Anwendungs-Integration im SAP-R/3-Umfeld in der Praxis

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Verringerter Aufwand

Der Rechnungsprüfungs-Workflow dient zur Unterstützung des Rechnungsprüfungsprozesses bei der HSE. Alle eingehenden Rechnungen werden zentral in der Registratur über spezielle Scan-Arbeitsplätze erfasst. Über eine automatische Schnittstelle werden die eingescannten Rechnungen direkt an die unterschiedlichen Rechnungsprüfungs-Applikation weitergeleitet.

Im Workflow der Rechnungsprüfung werden alle wichtigen Daten der Rechnung direkt erfasst. Dabei unterstützt die Erfassung eine Schnittstelle zum SAP-R/3-System, die zur Auswahl der Kreditoren aus dem SAP-R/3-System dient. Die Kreditorensuche bietet umfangreiche Parameter für die schnelle Zuordnung des Kreditors. Nach der Erfassung der Rechnung wird diese über den Workflow an die entsprechenden Abteilungen weitergeleitet.

Anlegen von Belegen

Über die SAP-R/3-Schnittstelle werden die Rechnungen bereits automatisch im SAP-System angelegt. Die Rechnungsprüfer ihrerseits besitzen die Möglichkeit, über den Rechnungsprüfungs-Workflow zu jeder Rechnung beliebig viele Klärungen – auch parallel – anzufordern. Dabei werden die eingescannten Rechnungen an die verantwortlichen Personen zur Freigabe weitergeleitet. Hier stehen wieder verschiedene Klärungs-Workflows in der Applikation zur Verfügung. Nach dem Abschluss der Klärung wird die Rechnung im System final gebucht. An dieser Stelle kommt wiederum eine Schnittstelle zwischen Rechnungsprüfungs-Workflow und dem SAP-R/3-System zum Einsatz.

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