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Definition Was ist Enterprise Content Management (ECM)?

Von Zeroshope

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Heidelberg iT Management GmbH & Co. KG
Zadara Ltd.

Für Enterprise Content Management kursieren unterschiedliche Definitionen. Teilweise widersprechen sich diese – und trotzdem ist keine falsch. Verantwortlich hierfür sind branchenspezifische Ursachen.

Grundlagenwissen zum IT-Business(Bild: © adiruch na chiangmai - Fotolia.com)
Grundlagenwissen zum IT-Business
(Bild: © adiruch na chiangmai - Fotolia.com)

Wer sich über Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM-Systeme), -Anbieter oder auch nur -Definitionen informiert, beklagt keinen Mangel an Informationen – ganz im Gegenteil. Leider widersprechen sich jedoch die zahlreichen Angaben. Einfach verständlich sind sie in der Regel ebenfalls nicht. Erstaunlicherweise sind es oft Enterprise-Content-Management-Anbieter, die ihre Dienste allzu kompliziert beschreiben. Mancherorts besteht zudem Verwechslungsgefahr mit einfachem Content Management im Sinne der Verwaltung von Inhalten, die ihren Weg auf Webseiten finden.

Enterprise Content Management: Inhalte sind mit Informationen gleichzusetzen

Das Problem bei der Erklärung von Enterprise Content Management ist das zweite Wort. Übersetzt bedeutet es bekanntlich Inhalt. Leider ist dieser Begriff aber nicht (nur) das, was gemeint ist. Grundsätzlich geht es um alle Informationen, die ein Unternehmen (= „Enterprise“) hat – von Personal- über Kundendaten bis zu Webseiteninhalten und Analyse-Erhebungen. Was eine Firma weiß beziehungsweise nachprüfen kann, fällt unter den Bereich Content. Schreibt ein Mitarbeiter beispielsweise einen Brief im Namen der Firma oder ein Protokoll eines Meetings, zählen diese Dokumente ebenfalls dazu.

Zu unterscheiden sind dabei strukturierte und unstrukturierte Informationen. Bei ersteren handelt es sich um Daten, die bereits einer Ordnung unterliegen. Als Beispiel: Eine für den Steuerberater abgeheftete Rechnung ist eine strukturierte Information. Sie hat schließlich eine klare Zuordnung. Eingehende Kundenanfragen sind hingegen unstrukturierte Informationen, solange sie nicht für die Beantwortung an eine passende Stelle zugeteilt wurden. Es liegt in der Natur der Sache, dass Unternehmen alle Informationen strukturieren möchten, um bei Bedarf mit ihnen möglichst effizient arbeiten zu können. Diese Strukturierung ist eine sachgerechte Verwaltung – das Enterprise Content Management.

Welche Aufgaben haben Enterprise-Content-Management-Systeme?

Die Verwaltung wird in der Regel über spezielle Softwarelösungen bereitgestellt, die ECM-Systeme heißen. Sie werden durch Enterprise-Content-Management-Anbieter bereitgestellt und haben die folgenden Aufgaben:

  • Erfassung sämtlicher Informationen (Scannen, automatisches Erkennen, etc.);
  • Speicherung (zentrale Ablage);
  • Bewahrung (langfristige rechts- und revisionssichere Ablage);
  • Bereitstellung;
  • Verwaltung im Sinne der Vernetzung der anderen Aufgaben miteinander.

Branchenspezifisch können zusätzliche Aufgaben wie beispielsweise Versionsverwaltungen von Dokumenten hinzukommen. Teilweise widersprechen sich gängige Definitionen deshalb, weil sie Besonderheiten der eigenen Sparte berücksichtigen, die anderorts nicht gelten.

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