ZUGFeRD, XRechnung, EN16931, XML E-Rechnung: So läuft die Automatisierung rund

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Mit der E-Rechnung wird alles schneller, schöner, besser, behaupten Anbieter, die damit Geld verdienen. Doch wie läuft das eigentlich genau mit der Automatisierung von Prozessen bei Rechnungen?

Unternehmen tendieren dazu, die Organisation ihrer Prozesse zu vernachlässigen, um sich auf das Tagesgeschäft konzentrieren zu können. Laut Stefan Weimann, Produktmanager bei JobRouter sind das aber genau jene Unternehmen, die mit Blick auf die Zukunft, im Wettbewerb Probleme bekommen. Zu den internen Prozessen, die nicht direkt mit der Wertschöpfungskette zusammenhängen und daher stiefmütterlich behandelt werden, gehören laut Weimann auch Rechnungen. „Optimierungen und notwendige Anpassungen laufen ohne ausreichendes Change-Management. Sie setzen auf kostengünstige, schnell zu implementierende Lösungen, machen sozusagen einen Schnellschuss und stellen sich nicht nachhaltig auf“, so der Produktmanager. Doch solche Herangehensweisen ändern keine Strukturen. Und ohne digitale Vision und Strategie werde nichts besser, ist der Manager überzeugt.

Automatisierung im Tagesgeschäft

Doch welche Funktionen für die automatisierte Erkennung und Verarbeitung von Rechnungsdaten erleichtern das Tagesgeschäft? Weimann beschreibt die Automatisierungsmöglichkeiten folgendermaßen: „Nachdem eine E-Rechnung reinkommt, werden die Rechnungsdaten und Kopfdaten extrahiert und können mit Bestelldaten gematcht werden.“ Gibt es dabei keine Unstimmigkeiten, geht es automatisiert weiter: „Die Daten werden in eine editierbare Maske übergeben oder direkt in den entsprechenden Systemen, beispielsweise dem ERP-System gespeichert und an die FiBu weitergeleitet“, führt Weimann aus. Dafür sei die vorherige Konfiguration ausschlaggebend. Neben dem Prozessablauf müssen auch die abhängigen Systeme und Verantwortlichen definiert werden sowie die Schnittstellen konfiguriert, Ausnahmen geregelt und Stammdaten gepflegt sein. „Dann kann die E-Rechnung ihren Trumpf voll ausspielen, und wir sehen eine maximal automatisierte Rechnungsverarbeitung, die keine humane Interaktion benötigt“, erläutert der JobRouter-Mitarbeiter.

Fallstricke in der Praxis

Letztlich hänge die Automatisierung stark davon ab, wie standardisiert Vorabprozesse wie eine Bestellanforderung oder eine Bestellung ablaufen, berichtet der Produktmanager aus der Praxis. „Grundvoraussetzung dafür ist die Verfügbarkeit von Bestelldaten, Freigabematrizen, Schwellwertdefinitionen für Abweichungen und Kontierungsvorgaben, die ein System anwenden kann, um manuelle Schritte abzulösen.“

Eine Frage der Formate

Das Thema elektronische Rechnungen ist zwar derzeit in aller Munde aber gar nicht mal so neu. JobRouter bietet bereits seit 2015 eine Lösung für ZUGFeRD-Rechnungen und sonstige digitale Rechnungen an. „Dieses Angebot haben wir 2021 auf XRechnungen ausgeweitet. Uns war wichtig, dass die Lösung schnell einsatzfähig ist und E-Rechnungen empfangen, bearbeiten und versenden kann. Eine Visualisierung für XRechnungen haben wir im letzten Jahr (2024) ergänzt“, so Weimann (siehe Kasten).

Formate können sich ändern

Weimann hält es nicht für sehr sinnvoll, sich ausschließlich auf ein Format zu beschränken, „denn Formate können sich ändern.“ Eine zielgerichtete Lösung für die E-Rechnung sollte demnach nachhaltig aufgestellt sein, beziehungsweise so offen sein, dass sie neue Formate oder Änderungen abbilden kann. Bei JobRouter konzentriert man sich derzeit auf XML-basierten Formate, die laut EN16931 eine E-Rechnung darstellen, also Stand jetzt ZUGFeRD und XRechnung.

Alteingesessene Gepflogenheiten

Das Format Edifact ist ein von der Großhandels-Branche seit Jahren verwendetes Format, das viele Ausprägungen hat, weiß Weimann. „Im Sinne der E-Rechnung wird das Format übergangsweise noch akzeptiert.“ Sein Arbeitgeber bietet für Edifact keine Out-of-the-box Lösung an. „Nichtsdestotrotz kann die Plattform um entsprechende Funktionen erweitert werden“.

Apropos vorhandene Systeme: „Wie immer entscheidet die Integrationsfähigkeit der Lösung über den Erfolg des Projekts“, so der Produktmanager. Der Rechnungsprozess sei demnach einer der komplexesten und individuellsten Prozesse in Unternehmen, mit dem Fragen einher gehen:

• Wie laufen die Verarbeitung, Freigaben, Bezahlungen und Datenpflege ab?

• Welche Software ist im Einsatz?

Überblick behalten

Bei einer heterogene Systemlandschaft verlieren Mitarbeiter in der Buchhaltung so wie beteiligte Person schnell den Überblick über laufende Vorgänge. „Es kann passieren, dass Unternehmen dann eine fertige Lösung für die E-Rechnung einsetzen, aber dennoch nicht digital arbeiten, da die Systeme nicht vernetzt sind und kein digitaler Prozessablauf konzipiert ist. „Dafür ist die Schnittstellentechnologie der verschiedenen Lösungen entscheidend, die den Fluss der verarbeiteten Daten gewährleisten“, erklärt der Manager. Können Lösungen nur mit einem hohen Aufwand vernetzt werden, rentiert sich das für Unternehmen oft nicht. Zwischenschritte bleiben liegen und der Effizienzzuwachs lässt auf sich warten.

„Musik“ im Projektgeschäft?

Allgemein gibt es bei der digitalen Rechnungsverarbeitung immer noch Spielraum, betrachtet man die Umsatzpotenziale, glaubt Weimann. Denn: „Abgesehen von der E-Rechnung gibt es weitere rechnungsbegleitenden Dokumente im gesamten Purchase-to-Pay-Ablauf wie Aufträge, Bestellungen, Lieferscheine und Leistungsnachweise.“ Hinzu kommen begleitende Digitalisierungsmaßnahmen, beispielsweise der digitale Posteingang, die Auftragsbestätigung oder die Zahlungsabwicklung.

„Wir haben von unseren Partnern die Rückmeldung bekommen, dass viele Kunden zum Jahresende bereits E-Rechnungen verarbeiten wollten und es deshalb eine regelrechte Welle der Panik gab, verbunden mit einem großen Andrang“, berichtet Weimann. Diese Unsicherheit wurde von fehlenden oder unklaren Regelungen verstärkt, „beispielsweise in Bezug auf Bau- und Nachunternehmerrechnungen“.

Vision: das papierlose Büro

„Unsere Vision ist ein papierloses Büro“, sagt Weimann. Das bedeutet aus JobRouter-Perspektive, dass jeglicher Geschäftsverkehr in der digitalen Welt stattfinden soll. Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht sei das zum ersten Mal durch den Gesetzgeber getrieben.

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