Ist die Unterschrift bald nichts mehr wert?

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Bisherige Gesetzgebung förderte unnötiges Drucken und Scannen

Die Verwendung elektronischer Unterschriften ist in der EU bereits seit 1999 in der Signatur-Richtlinie 1999/93/EG des Europäischen Parlaments und des Rates über gemeinschaftliche Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen entsprechend geregelt. Allerdings versagte die Richtlinie in einem entscheidenden Punkt: Sie betrachtete elektronische Signaturen isoliert und nicht, dass sie etwa in Zusammenhang mit verschiedenen Arten von Transaktionen stehen könnten. Daher musste die Richtlinie ständig angepasst werden, was dazu führte, dass sie in den Mitgliedstaaten oft unterschiedlich ausgelegt wurde, und sich die Gesetzeslage für Unternehmen somit höchst unübersichtlich gestaltete. Dies betraf vor allem Unternehmen, die ihre Geschäfte hauptsächlich online abwickeln und bei der Verifizierung auf umständliche, handgeschriebene Unterschriften setzen mussten.

Vor kurzem hat die Association for Information and Image Management (AIIM) in einer Studie entdeckt, dass rund die Hälfte der Organisationen weltweit Papierdokumente ausdrucken, um eine rechtlich bindende Unterschrift zu erhalten. In Großbritannien verwendet gar ein Viertel der mittelständischen Unternehmen einen zusätzlichen Arbeitstag im Jahr, nur um Unterschriften zu sammeln und zu ordnen.

Ausdrucken und wieder einscannen

In der Informationsmanagement-Praxis arten solche Vorgehensweisen dann oft in Chaos aus: Rund die Hälfte (49 Prozent) der von der AIIM befragten Unternehmen gab zu, dass sie Dokumente nur ausdrucken und unterzeichnen, um sie anschließend wieder für ihr Dokumenten-Management- beziehungsweise ECM-System einzuscannen. Ein Drittel gibt sogar zu, bei bestimmten Vorgängen, drei zusätzliche Kopien auszudrucken, um alle benötigten Unterschriften einzuholen.

Dass dies ineffizient ist, verwundert nicht und bei vielen Firmen wäre es ratsam, solche althergebrachten Vorgehensweisen auch im Sinne ihrer Business Intelligence (BI) zu überdenken. Denn was nützen Unterschriften, wenn sie nur wieder als Papierdokument in den unendlichen Weiten des Papierarchivs herumschwirren?

Was die neue EU-Verordnung verspricht, lesen Sie auf der nächsten Seite.

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