Spezielle Anforderungen an lang laufende Wartungsverträge Lückenlose Verträge verhindern Streit mit der Kundschaft

Mangelhafte Verträge können insbesondere bei lang laufenden Projekten Probleme verursachen. Denn technische Innovationen oder Wertänderungen der Währung können Anforderungen sowohl von Auftraggebern als auch Auftragnehmern ändern.

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Die technische Weiterentwicklung macht vor den Schranken von IT-Verträgen, in denen bestimmte Leistungen beschrieben sind, nicht Halt. Was vor zehn Jahren Up-to-date war, ist heutzutage überholt. Ebenso kann die vertraglich fixierte Entlohnung der Leistung im Lauf der Zeit durch eine Inflation an Wert verlieren. Solche veränderbaren Umstände sollten von vorneherein in Wartungsverträgen Niederschlag finden, um Streit vorzubeugen.

Dem IT-Wandel gerecht werden

Betrachtet man die IT-Leistungen, müssen alle am Projekt Beteiligten Klarheit darüber haben, dass sich die Anforderungen an die ursprüngliche Leistung ändern können. Im Vertrag sollte deshalb eine „Änderungsoption“ integriert sein. Ziel einer solchen so genannten „Change-Request-Regelung“ ist es, den Umgang mit Mehraufwand zu regeln, der bei Vertragsschluss noch nicht feststand. Für den Prozess der nachträglichen Leistungsbeschreibung sollte der IT-Vertrag eine entsprechende Klausel für das förmliche Verfahren dabei enthalten. Es ist empfehlenswert, bestimmte Fristen für die Antwort zum Änderungsverlangen zu vereinbaren. Ferner sollten diese Änderung wie auch das Change-Request-Verfahren selbst schriftlich dokumentiert werden.

Inhaltlich müssen die Change-Request-Klauseln Regeln festlegen, nach denen die Auswirkungen und der Umfang eines Änderungsverlangens quantifiziert werden können. So kann es sinnvoll sein, in so genannten Impact-Stufen Kriterien zu bestimmen, die eine Kategorisierung der Änderungswünsche anhand ihrer Auswirkungen und des entstehenden Arbeitsaufwandes ermöglichen. Dann können minimale Änderungen am Projekt weniger förmlich behandelt und leichter beschlossen werden. Nach einer Einordnung des Änderungsverlangens in ein System von Impact-Stufen kann mit Bezug auf das Vergütungsmodell des übrigen Vertrages zudem eine interessengerechte Preisfindung vereinbart werden, ohne zum Zeitpunkt des Vertragschlusses den genauen Gegenstand der Vertragsänderung kennen zu müssen.

Wie man einem möglichen Wertverfall der Entlohnung begegnen kann, erfahren Sie auf der nächsten Seite.

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