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Definition Was ist eine E-Rechnung?

Von Agnes Panjas 2 min Lesedauer

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Die E-Rechnung ist ein wichtiger Meilenstein bei der Digitalisierung des Rechnungswesens. Mit der Einführung ab 2025 geht Deutschland einen Schritt in Richtung Digitalisierung, Effizienzsteigerung und Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs..

Eine E-Rechnung ist ein digitales Dokument in einem elektronischen Format, das speziell für die automatisierte Verarbeitung konzipiert wurde. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen oder einfachen PDF-Dateien enthält die E-Rechnung standardisierte, maschinenlesbare Daten, die eine vollautomatische Integration in Buchführungs- und ERP-Systeme ermöglichen.(Bild: Canva / KI-generiert)
Eine E-Rechnung ist ein digitales Dokument in einem elektronischen Format, das speziell für die automatisierte Verarbeitung konzipiert wurde. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen oder einfachen PDF-Dateien enthält die E-Rechnung standardisierte, maschinenlesbare Daten, die eine vollautomatische Integration in Buchführungs- und ERP-Systeme ermöglichen.
(Bild: Canva / KI-generiert)

Eine E-Rechnung ist ein digitales Dokument, das in einem strukturierten, elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Im Gegensatz zu einfachen PDF-Dateien enthält eine E-Rechnung maschinenlesbare Daten, die eine vollautomatische Verarbeitung ermöglichen

Der entscheidende Vorteil: Während PDF-Dokumente lediglich digitale Abbilder von Papierrechnungen darstellen, verfügen echte E-Rechnungen über standardisierte Datenstrukturen, die eine medienbruchfreie Integration in bestehende Geschäftsprozesse erlauben.

Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue, rechtlich verbindliche Definition: Gemäß § 14 Abs. 1 S. 3 UStG n.F. qualifizieren sich nur noch Rechnungen im strukturierten, elektronischen Format als E-Rechnungen. Einfache PDF-Dokumente erfüllen diese Anforderungen dann nicht mehr.

Technische Standards und Formate

In Deutschland haben sich zwei maßgebliche Standards für E-Rechnungen etabliert:

  • XRechnung: Ursprünglich für den Geschäftsverkehr mit der öffentlichen Verwaltung entwickelt, hat sich dieser XML-basierte Standard mittlerweile auch im B2B-Bereich durchgesetzt. XRechnung ist der verpflichtende Standard für Rechnungen an die Bundesverwaltung.
  • ZUGFeRD: Dieses Format wurde primär für den B2B-Sektor konzipiert und ist in seiner Version 2.2.0 ebenfalls für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zugelassen.

    • Beide Formate erfüllen die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931, die den gemeinsamen semantischen Datenstandard für elektronische Rechnungen definiert und grenzüberschreitende Kompatibilität sicherstellt.

Vorteile der E-Rechnung

Gegenüber herkömmlichen Rechnungen auf Papier, soll die E-Rechnung digitale, wirtschaftliche und ökologische Vorteile bringen. Dazu zählen:

  • eine vereinfachte Ausstellung von Rechnungen
  • kürzere Durchlaufzeiten und eine schnellere Bearbeitung
  • eine Kostensenkung durch wegfallendes Porto
  • eine Ressourcen- und Umweltschonung durch den Wegfall von Transporten und Papierverbrauch

Rechnungsabsender müssen sich zunächst registrieren, bevor Sie ihre Belege an die jeweiligen Rechnungseingangsplattformen für die mittelbare und unmittelbare Bundesverwaltung senden können. Die Übertragung ist möglich via Upload oder manueller Dateneingabe, sie kann aber auch per De-Mail, E-Mail oder PEPPOL-Webservice erfolgen.

Gesetzliche Pflicht zur E-Rechnung ab 2025

Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes im März 2024 wurde eine verbindliche E-Rechnungspflicht für Deutschland beschlossen.Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind zunächst von der Ausstellungspflicht befreit, müssen aber bereits ab 2025 E-Rechnungen empfangen können. Die Einführung erfolgt stufenweise:

  • Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
  • Ab 1. Januar 2027: Pflicht zur Ausstellung und zum Versand von E-Rechnungen für die meisten Unternehmen.
  • Ab 1. Januar 2028: Vollständige Pflicht zur E-Rechnung, auch für Kleinunternehmen.

Implementierung im Unternehmen

Für die Einführung von E-Rechnungen stehen Unternehmen verschiedene Wege offen:

  • Nutzung von Serviceprovidern oder marktüblicher Software: Viele Anbieter von Buchhaltungssoftware haben ihre Lösungen bereits für E-Rechnungen angepasst.
  • Eigene Systeme: Bei Nutzung eigener IT-Infrastruktur müssen die technischen Voraussetzungen für die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen geschaffen werden.
  • Webbasierte Lösungen: Als Übergangslösung bieten sich webbasierte Erfassungsmöglichkeiten an, die insbesondere für kleinere Unternehmen ohne eigene Rechnungssysteme geeignet sind.

E-Rechnung und Steuerumsatzbetrug

Die E-Rechnung erschwert Steuerbetrug erheblich. Durch standardisierte, maschinenlesbare Formate können Finanzbehörden Transaktionen in Echtzeit prüfen und Unstimmigkeiten sofort erkennen. Das strukturierte Format macht Manipulationen schwieriger und schafft lückenlose digitale Prüfpfade. Besonders beim Umsatzsteuerbetrug – etwa durch Karussellgeschäfte oder gefälschte Vorsteuerabzüge – bietet die E-Rechnung wirksame Kontrollinstrumente. Die verpflichtende Einführung in Deutschland zielt explizit auf die Schließung der Mehrwertsteuerlücke und die Eindämmung von Steuerhinterziehung ab.

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