Stichtag 1. Januar 2017

GoBD: die Galgenfrist läuft

| Redakteur: Heidemarie Schuster

Die GoBD gilt bereits seit November 2010. Die letzte Galgenfrist zur 100-prozentigen Umsetzung endet nun am 1. Januar 2017.
Die GoBD gilt bereits seit November 2010. Die letzte Galgenfrist zur 100-prozentigen Umsetzung endet nun am 1. Januar 2017. (Bild: Sylwia Brataniec - Fotolia)

Der 1. Januar 2017 naht und ab dann gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Damit schließt sich die letzte Hintertüre für Unternehmen.

Ab dem 1. Januar 2017 gelten die Verordnungen der GoBD, ergänzt um Regelungen aus einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom November 2010, uneingeschränkt. Die Auswirkungen können für Unternehmen gravierend sein. Viele haben nach wie vor noch nicht erkannt, wie umfangreich die GoBD in ihre organisatorischen Prozesse eingreift. Nun schließt sich allerdings am 31. Dezember 2016 die letzte Hintertür, die der Gesetzgeber im Sinne einer Übergangsregelung offen gelassen hat. Wirtschaftsprüfer prognostizieren bereits empfindliche Strafen bei Verstößen gegen die Bestimmungen der GoBD.

Mangelhafte Vorbereitung

Laut dem IT-Beratungs- und -Systemintegrations-Unternehmen Nextevolution wirkt die Frist fast wie ein „Erkenntniskatalysator“. Den Verantwortlichen in den betroffenen Unternehmen wird auf den letzten Metern klar, was Sätze wie: „Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen (...) unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden“, in Kombination mit den weiteren Verordnungsinhalten tatsächlich bedeuten. Viele würden feststellen, dass ihre Unternehmen nur unzureichend vorbereitet seien und nun Gefahr im Verzug sei.

Technische Anforderungen

In der GoBD wird klargestellt, dass durch Registrierkassen erstellte Kassenbelege automatisch der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen. Außerdem spezifiziert das Gesetz nochmals die bereits vorher festgelegte Unveränderbarkeit der Daten. Sie sind während der Dauer der Aufbewahrungsfrist vollständig, jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren.

„Die Reduzierung einer bereits bestehenden maschinellen Auswertbarkeit, beispielsweise durch Umwandlung des Dateiformats oder der Auswahl bestimmter Aufbewahrungsformen, ist nicht zulässig (...)."

Um den Ansprüchen des Gesetzgebers also zu genügen, ist ein Archivsystem nötig, denn nur ein Archiv liefert eine solche technische Unveränderbarkeit.

Ein lokaler Kassenspeicher zählt dabei nicht als Langzeitarchiv, so Nextevolution. Doch auch damit ist dem Anspruch noch immer nicht Genüge getan: Auch das Archiv, in dem die Daten aufbewahrt werden, muss die gleichen Auswertungsmöglichkeiten des laufenden Kassensystems vorhalten, und das ebenfalls über den gesamten vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum. Es geht dabei eben nicht nur um Auffindbarkeit. Alle Auswertungsmechanismen – und die sind von Händler zu Händler verschieden – müssen abrufbar sein.

Fristablauf

Die Verordnung gilt praktisch bereits seit November 2010. Eine Schonfrist ergibt sich aus der Regelung, dass Kassensysteme, die den Anforderungen nicht oder nur teilweise genügen, längstens bis zum 31. Dezember 2016 eingesetzt werden dürfen. Die Zeit bis zum Fristablauf ist damit inzwischen überschaubar geworden.

Die GoBD aus dem November 2014 (Gültigkeit ab 1. Januar 2015) konkretisiert die Anforderungen des Gesetzgebers weiter. Diese gelten für die maschinelle Auswertbarkeit, die Verfahrensdokumentation, das interne Kontrollsystem und die elektronische Archivierung sowie für den Datenzugriff der Finanzbehörden. Damit wird klargestellt, dass eine Verfahrensdokumentation Pflicht ist.

„Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, zum Beispiel bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.“

Im Hardware-Bereich müssen demnach unveränderbare Datenträger (WORM-Medien) verwendet werden. In die Software müssen Sicherungen, Sperren, Festschreibungen und automatische Protokollierungen integriert sein, die durch Zugriffsbeschränkungen seitens der Betriebsorganisation flankiert werden. Klar ist, dass allein die Ablage der Daten in einem Dateisystem diese Anforderungen nicht erfüllt. Deshalb wird auch die Ablage der Daten im Kassensystem selbst nicht genügen. Sollte das Kassensystem im Aufbewahrungszeitraum nämlich abgelöst werden, müssten die Originaldaten unter transaktionaler Absicherung in einem dokumentierten Verfahren in ein Archivsystem migriert werden, da ein einfaches Umkopieren nicht erlaubt ist.

Registrierkassen mit Sicherheitszertifikat

Als letzte Lücke im System hat der Gesetzgeber nun die elektronische Registrierkasse selbst ausgemacht und natürlich soll auch diese Möglichkeit zum Steuerbetrug verhindert werden, so Nextevolution. Am 13. Juli 2016 habe die Bundesregierung deshalb einem Gesetzentwurf zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen zugestimmt. Der Entwurf sehe die Installation von zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen an elektronischen Registrierkassen vor.

Diese Einrichtungen sollen die betrugsmäßige Manipulation von Kassendaten durch spezielle Software – so genannte Zappern – verhindern. Falls der Gesetzentwurf den Bundestag passiert, muss Nextevolution zufolge die Sicherheitseinrichtung an jeder elektronischen Registrierkasse in Deutschland voraussichtlich ab dem 1. Januar 2020 eingesetzt werden.

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