Aktenschränke, Ordner und Post-its werden digital DMS-Branche sucht Prozessoptimierer für die digitale Archivierung

Dokumenten-Management-Systeme setzen der Usability wegen auf digitale Abbilder der Realität. Bei Elo wird das besonders konsequent durchgezogen. IT-BUSINESS sprach mit Channel-Manager Christopher Zauche über Besonderheiten eines boomenden Segments und digitale Aufkleber.

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Den Leitz-Ordner kennt jeder Büroarbeiter. Den elektronischen Leitz-Ordner kennt so mancher Bildschirmarbeiter, der mit einer Archivierungs-Software von Elo arbeitet. „ELO“ steht nämlich ursprünglich für „Elektronischer Leitz Ordner“. Nach einem Management-Buy-Out im Jahr 1998 hat man sich bei Elo allerdings von der bekannten Mutterfirma aus dem Ordner-Geschäft entfernt. Was bis heute blieb, ist der Ansatz, die physischen Objekte aus dem Büroalltag in die Bildschirm-Darstellung zu übernehmen - so gliedert sich die File-Hierarchie nach den entsprechenden Pixel-Bildnissen.

Gemäß der Büro-Realität als Vorbild gibt es zu verschiedenen Themen eigene Aktenschränke, in denen Ordner aufbewahrt werden, die wiederum über Register verfügen, unter denen Einzel-Dokumente zu finden sind. Auf diese Dokumente können – in Anlehnung an das „richtige Leben“ zudem kleine, digitale Post-it-Zettelchen geklebt werden. Wichtig hierbei: Die Post-its sind quasi nur aufgeklebt, in Form eines darüber gelegten Layers, der die Original-Files – meist im TIFF-, PDF/A- oder JPEG2000-Format, nicht verändert. Sonst gäbe es Probleme mit dem Finanzamt, das ein Archivierungssystem verlangt, bei dem Originaldateien nicht manipuliert werden können. Ein digital aufgeklebtes und entfernbares Merkzettelchen geht aber in Ordnung.

Die voreingestellte Standardfarbe dieser Digitalzettelchen ist freilich das typische gelb. Die Büroalltags-Metapher wird nicht nur an dieser Stelle konsequent durchgezogen, sondern entlang der kompletten Ablage-Hierarchie: Ein Einzeldokument kann beispielsweise auch uneingeordnet in einen Aktenschrank gelegt, ein Aktenschrank sinnigerweise aber nie in einem Ordner abgeheftet werden et cetera.

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