Wie Geschäftsprozess-Optimierung im Mittelstand funktioniert

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Die technische Umsetzung

Nach diesem Modell bezieht etwa der Mainzer Softwareanbieter Drivve seine Kunden bei der Lösungskonzeption unmittelbar mit ein. Noch während der Abschlussphase plant die Projektleitung in einem speziellen Workshop zusammen mit dem Kunden, welche Komponenten und Zusatzmodule der hauseigenen Dokumenten-Management-Systeme die individuellen Kundenbedürfnisse am besten erfüllen. „Wie die Module im Unternehmen optimal zusammenspielen, hängt von den Organisationsstrukturen und vor allem von der bestehenden Softwarelandschaft ab“, erläutert Thomas Hahner, Managing Partner bei Drivve. „Anhand des Organigramms und der Landkarten aus Cockpit können wir auch den in IT-Themen weniger bewanderten Entscheidern sehr gut deutlich machen, welche Anwendungen wo liegen, wie sie miteinander verbunden sind und welche Anforderungen sich daraus ergeben.“ Diese werden anschließend in einem Pflichtenheft dokumentiert.

Drivve-Kunde Sven Immerheiser, geschäftsführender Gesellschafter der Hausverwaltung Immerheiser GmbH, kann das nur bestätigen: „Am interessantesten war für uns, zu durchleuchten, wie die internen Abläufe sind und wer welche Daten wann benötigt.“ Aus dieser initialen Bestandsaufnahme, die vier Termine umfasste, wurden nicht nur die Zugriffsrechte für die Mitarbeiter abgeleitet, sondern auch vielfältige Workflow-Vorlagen definiert.“ Die Ergebnisse überzeugten den Immobilienprofi schnell. „Bis dahin war mir absolut nicht klar, dass ich selbst der größte Engpass beim Posteingang war“, erinnert er sich. „Wenn ich außer Haus war, bekamen alle Mitarbeiter ihre Post entsprechend später.“

Flüssige Arbeitsabläufe

Dank des von Drivve eingeführten Dokumenten-Management-Systems Drivve XBS und der Arcway-Methodik gehören solche Engpässe der Vergangenheit an. „Dabei haben wir nicht nur unsere internen Prozesse optimiert“, betont Immerheiser. „Heute bestimmt der Workflow beispielsweise bei einer Eigentümergemeinschaft, dass jede eingehende Reparaturrechnung ab 500 Euro sofort allen Eigentümern gemailt wird. Das spart am Jahresende viele Diskussionen.“ Eine andere Erkenntnis war, dass viele Termine vor Ort wiederholt werden mussten, weil Unterlagen fehlten. Heute sorgt eine Remote-Anbindung per Laptop dafür, dass Objektbetreuer oder Hausmeister jederzeit auf Mietverträge, Übergabeprotokolle und sonstige Dokumente zugreifen können. Hier soll der von Drivve angebotene Zugriff vom iPhone aus bald für weitere Arbeitserleichterung sorgen.

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