Echtzeit-Steuerreporting Die E-Rechnung als Fundament des elektronischen Meldewesens

Was versprechen sich Behörden eigentlich von der E-Rechnung? Im Sinne eines Echtzeit-Steuerreportings soll das Meldewesen in den kommenden Jahren enger mit dem Geschäftsverkehr verzahnt werden. Umsatzsteuerkartelle werden es schwer haben.

Die Spatzen pfeifen es bereits von den Dächern: Die E-Rechnung hat auch etwas mit einem geplanten Echtzeit-Steuerreporting zu tun, sozusagen einem Digitalisierungsturbo der Steuerbehörden. Claudia Schmidhäuser, Senior Principal, Product Management bei Forterro, sieht das auch so: „Die E-Rechnung ist ein zentraler Baustein auf dem Weg zu einem elektronischen Meldewesen – einem Ziel, das die EU bis 2030 anstrebt.“ Damit Steuerdaten künftig automatisiert und nahezu in Echtzeit gemeldet werden können, braucht es eben jene strukturierten, elektronischen Rechnungsformate, die die E-Rechnung liefert. So werden mit der E-Rechnung die technischen und organisatorischen Grundlagen geschaffen, die ein behördliches Echtzeit-Steuerreporting überhaupt erst möglich machen.

Der Staat und der elektronische Datenfluss

„In einigen EU-Ländern ist der Staat heute schon direkt in den elektronischen Datenfluss eingebunden“, sagt Schmidhäuser. Und auch in Deutschland sei absehbar, dass sich die öffentliche Hand in Zukunft stärker integrieren wird und zwar nicht nur zur besseren Kontrolle und Betrugsprävention, sondern auch, um Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten. Diese Entwicklung wird die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft weiter vorantreiben, ist die Managerin überzeugt.

Umsatzsteuerkartelle können einpacken

Auch das Thema Betrugsprävention, beispielsweise beim Kampf gegen Umsatzsteuerkartelle spielt hier mit rein. „E-Rechnungen leisten einen wichtigen Beitrag zur Betrugsprävention, insbesondere im Bereich der Umsatzsteuer“, führt Schmidhäuser aus. Der zentrale Vorteil liege in den strukturierten Datensätzen, die sich automatisiert auswerten, abgleichen und validieren lassen – sowohl innerhalb von Unternehmen als auch durch Behörden.

Eingeschränkte Manipulationsmöglichkeiten

Im Gegensatz zu manuell erstellten Rechnungen seien elektronische Formate deutlich schwerer zu manipulieren, ist die Forterro-Mitarbeiterin überzeugt und erklärt: „In einigen EU-Ländern ist die Validierung durch staatliche Stellen bereits fester Bestandteil des Prozesses.“ Damit sinkt aus ihrer Perspektive das Risiko für Umsatzsteuerbetrug erheblich. Langfristig ermögliche die E-Rechnung zudem eine zeitnahe oder sogar transaktionsbezogene Überprüfung von Geschäftsvorgängen. „Dadurch wird die Grundlage für mehr Transparenz und Sicherheit im gesamten Rechnungswesen geschaffen“, lobt die Managerin.

Geschäftsprozesse auf dem Prüfstand

Als Anbieter von ERP-Systemen sieht man bei Forterro die E-Rechnung in erster Linie als einen zentralen Bestandteil der digitalen Transformation, die direkt in ERP-gestützte Geschäftsprozesse eingreift. Die ERP-Systeme des Unternehmens – darunter auch Abas ERP – haben Möglichkeiten integriert, E-Rechnungen rechtssicher zu erstellen, zu empfangen und automatisiert zu verarbeiten.

„So lassen sich sowohl eingehende als auch ausgehende E-Rechnungen in strukturierten Formaten wie beispielsweise ZUGFeRD oder XRechnung automatisiert bearbeiten.“ Das spart laut Schmidhäuser nicht nur Zeit und Kosten, sondern schafft auch die Grundlage für vollständig digitale, durchgängige Prozesse – vom Rechnungsempfang bis zur gebuchten Rechnung. „Wir sehen die Verpflichtung zur E-Rechnung daher nicht nur als gesetzliche Vorgabe und technische Herausforderung, sondern langfristig auch als Chance: für effizientere Prozesse, mehr Transparenz und nachhaltigeres, papierloses Wirtschaften.“

Die Sache mit dem fehlenden einheitlichen Format

Die Tatsache, dass es bislang kein einheitliches Format für E-Rechnungen in Europa gibt, hat laut der Forterro-Expertin mehrere Ursachen. Eine davon ist, dass sich die rechtlichen und administrativen Rahmenbedingungen von Land zu Land unterscheiden: „Viele EU-Mitgliedsstaaten haben bereits eigene Standards und Verfahren etabliert – diese anzugleichen ist ein komplexer, zeitintensiver Prozess, der enge Abstimmung durch die EU-Kommission zwischen den Ländern, den Standardisierungsorganisationen und den technischen Gremien erfordert.“

ZUGFeRD, XRechnung, EN16931, XML

E-Rechnung: umstritten, aber effizient und schnell

IT-Infrastrukturen und der Digitalisierungsgrad variieren in der EU

Auch die technischen Voraussetzungen sind laut der Senior Principal nicht überall gleich: „Die IT-Infrastrukturen und der Digitalisierungsgrad variieren stark, was eine einheitliche Lösung zusätzlich erschwert.“ Für Unternehmen, die europaweit tätig sind, bedeute das vor allem eines: zusätzlichen Aufwand. Diese müssen unterschiedliche Formate verarbeiten können, was meist nur über spezialisierte Konvertierungsdienste möglich ist – und das verursacht Kosten.

„Trotz bestehender Unterschiede sehen wir in der zunehmenden Standardisierung – etwa durch strukturierte, EU-konforme Formate wie beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD – einen wichtigen Schritt in die richtige Richtung“, zieht die Managerin ihr Fazit. Die Herausforderung bestehe jetzt darin, diese Standards weiterzuentwickeln und flächendeckend zu etablieren, damit Unternehmen langfristig von durchgängigen, digitalen und möglichst reibungslosen Prozessen profitieren können.

Organisatorische und technische Problemstellungen

Die Einführung der E-Rechnung bringt für viele Unternehmen einige Herausforderungen mit sich, weiß die Produkt-Expertin bei Forterro, und zwar sowohl technischer als auch organisatorischer Natur. „Technisch gesehen benötigen Unternehmen eine aktuelle Softwarelösung, die E-Rechnungen nicht nur erstellen und empfangen, sondern auch in verschiedenen Formaten verarbeiten kann“, so Schmidhäuser. Hinzu komme der Austausch mit unterschiedlichen Systemen – etwa bei Kunden, Lieferanten oder öffentlichen Plattformen – die sich teils auf sehr unterschiedlichem Digitalisierungsniveau befinden.

Revisionssicher archiviert und korrekt geprüft

Ein weiterer Punkt betrifft laut der Software-Expertin die rechtlichen Anforderungen: So müssten E-Rechnungen revisionssicher archiviert und korrekt geprüft werden. Das setze aber entsprechende Prozesse und digitale Unterstützungen voraus. Nicht zu unterschätzen sei außerdem der kulturelle Wandel, den die Umstellung mit sich bringt: weg von der klassischen Dokumentverarbeitung hin zur reinen Datenverarbeitung. Das gewohnte Rechnungslayout spiele hierbei keine zentrale Rolle mehr – stattdessen gehe es um strukturierte Datensätze, die automatisiert weiterverarbeitet werden. Das sei ein Umdenken, das gerade in kleinen und mittleren Unternehmen Zeit und Akzeptanz braucht.

Unterschiedliche Herangehensweisen in der EU

Wie es bei dem Thema weitergehen wird, kann Schmidhäuser durchaus antizipieren. In den kommenden Jahren wird die E-Rechnung in ganz Europa zur Pflicht. „Damit wächst auch die Vielfalt an Formaten, Anforderungen und nationalen Besonderheiten“, sagt die Managerin. Jedes Land gestalte den Umstieg unterschiedlich – Frankreich oder Polen verwenden beispielsweise eigene Behördenplattformen, über die der Rechnungsaustausch künftig abgewickelt werden soll.

Diese Entwicklung bringe zweifellos zusätzliche Komplexität mit sich. „Gleichzeitig eröffnet sie die Chance, Prozesse europaweit zu harmonisieren und zu digitalisieren“, sagt Schmidhäuser. Für international tätige Unternehmen heißt das, frühzeitig die nötigen technischen und organisatorischen Grundlagen zu schaffen.

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