Definition Was ist Wissensmanagement?

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Mit einem systematischen Wissensmanagement erweitern Firmen ihr Know-how und nutzen das vorhandene Wissen effektiv. Softwarelösungen wie Dokumenten-Management-Systeme leisten hierbei wertvolle Dienste.

Mit einem systematischen Wissensmanagement erweitern Firmen ihr Know-how und nutzen das vorhandene Wissen effektiv. Softwarelösungen wie Dokumenten-Management-Systeme leisten hierbei wertvolle Dienste.

Beim Wissensmanagement geht es darum, Informationen gezielt zu erfassen, aufzubereiten und zugänglich zu machen. Die überarbeitete Norm ISO 9001:2015 fordert das Vorhandensein eines entsprechenden Systems. Unternehmen sollten auch unabhängig von dieser Zertifizierung ein nachhaltiges Knowledge Management betreiben: In der heutigen Wissensgesellschaft kommt es entscheidend auf die optimale Nutzung von Informationen an.

Wissensmanagement: Funktionsweise und Zweck

Das Knowledge Management zielt darauf ab, systematisch Informationen zu sammeln, präsentabel zu gestalten und zur Verfügung zu stellen. Dieser Prozess kann sich auf Wissen aller Art beziehen. Verantwortliche in Unternehmen interessieren sich zum Beispiel für Themen wie Produktentwicklung, Qualitätssicherung, Arbeitssicherheit und Energieeffizienz. Mit einem modernen System des Wissensmanagements machen Firmen das jeweilige Wissen dauerhaft nutzbar. Folgendes Beispiel soll das Vorgehen verdeutlichen:

• Ein Manager will den Energieverbrauch bei bestimmten Betriebsabläufen senken und recherchiert mit Experten mögliche Ansätze (Wissenserfassung).

• Anschließend erarbeitet das zuständige Team Leitfäden, Schulungsmaterial und Handlungsanweisungen (Wissensaufbereitung und -vermittlung).

• Es sorgt zugleich dafür, dass sich künftig auch neue Mitarbeiter dieses Wissen aneignen können. (Wissenserhalt).

In anderen Fällen sind Informationen in der Belegschaft vorhanden, einer Generierung neuen Wissens bedarf es nicht. Bisher erfolgt die Wissensvermittlung unter den Mitarbeitern aber verbal und unsystematisch. Ein systematisches Wissensmanagement verhindert, dass Know-how verloren geht.

Bedeutung des Wissensmanagements: Beispiele

Ein umfangreiches Wissen ist die entscheidende Voraussetzung, um im Wettbewerb zu bestehen. So benötigen die meisten Unternehmen qualifizierte Mitarbeiter, die in ihrem Gebiet über Spezialwissen verfügen. Ältere Angestellte müssen in der Lage sein, den gesammelten Erfahrungsschatz an jüngere Mitarbeiter weiterzugeben. Ansonsten droht bei einem Generationenwechsel der Verlust von Know-how. Mit einem gezielten Wissensmanagement vermeiden Firmen diese Problematik.

Ein weiteres Beispiel sind Informationen über Kunden. Mit Tracking im Internet und anderen Möglichkeiten eignen sich Betriebe vielfältiges Wissen über Stamm- und Neukunden an. Die Herausforderung ist, diese Daten klug aufzubereiten und sie allen relevanten Mitarbeitern zugänglich zu machen. Eine riesige Datenmenge ohne Auswertung und Aufbereitung bringt im Geschäftsalltag nichts. Zugleich erweisen sich diese Informationen als unnütz, wenn wichtige Abteilungen im Unternehmen über keinen Datenzugriff verfügen.

Software erleichtert das Knowledge Management

Das moderne Wirtschaften zeichnet sich durch eine Informationsfülle aus, der Begriff Informationsflut ist ebenfalls verbreitet. Diese Bezeichnungen deuten auf eine Schwierigkeit hin: Ohne technische Unterstützung lassen sich Daten nicht ausreichend nutzen. Verschiedene Softwarelösungen sind bei einem innovativen Wissensmanagement deshalb unverzichtbar. Eine große Bedeutung kommt Dokumenten-Management-Systemen zu. Sie erleichtern die übersichtliche Ablage von elektronischen Dokumenten und das schnelle Auffinden. Zudem kommen IT-Systeme wie Workflow-Management-Systeme zum Einsatz.

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