Krisen in IT-Projekten meistern Mit Recht zum Erfolg

Verfrühte Vertragsabschlüsse, zu knappe Zeitpläne, mangelnde Planung oder unklare Leistungsbeschreibungen haben schon so manchem IT-Projekt den Todesstoß versetzt. Wie Krisen vertraglich vorgebeugt und welche juristischen Wege zur Lösung beschritten werden können, wissen zwei auf IT-Recht spezialisierte Anwälte.

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Nur knapp die Hälfte aller IT-Projekte sind laut Marktforschungsergebnissen erfolgreich. Knapp jedes vierte überschreitet das Budget. Bei ebenso vielen Vorhaben ändert sich der Projektinhalt wesentlich. Typischerweise wird vertraglich aber nur ein Teil der Krisenursachen vorab geregelt, haben mit IT-Recht befasste Anwälte wie Dr. Thomas Lapp („IT-Kanzlei dr-lapp.de“) erlebt: „Das liegt zum Teil daran, dass selbst bei ausführlichster Diskussion der vertraglichen Regelung nicht alle Konflikte vorhergesehen werden können.“

Dennoch gibt es einige Regeln zur Optimierung der Erfolgschancen. Prof. Dr. Michael Bartsch von der Kanzlei „Bartsch und Partner“ nennt als einen typischen Grund für Konflikte verfrühte Vertragsabschlüsse durch Zeitdruck. Eine Alternative sei eine Absichtserklärung (Letter of Intent) vor dem endgültigen Vertrag. Eine kostenlose Vorlage bietet die Industrie- und Handelskammer Frankfurt am Main an. Daneben sei der Vertragstyp „Planung“ der „Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen“ (EVB-IT) für öffentliche Ausschreibungen ein „richtiges Konzept“. Ein Muster soll es ab Anfang 2007 bei der „Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung“ (KBSt) geben. Auch Ausstiegsvereinbarungen könnten Konflikten vorbeugen, die aus kurzfristiger Vertragsbindung resultieren. So könne eine Option auf Trennung vereinbart werden, falls die Verständigung aufs Pflichtenheft misslingt.

Einem zweiten klassischen Auslöser für Konflikte, den zu knappen Zeitplänen, könnten IT-Dienstleister vorbeugen, indem sie „detaillierte Mitwirkungspflichten des Auftraggebers vereinbaren“. Versäumt dieser, sich angemessen zu beteiligen, kann reklamiert werden. Im laufenden Projekt sollte dabei festgehalten werden, wann und durch wen die Verzögerung zustande kam. Auch sollte die Chance zu einem Änderungsantrag vorgesehen sein. Dieser kann einen neuen Zeitvorrat für den Dienstleister schaffen, der juristisch das Hauptrisiko für Terminverzögerungen trage.

Gegen ungeordnete Projektabläufe könne sich mit Projektführungsregeln gewappnet werden. Ein ausgewogenes Verhältnis ist entscheidend, erklärt Prof. Dr. Bartsch: „Je enger man das Projektkorsett zum Nachteil einer Seite schnürt, desto wahrscheinlicher ist eine Krise.“ Die wichtigste Maßnahme zur Vermeidung von unklaren Leistungsbeschreibungen sei die gemeinsame Erarbeitung eines Pflichtenheftes.

Kommt es dennoch zum Projektchaos, „ist der internen Krisenbewältigung gegenüber der externen Vorrang einzuräumen“,so Dr. Thomas Lapp. Unter anderem könne ein firmeninterner Lenkungsausschuss eingerichtet werden, der eingreift. Dessen Mitglieder sollten weder zu involviert noch zu weit entfernt vom Geschehen sein. Dr. Thomas Lapp dazu: „Im ersten Fall können sie die Kontrolle nicht mehr ausüben. Ausnahme sollte nur der Projektleiter sein. Im zweiten Fall haben sie weder das nötige Interesse noch die Sachkunde.“

Hilft der Lenkungsausschuss nichts, kann ein unabhängiger Dritter eingeschaltet werden. So genannte Mediatoren vermitteln zwischen den Streithähnen, legen selbst in der Regel keine Vorschläge vor. Mediatoren können unter anderem auf dem Rechtsportal Advogarant.de ausfindig gemacht werden. Konkrete Lösungsvorschläge unterbreiten Schlichter. Eine Schlichtungsordnung und -klausel, die laut Prof. Dr. Bartsch „in alle Verträge mit IT-Bezug aufgenommen werden sollte“, bietet die „Deutsche Gesellschaft für Recht und Informatik“ an. Die Schlichtung ist durchgängig freiwillig, erklärt Dr. Lapp. Sollten die Projektbeteiligten den Lösungsvorschlag annehmen, können sie sich den arbeits-, kosten- und zeitintensiven Gang übers Schiedsgericht zum Richter ersparen. Whof

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