Das Pro und Contra von E-Rechnungen

Anbieter zum Thema

JACOB Elektronik GmbH

Soft & Cloud GmbH

peoplefone GmbH

Comarch AG

Probleme und Lösungen

Comarch hat einige Herausforderungen der elektronischen Rechnung zusammengetragen und zeigt dazu Lösungsansätze auf.

Einbindung und Support von Partnern

Herausforderung: Unternehmen fürchten einerseits eine zeitaufwändige Umstellung auf die papierlose Rechnungsverarbeitung mit Dutzenden oder gar Hunderten von Partnern und andererseits die Wartung des Projekts.

Lösung: Die Dienstleister können moderne Arbeitshilfen wie Handbücher, Webinare, Workshops oder Fernschulungen anbieten und einen mehrsprachigen Service Desk für internationale Kunden bereitstellen. Dies empfiehlt sich, um die Partner für eine Einbindung zu gewinnen, und hilft den Anbietern dabei, ein paar Gegner zu überzeugen.

Einhaltung multinationaler gesetzlicher Bestimmungen

Herausforderung: Es ist schwierig, alle Rechtsfragen zur elektronischen Rechnungsstellung zu berücksichtigen. Allein innerhalb der EU gibt es unterschiedliche lokalspezifische Anforderungen und komplexe Details zu beachten, zum Beispiel ob eine elektronische Signatur, EDI oder andere Methoden der Authentifizierung zu verwenden sind oder nicht. Ganz abgesehen von dem „Freigabemodell“ in Ländern wie der Türkei oder Mexiko, in denen eine Integration mit den Regierungsservern erforderlich ist.

Lösung: Aufgrund so vieler komplizierter Vorgaben sollten Unternehmen mit einem erfahrenen Anbieter zusammenarbeiten, der die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen in zahlreichen Ländern sowie die Interoperabilität mit anderen Betreibern gewährleisten kann.

Interne Geschäftsprozesse

Herausforderung: Je nach Unternehmensstruktur lassen sich viele Abteilungen in E-Invoicing-Projekte einbinden. Selbstverständlich sind dabei vor allem die Finanzabteilung und die Buchhaltung zu berücksichtigen, doch auch der Vertrieb, die Einkaufsabteilung, die Lieferantenkette oder die IT-Abteilung sollten mit integriert werden. Allerdings verwenden unterschiedliche Abteilungen oft verschiedene IT-Systeme und die Daten innerhalb eines Unternehmens sind meist weit verstreut. Außerdem möchten manche Unternehmen ihre Prozesse nur ungern ändern und versuchen einfach, die Preise für das Drucken und Scannen herkömmlicher Rechnungen zu verhandeln.

Lösung: Ein E-Invoicing-Projekt bedeutet für ein Unternehmen signifikante Einsparungen. Eine Person auf hoher Ebene (zum Beispiel ein Vorstandsmitglied) sollte damit betraut werden, das Projekt zu beaufsichtigen, Prioritäten zu setzen und alle relevanten Abteilungen einzubinden. Die elektronische Rechnungsstellung (oder, weiter gefasst, der gesamte Purchase-to-Pay-Prozess) erfordert die Integration von Systemen, durch die wiederum umfassende und zuverlässige Daten erfasst werden, die eine Optimierung der Entscheidungsprozesse ermöglichen.

Information und Beschäftigung mit dem Thema

Herausforderung: Es gibt zwei Gruppen: Unternehmen, die bereits E-Rechnung einsetzen und Unternehmen, die das noch nicht tun. Für die eine Gruppe hat sich die elektronische Rechnungsverarbeitung bereits als vorteilhaft erwiesen: sie konnte aufgrund des Netzwerkeffekts beträchtliche Einsparungen erzielen, die sich in messbaren Zahlen ausdrücken. Dies trifft vor allem dann zu, wenn ein Geschäft gewachsen ist und neue Partner gewonnen wurden – sowohl in Bezug auf Käufer als auch Verkäufer. Als sich diese Unternehmen, die meistens von ihren Schlüsselkunden zur elektronischen Rechnungsstellung „motiviert“ wurden, für die Umstellung ihrer Systeme entschieden, wollten sie vor allem eine Automatisierung der entsprechenden Prozesse und eine elektronische Verarbeitung von bis zu 100 Prozent der Rechnungen erreichen.

Die andere Gruppe konnte sich noch nicht mit dem Thema beschäftigen oder erkennt keine Vorteile in einer elektronischen Rechnungsverarbeitung. Zum Beispiel wenn eine Firma über mehrere Jahre mit lediglich einem Kunden zusammengearbeitet hat, für den die elektronische Rechnung relevant war. Gewöhnlich möchten sie ihr Projekt nicht ausbauen, bis andere Partner dies zwingend von ihnen erwarten.

Lösung: Wenn umfassende Informationen bereitgestellt werden und sich die Entscheidungsträger eines Unternehmens intensiv mit dem Thema auseinandersetzen, stellen sie oftmals fest, wie sich Unternehmensabläufe durch die elektronische Rechnungsstellung positiv verändern lassen. Dies kann sich für sie auszahlen. Um auch andere Geschäftspartner von dem Konzept zu überzeugen, bietet es sich an, Kalkulationen und Fallstudien vorzulegen, die das Verständnis für das Potenzial der elektronischen Rechnungsstellung erleichtern.

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