XRechnung, ZUGFeRD, XML Die E-Rechnung als Prozess

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SPS Commerce kennt das Thema E-Rechnung aus dem praktischen Tagesgeschäft. Der IT-Dienstleister bietet eine Fullservice-Lösung für EDI und E-Invoicing. Das Thema ist oft eine Mindset-Frage ist, sollte als Prozess gesehen werden und kommt spätestens 2030 wieder auf den Tisch.

Neben dem Thema E-Rechnung steckt SBS Commerce tief im Thema Supply Chain und arbeitet damit an Prozessen in Unternehmen. „Wir halten die E-Rechnung als sehr nützlich, weil sie viele Dinge vereinfacht und ein erster Schritt in eine elektronische Supply Chain sein kann“, sagt Christian Seidl, Geschäftsführer DACH, SPS Commerce. Bei Projekten rund um die E-Rechnung müsse man verinnerlichen, „dass es sich um einen Prozess handelt“ und es daher nicht reiche „einfach irgendein Tool anzuschaffen“, so Seidl. Damit sei es ein Thema der Fachabteilung und nicht nur der IT.

E-Rechnung auf Prozess-Ebene ernst nehmen

Jetzt nur mal schnell die minimalen Anforderungen zu erfüllen, sei viel zu kurz gesprungen, ist der Manager überzeugt. Vielmehr gelte es, das Thema positiv anzugehen. „Es ergibt keinen Sinn, es nur zu machen, weil es verpflichtend ist.“ Wenn man hingegen mit der Einführung der elektronischen Rechnung die Prozesse optimiert, springen viele Vorteile für die Unternehmen heraus. Seidl zählt auf:

• Steigerung der Effizienz,

• Verbesserung der Effektivität und

• Kosteneinsparungen.

Das klinge zwar plakativ, entspreche aber den Tatsachen.

Die E-Rechnung hat zwei Seiten: Absender und Empfänger

Probleme ergeben sich laut Seidl vornehmlich dann, wenn die Prozesse nicht sauber aufgesetzt sind. Das gelte für beide Seiten, den Sender und den Empfänger. Ein großer Unterschied zur Papier-, beziehungsweise PDF-Rechnung sei, dass die elektronischen Systeme präziser arbeiten als der Mensch. Das heißt: „Durch die geringere Toleranz kann es in der Anfangszeit zu einer etwas höheren Anzahl an abgelehnten Rechnungen kommen.“ Der Geschäftsführer ist aber überzeugt davon, dass sich das schnell einspielt. Das habe sich jedenfalls in seinen Projekten bislang bestätigt.

Studie von Sevdesk

Die E-Rechnung setzt sich langsam durch

Arbeit am Mindset ist an der Tagesordnung

Die neue Gesetzgebung zur E-Rechnungspflicht zum 1. Januar 2025 war durchaus ein Umsatzbooster für den IT-Dienstleister. Einher ging aber viel Education-Arbeit für die Unternehmen, blickt der Manager zurück. Bei vielen Gesprächspartnern hat Seidl das Gefühl, dass die E-Rechnung abgelehnt und auf Zeit gespielt wird. Das könne er nicht empfehlen und versucht den Fokus auf die positiven Begleiteffekte zu lenken. Dennoch hätten sich auf dem Gesamtmarkt viele Unternehmen für eine Minimallösung entschieden, um den gesetzlichen Anforderungen nachzukommen. „Alle Unternehmen, die diesen Schritt gegangen sind, müssen den nächsten Schritt noch tun“, antizipiert der Manager. Manchmal gehe es auch um ganz grundlegende Angelegenheiten. So behauptete ein Kunde, er mache bereits seit mehr als 20 Jahren E-Rechnung und brauche deshalb keine Lösung dafür. „Tatsächlich hat der Kunde aber PDF-Rechnungen per E-Mail versandt und empfangen, was selbstverständlich keine elektronischen Rechnungen sind“, schmunzelt Seidl.

Lauernde Probleme bei der Steuerprüfung

Was passiert, wenn ein Unternehmen aus dem B2B-Umfeld keine E-Rechnung einführt? Problematisch kann es in der Praxis vor allem bei der Steuerprüfung werden. „Wurden die Rechnungen nicht nach den Vorgaben erstellt und bearbeitet, kann der Steuerprüfer die Rechnung als ungültig erklären. Bei Eingangsrechnungen mit hohen Beträgen kann das sehr schmerzhaft werden“, so der Geschäftsführer.

Cross-Border-Business ist die nächste Ebene

Noch ist das Thema E-Rechnung ein nationales Thema, weil die gesetzlichen Regelungen als nationales Recht im jeweiligen EU-Land implementiert werden. Doch eine Internationalisierung ist absehbar. Viele Kunden von Seidl sind international aufgestellt und betreiben in weiteren Ländern eigenständige Niederlassungen. Diese sind im jeweiligen Land ebenfalls an die dort geltenden E-Rechnungsvorschriften gebunden, was laut Seidl mitunter übersehen wird. „Das Cross-Border-Business ist dann der nächste Schritt, wenn alle nationalen Anforderungen umgesetzt sind.“ Voraussichtlich ab 2030 wird das landesgenzenübergreifende Geschäft der tonangebende Aspekt bei der E-Rechnung werden, taxiert der Manager.

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