Neue Software effektiv implementieren Shelfware: Wenn Software Staub ansetzt

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Von „Shelfware“ spricht man, wenn Technologielösungen nach dem Kauf oder der Bereitstellung im digitalen Regal verstauben. Firmen implementieren die Lösungen entweder nur unzureichend oder schulen ihre Mitarbeiter nicht gut genug, um sie optimal zu nutzen. Ein strukturiertes Change-Management löst dieses Problem.

Die rasante technologische Entwicklung führt zu immer mehr Druck auf Unternehmen, ihre Arbeitsweise zu optimieren. Darin steckt die Gefahr, dass Unternehmen in Software investieren, ohne sicherzustellen, dass diese nach der Implementierung ihr volles Potenzial auch entfalten kann. Dies trifft insbesondere auf viele europäische Unternehmen zu, die zwar teure Softwarelösungen kaufen, aber nicht über die Zeit, die Ressourcen oder wirksame Change-Management-Prozesse verfügen, um sicherzustellen, dass die Technologie von den Mitarbeitenden effektiv genutzt wird.

Dies ist ein Problem, denn wenn die Software nicht ausreichend genutzt wird, kann sie den Unternehmen nicht den erwarteten Nutzen bringen. Außerdem führt dies zu einer enormen Verschwendung teurer Ressourcen und zu verpassten Gelegenheiten, das Potenzial von Technologieinvestitionen auszuschöpfen.

Best Practices zur Vermeidung von Shelfware

Shelfware betrifft fast jedes Unternehmen in unterschiedlichem Ausmaß und ist ein besonders häufiges Problem, wenn die Geschäftsstrategie und der Plan für den Einsatz von Softwarelösungen unzureichend sind. Bei der Auswahl einer Lösung spielen CIOs eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, eine breite geschäftliche Ausrichtung auf die Unternehmensziele und -vorgaben sicherzustellen. Sie spielen eine Schlüsselrolle, wenn es darum geht, die Funktionsmanager darüber zu informieren, was die Lösung leisten kann und warum ihre Nutzung für die Teams im gesamten Unternehmen eine Priorität darstellen sollte. Bei der Auswahl der Lösung sollte eine langfristige Geschäftsperspektive eingenommen werden. Wie wird die Technologie die Wachstumspläne und zukünftigen Anforderungen des Unternehmens unterstützen?

Bei der Implementierung ist es für Unternehmen wichtig zu verstehen, wie die neue Softwarelösung in das bestehende Ökosystem integriert werden kann, um einen reibungslosen Übergang für das Unternehmen zu gewährleisten. Zu viele Unternehmen begehen den Fehler, die Software genau so zu implementieren wie die Lösung, die sie ersetzen. Stattdessen sollten CIOs die Unternehmen anweisen, die Einführung neuer Softwarelösungen als Chance zu nutzen, um die aktuellen betrieblichen Prozesse und Arbeitsabläufe zu analysieren und zu optimieren, um langfristig bessere Ergebnisse zu erzielen.

Die Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit neuen Softwarelösungen ist von entscheidender Bedeutung. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Prioritäten und der technische Kenntnisstand der Mitarbeitenden innerhalb eines Unternehmens unterschiedlich sind. Unabhängig davon, ob Sie in umfassende Anwenderschulungsprogramme investieren oder interne Schulungen zur Unterstützung von Change-Management-Prozessen einführen, ist ein nutzerzentrierter Ansatz, bei dem die Schulung im Vordergrund steht, von entscheidender Bedeutung.

Zugegebenermaßen kann dies für kleinere Unternehmen, einschließlich vieler deutscher KMU, eine Herausforderung darstellen, da sie möglicherweise nicht über ausreichende Budgets oder Ressourcen verfügen, um die Einführung effektiv zu unterstützen. Sorgfältige Planung, Unterstützung durch das Management und Anleitung tragen jedoch dazu bei, dass die Einführung einer neuen Technologie für die Mitarbeitenden ein Erfolg wird.

Optimale Software-Nutzung sicherstellen

Wie können Unternehmen sonst sicherstellen, dass neue Software optimal genutzt wird?

• Keep it simple: Vermeiden Sie unnötige Komplexität bei der Schulung der Mitarbeiter.

• Früher Start des Rollouts: Hat der Prozess erst einmal begonnen, können kontinuierlich Verbesserungen vorgenommen werden.

• Führungskräfte als Vorbilder: Das Management sollte mit gutem Beispiel vorangehen und die Nutzung der neuen Software aktiv fördern, damit die Teams ihrem Beispiel folgen.

• Mitarbeitende als Botschafter: Nutzen Sie das Key-User- und Train-the-Trainer-Prinzip, um Mitarbeiter:innen zu Experten zu machen, die wiederum andere Teammitglieder schulen können.

• Agiles Vorgehen: Versuchen Sie nicht, 100% Perfektion zu erreichen. Oft reichen 80%.

Die Zukunft der Software-Implementierung und -Nutzung

Es ist wichtig, dass die Technologie effektiv genutzt wird, damit die Unternehmen von ihren geschäftlichen Vorteilen profitieren können, um Probleme mit den Regalen zu vermeiden. Darüber hinaus schaffen erfolgreiche Strategien für die Implementierung von Veränderungen einen Präzedenzfall und versetzen Unternehmen in eine stärkere und flexiblere Position, sodass sie bereit sind, neue und aufkommende Technologien zu übernehmen. KI ist derzeit in aller Munde. In ihrem Eifer, sie zu nutzen, denken Unternehmen möglicherweise nicht darüber nach, wie KI in ihre umfassenderen Geschäftsstrategien passt und wie sie ihre Organisation für die Einführung von KI ausstatten und einbinden können.

KI wird dazu beitragen, das Problem der „Shelfware“ in Zukunft zu bekämpfen. Indem sie beispielsweise bei der Analyse und Bewertung von Pitches und Vorschlägen von Vertriebsteams hilft, wird KI-Führungskräften dabei helfen zu verstehen, ob eine Technologielösung mit den strategischen Zielen ihres Unternehmens übereinstimmt. KI-gestützte Schulungsprogramme helfen auch dabei, eine große Zahl von Anwendern über die optimale Nutzung neuer Software zu informieren. Sie können auf bestimmte Mitarbeitende zugeschnitten werden, je nach deren Lernbedarf und Rolle im Unternehmen. Glücklicherweise werden die Softwarelösungen selbst immer benutzerfreundlicher, individueller und auf Integration und Interoperabilität ausgerichtet, so dass es für Unternehmen einfacher wird, sie unternehmensweit einzusetzen und zu nutzen.

Shelfware ist verschwenderisch, teuer und weiter verbreitet, als die Unternehmen zugeben wollen. Strukturierte Change-Management-Prozesse sind unerlässlich, um das Risiko von Shelfware zu minimieren und die Grundlage dafür zu schaffen, dass Unternehmen die Chancen neuer Technologielösungen nutzen können. Klare Strategien, ausreichende Unterstützung und kontinuierliche Weiterbildung helfen jedem Unternehmen, das volle Potenzial seiner Technologieinvestitionen auszuschöpfen und so seine Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt zu steigern.

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