Übergangsfristen laufen aus. Firmen befinden sich in einer Umbruchphase.

Die 2025 in Kraft getretenen Regeln zur E-Rechnungspflicht (siehe Kasten) sind für Unternehmen aus dem Segment durchaus ein Umsatzbooster. So spricht auch Ingo Wittrock, Regional Director Marketing Central & Eastern Europe bei Ricoh Deutschland von großer Nachfrage und dass vielen Unternehmen, insbesondere aus dem Mittelstand, das gesamte Potenzial verschiedener Digitalisierungsstufen erst noch gegenwärtig wird – neben E-Rechnungen auch für andere digitale Dokumentenarten. In diese Kerbe schlägt das Unternehmen mit der Plattform Ricoh IDX, über die sich Geschäftsdokumenten austauschen lassen.

Austausch von Dokumenten – auch E-Rechnungen

Ricoh ist in diesem Marktumfeld mit einer Portallösung namens Ricoh IDX präsent. Diese bietet die Möglichkeit, digital und rechtskonform Dokumente auszutauschen. Die Lösung ist darauf ausgelegt, dass Altsysteme nicht abgeändert werden müssen. Vielmehr werden vorhandene Systeme ergänzt, was Zusatzinvestitionen minimieren soll. „Gemeinsam mit unseren Fachhandelspartnern erwarten wir nicht nur in nächster Zeit, sondern in den kommenden Jahren viele Projekte“, sagt der Ricoh-Manager. „Wir begleiten mit Ricoh IDX den gesamten Prozess der E-Rechnung von der Vorbereitung über die Prüfung, der Automatisierung der Dokumentenprozesse durch DMS DocuWare bis hin zur revisionssicheren Archivierung sowie der Anbindung zum digitalen Transfer der Steuerdaten“, so Wittrock, der damit auch die Kooperation mit DocuWare thematisiert. Beim der E-Rechnung werden in Projekten auch die Geschäftspartner der Kunden einbezogen, um einen unterbrechungsfreien Geschäftsprozess aufrecht erhalten zu können. „Was nützt das beste E-Rechnungsformat, wenn ein Kunde oder Lieferant nicht damit umgehen kann?“, fragt der Manager.

Mannigfaltige Herausforderungen

Der Ricoh-Manager bezieht sich auf die jüngste Bitkom-Umfrage aus dem Dezember 2024, nach der 88 Prozent der Unternehmen trotz E-Rechnungspflicht noch immer nicht vollständig vorbereitet seien. Viele Firmen tun sich demnach schwer dabei, ihre Prozesse umzustellen, da es an Knowhow oder an Ressourcen fehlt.

Auch das Thema Sicherheit ist eine große Herausforderung: „Über 90% der Cyberattacken beginnen über das Einfallstor E-Mail und genau diesen Kanal fokussieren viele Unternehmen, um ihre E-Rechnung zu versenden“, so der Manager.

Eine weitere große Herausforderung ist seiner Einschätzung nach die fehlende Übersichtlichkeit der Angebote: „Viele Dienstleister decken Teilbereiche ab, wie beispielsweise das reine Senden oder Empfangen von E-Rechnungen über den unsicheren Übertragungsweg der E-Mail.“ Viele Unternehmen wissen aber nicht, dass weitere Anforderungen in Zukunft dazukommen werden, wie beispielsweise das Melden von Umsatzsteuerinformationen oder Status-Infos an eine staatliche Plattform. So würden Unternehmen in Insellösungen oder vorhandene ERP- und DMS-Systeme investieren, die dann nicht ausreichen.

Kritisch zu sehen ist demnach auch, dass bestehende Systeme oft nur einen Teil der zu digitalisierenden Dokumente umfassen und darüber hinaus auf zukünftige Anforderungen der E-Rechnung nicht ausreichend vorbereitet sind. „Deshalb macht eine spezialisierte oder zumindest eine modulare Lösung viel mehr Sinn“, sagt Wittrock.

Integration bedeutet immer hohen Aufwand und Kosten, die sowohl in technischer als auch organisatorischer Sicht anfallen. „Die E-Rechnungspflicht betrifft 3,5 Millionen Unternehmen in Deutschland und dies multipliziert mit dem zeitlichen Aufwand einer Integration bedeutet schlichtweg, dass integrierte Lösungen nicht für alle Unternehmen bis zum Ablauf der jeweiligen Frist, die der Gesetzgeber vorgibt, erreicht werden können“, so der Ricoh-Manager, der zu folgendem Fazit kommt: „Eine modulare Lösung spart Zeit und Geld“.

Der Handlungsdruck wächst

Die E-Rechnung ist ein wichtiger Baustein bei der Digitalisierung – nicht nur für Unternehmen, sondern gerade auch im Bereich der öffentlichen Verwaltung. Letztere haben bereits seit Jahren die Pflicht, ausschließlich elektronische Rechnungen zu akzeptieren. Nun wächst der Druck indirekt dadurch, dass bis spätestens 2028 nahezu alle Rechnungen digital sein müssen. „Wir haben im Ländervergleich in Deutschland hohen Nachholbedarf“, so Wittrock. Die E-Rechnung wurde auf EU-Ebene bereits 2014 beschlossen, ist also gar nicht so neu, wie aktuell wahrgenommen. Es ist unbestritten notwendig, Papier- und PDF-Rechnungen durch elektronische Transaktionsdaten zu ersetzen. „Doch Veränderungen und damit verbundene, vermeintlich größere Investitionen, die Furcht vor mehr Bürokratie, mehr staatlicher Regulierung, zugleich aber auch die eigenen knappen Ressourcen für zusätzliche Projekte, lösen verständlicherweise in vielen Unternehmen Bedenken aus“, weiß der Manager aus der Praxis. Dass dieser Digitalisierungs- und Automatisierungsschub durch die E-Rechnung aber auch das Gegenteil bewirken kann und sich technologisch wie unternehmerisch lohnt, würden viele Unternehmen erst jetzt erkennen.

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