Verbesserung der arbeitseinteilung im Klinikum Jena Dienstplan mit Köpfchen

Redakteur: Katariina Hoffmann-Remy

Gigant.Das Universitätsklinikum Jena ist ein Großunternehmen mit mehr als 4 000 Mitarbeitern. Die Gisa GmbH aus Halle ist dort mit der Einführung eines elektronischen Personaleinsatzplanungs-Systems (PEP) beauftragt worden.

Firma zum Thema

Barbara Rademacher, Stationsleiterin Universitätsklinikum Jena
Barbara Rademacher, Stationsleiterin Universitätsklinikum Jena
( Archiv: Vogel Business Media )

Die dynamische Entwicklung in der Personalwirtschaft bringt für Unternehmen und Organisationen viele neue Anforderungen mit sich. Es kommt zu einer spürbaren Erweiterung der Aufgabengebiete in den Personalabteilungen. Aber auch Mitarbeiter in den Fachabteilungen sind mit zusätzlichem bürokratischem Aufwand beschäftigt, der sie von ihrer eigentlichen Arbeit abhält. Hier sind IT-Lösungen gefragt, welche die Fachabteilungen in ihrer täglichen Arbeit unterstützen. Ein solches Beispiel ist die elektronische Personaleinsatzplanung (PEP).

Besonders in Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen kommt der effektiven Personaleinsatzplanung große Bedeutung zu. Stationsleitungen brauchen ein zuverlässiges Werkzeug, mit dem sie komplexe Schichtsysteme planen und verwalten, aber auch flexibel auf kurzfristigen Personalbedarf reagieren können. Auf der anderen Seite muss die Personalabteilung von formalen Tätigkeiten, wie zum Beispiel der Erfassung von Zeitlohnarten, zum Beispiel für zuschlagspflichtige Nachtarbeitsstunden im SAP-System, entlastet werden, die von den Stationen häufig als Listen eingereicht werden.

Bildergalerie

Vor diesem Hintergrund hat das Universitätsklinikum Jena, ein Großunternehmen mit mehr als 4 000 Mitarbeitern und 50 verschiedenen Einrichtungen, die Gisa GmbH aus Halle mit der Einführung der elektronischen PEP beauftragt.

Auf SAP festgelegt

Zur Unterstützung der Personalein-satzplanung existieren über 90 Softwarelösungen verschiedener Anbieter, darunter auch spezielle Branchenlösungen. Das Uniklinikum hat sich jedoch für die SAP-Anwendung PEP von Gisa entschieden. Bereits seit 1995 steht in der Klinik die Standardsoftware SAP R/ 3 zur Verfügung. Genutzt wurden bisher die kaufmännischen Module und die Komponente Personaladministration. Seit 2002 hat das Klinikum auch die Personalabrechnung von SAP im Einsatz. Ein neues System eines anderen Anbieters stand deshalb nicht zur Debatte. Bis 2005 hatten die Dienstplaner auf den Stationen der Uniklinik Jena die Dienstzeiten in Listen und Tabellen notiert. Vor allem das Führen der Zeitkonten und das Dokumentieren von Mehrstunden, Wochenendarbeit, Nacht- und Schichtzuschlägen sowie Wochenendzuschlägen war sehr zeitraubend. Häufig kam es zu Mehrfachdokumentationen, denn auch die Mitarbeiter notierten ihre Dienstzeiten. Barbara Rademacher, Stationsleitung auf einer neurologischen Station und später Projektleiterin bei der Uniklinik, musste die Übersichten dann zusammenführen. Oft erfolgte diese Tätigkeit nach der Schicht oder zu Hause. Für die Monatsabrechnung benötigte Frau Rademacher rund zwei Tage. Bis Ende 2006 sollen nun Pfleger und Krankenschwestern auf allen 93 Stationen von der bürokratischen Dokumentation entlastet werden, die bis zu einem Drittel der täglichen Arbeitszeit beansprucht.

Mit Workshop gestartet

Zunächst stellte Gisa der Uniklinik Jena die im SAP-Standard vorhandene Lösung zur Dienstplanung in einer Präsentation vor. Anschließend nahmen die Projektmitarbeiter von Gisa in einem Workshop den Ist-Zustand auf und ermittelten die Erwartungen der Klinikmitarbeiter an das neue System. Ende Januar 2005 lag ein umfangreiches Konzept zur Organisation der PEP bei der Uniklinik vor, auf dessen Basis die Einführung des Systems gemeinsam mit Vertretern des Pflegedienstes, dem Dezernat Personalmanagement und dem klinischen Rechenzentrum erfolgte. Zunächst wurde die PEP in einem Pilotprojekt auf sechs Stationen eingeführt, unter anderem auf der neurologischen Station von Barbara Rademacher. Die Piloten konnten im August 2005 produktiv eingesetzt werden. Bis Anfang Oktober wurde die PEP getestet und erforderliche Anpassungen vorgenommen. Im Januar 2006 wurde mit dem Rollout auf weitere Pflegeeinrichtungen begonnen.

Sowohl die Dienstplaner als auch die Sachbearbeiter aus dem Dezernat Personalmanagement wurden durch Gisa geschult. Barbara Rademacher stand ihren Kollegen permanent zur Verfügung und gab Hilfestellung bei Anwendungsfragen. Für die Mitarbeiter der Uniklinik bedeutet das neue System eine enorme Arbeitserleichterung: „Es ist für uns viel komfortabler, unsere Dienstplanung über die benutzerfreundliche Oberfläche einzutragen. Automatisch prüft das System die Bedarfsdeckung pro Dienst, die Stationsleitung kann direkt auf den gewünschten Personalbedarf reagieren“, so Barbara Rademacher.

Nutzen

PEP erstellt einen elektronischen Dienstplan unter Berücksichtigung von Qualifikationen der Mitarbeiter und des Bedarfs der jeweiligen Station. Neben der eigentlichen Dienstplanung ist eine Zeitauswertung implementiert. Damit können Zeitkonten, also zum Beispiel Mehr-arbeitskonten und Abwesenheiten, wie Urlaub und Elternzeit, verwaltet werden. Außerdem werden aufgrund der erfassten Zeiten Zulagen und Zuschläge für Rufbereitschaftsvergütung, Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit automatisch generiert und mit der Entgeltabrechnung ausgezahlt. Jeder Mitarbeiter, der an der Dienstplanung teilnimmt, erhält neben seinem Entgeltnachweis einen detaillierten Zeitnachweis, auf dem seine tägliche Arbeitszeit sowie Bereitschaften, Zeitkonten und andere erforderliche Zusatzinformationen aufgelistet sind. Wkhr

(ID:2000354)