Holen Sie sich Zeit zurück! Digitales Büromanagement bringt Schwung in den Arbeitstrott

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Auch dieses Jahr war der Jahresanfang von guten Vorsätzen geprägt. Bei den meisten mit dabei: der Wunsch, 2024 organisierter zu sein. Doch wie es so bei ehrgeizigen Zielen, werden sie häufig vom inneren Schweinehund durchkreuzt. Dabei ist es zumindest beim Büromanagement nicht schwierig.

Rechtskonforme Rechnungen stellen, Finanzen regeln, Buchhaltung erledigen: Die Aufgaben rund um das Büromanagement sind komplex und können, zumindest wenn sie analog durchgeführt werden, viel Zeit in Anspruch nehmen. Hier werden digitale Tools im Büromanagement relevant, denn sie automatisieren Routineaufgaben.

Etwa beim Schreiben von Rechnungen. In Deutschland werden jährlich über 200 Millionen fehlerhafte Rechnungen ausgestellt. Digitales Büromanagement ermöglicht die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und reduziert so das Risiko, fehlerhafte Rechnungen an Kunden zu versenden. Die genaue und rechtskonforme Erfassung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen erleichtert zudem den Vorsteuerabzug, was wiederum finanzielle Vorteile bietet.

Digital, aber warum?

Doch die Digitalisierung des Büromanagement hat mehr Vorteile als man denkt. Sie steigert die Effizienz und spart Zeit. Wenn beispielsweise wichtige Dokumente digital vorliegen, erleichtert die optische Zeichenerkennung (OCR) ihre Analyse. Dadurch werden relevante Inhalte sehr schnell erfasst. Dies verhindert Tippfehler und erleichtert das Auffinden spezieller Dokumente. Freiwerdende Ressourcen können für kreative und wertschöpfende Aktivitäten genutzt werden. Ziel der Digitalisierung ist es, Arbeitnehmer in ihren täglichen Aufgaben zu unterstützen, nicht sie zu ersetzen.

Digitales Büromanagement bietet eine Flexibilität, die weit über die Grenzen eines traditionellen Büros hinausgeht. Mitarbeiter können von überall auf gespeicherte Dokumente und Daten zugreifen. Dadurch ist es beispielsweise möglich, Aufträge direkt an die Produktion weiterzuleiten, ohne dafür extra ins Büro fahren zu müssen. Der Vorteil: Arbeitsprozesse werden effizienter und die flexible Arbeitsweise steigert die Mitarbeiterzufriedenheit.

Beim Wort „digital“ kommt unweigerlich eine Frage auf: Wie sieht es mit der Datensicherheit aus? Im Gegensatz zur Datenspeicherung bieten professionelle digitale Büromanagement-Softwares einen hohen Sicherheitsstandard. Durch regelmäßige Backups und verschlüsselte Server werden Daten auch bei physischen Schäden im Bürogebäude oder bei Hardwareausfällen geschützt.

Widerstände überwinden

Digitales Büromanagement bietet also einige Vorteile. Doch warum weigert sich der innere Schweinehund trotzdem manchmal, dies erfolgreich zu implementieren? – Weil Transformationsprozesse Zeit brauchen und sie mit einigen Herausforderungen verbunden sind. Wer vom manuellen zum digitalen Büromanagement umsteigen will, braucht – so einfach es klingt – eine stabile Internetverbindung. Langsames Internet kann zu längeren Ladezeiten führen, die das Nutzungserlebnis maßgeblich einschränken. In einigen Fällen kann es deshalb notwendig sein, nach neuen Anbietern zu schauen oder eine höhere Preiskategorie hinzunehmen.

Zudem kann die Implementierung neuer Prozesse anfangs zu einem Produktivitätsrückgang führen, da Mitarbeitende sich auf neue Systeme einstellen müssen. Auch die Datenübernahme, vor allem von Kunden- und Artikelinformationen, kann komplex sein. Die Digitalisierung aller Daten ist zunächst aufwändig, obwohl Importmöglichkeiten den Prozess erleichtern. Es kann zudem passieren, dass bestehende Prozesse im digitalen Büromanagement nicht 1:1 abgebildet werden können und sollten. Deshalb müssen sie überprüft und an die neue digitale Umgebung angepasst werden.

So wird der Schweinehund bezwungen:

1. Realistische Erwartungshaltung: Die Implementierung des digitalen Büromanagements erfolgt nicht von jetzt auf gleich. Vorab müssen die Ziele, die mit dem neuen Tool einhergehen, festgehalten werden und genügend Zeit eingeplant werden, um den Einführungsprozess effizient zu gestalten. Das Verständnis, dass die Transformation mit einer Anpassungsphase verbunden ist und nicht sofort perfekte Ergebnisse liefert, ist essenziell, um Anfangsfrust zu vermeiden.

2. Einbindung der Mitarbeiter: Der Erfolg von digitalen Tools hängt maßgeblich von der Akzeptanz und Beteiligung der Mitarbeiter ab. Ihre aktive Einbindung in den Auswahl- und Implementierungsprozess ist deshalb wichtig. Durch das Sammeln von Feedback und der Berücksichtigung von Mitarbeitervorschlägen werden die Arbeitnehmenden motiviert, die Tools nach der Implementierung umfassend zu nutzen.

3. Testphasen zur Tool-Auswahl: Die meisten Büromanagement-Tools bieten kostenlose Testphasen an. Dadurch können Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit und weitere Aspekte auf Herz und Nieren hinsichtlich der eigenen Bedürfnisse getestet werden. Das hilft bei der späteren Entscheidung, welche Software implementiert werden soll.

Moderne Büroarbeit motiviert

Digitales Büromanagement hat viele Vorteile: mehr Effizienz, weniger Kosten, flexibles Arbeiten und herausragende Datensicherheit. Die Herausforderungen, die der innere Schweinehund ans Licht bringt, sind zwar gegeben, aber mit der richtigen Erwartungshaltung überwiegen die langfristigen Vorteile deutlich. Wer auf digitales Büromanagement setzt, hält nicht nur seinen Vorsatz, strukturierter zu arbeiten, sondern kann sich auf mehr Effizienz, Zeit und einen modernen Arbeitsalltag freuen.

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