Arbeitszeitmodelle der Zukunft Balanceakt Arbeitszeitmodelle

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Demografischer Wandel und Fachkräftemangel, Digitalisierung und nicht zuletzt KI verändern die Arbeitswelt. Starre Bürozeiten haben ausgedient und Arbeitszeitmodelle mit besserer Work-Life-Balance setzen sich durch. Brauchen wir wirklich flexiblere Arbeitszeiten?

Mehr Zeit zum Leben, Lieben, Lachen.“ Mit diesem Slogan und einer lachenden Sonne auf jedem Plakat warb die IG Metall 1984 für die 35-Stunden-Woche bei vollem Lohnausgleich. „Mehr Zeit, um ins Gründe zu fahren, wenn die Sonne scheint oder mit der Familie ins Hallenbad, wenn man Lust hat“, lautete ein anderer Slogan. Während Kanzler Kohl diese Forderungen als „absurd, töricht und dumm“ abtat, kam es zu einem der härtesten Tarifkonflikte in der damaligen Bundesrepublik.

Beim Thema Arbeitszeit prallten schon immer Welten aufeinander. Die Interessen der Arbeitgeber unterscheiden sich nun einmal meist von denen der Arbeitnehmer. Das hat sich seit 1984 nicht geändert. Folgerichtig konstatiert auch Prof.Dr. Jutta Rump, Direktorin des Instituts für Beschäftigung und Employability (IBE): „Damit tut sich nun ein Zielkonflikt auf, zwischen dem, was die Menschen wollen, und dem, was die Betriebe brauchen. Um das auszubalancieren, brauchen wir kluge Arbeitszeitmodelle.“ Was sich im Laufe der Zeit nämlich geändert hat, sind die Rahmenbedingungen.

Veränderte Arbeitswelt

Waren in den 80er-Jahren Arbeitskräfte in ausreichenden Maß vorhanden, buhlt die Wirtschaft heute um jede Fachkraft. Boomte die Wirtschaft in den 80ern, stockt das Wachstum im Moment. Umso mehr gilt, dass Interessen sorgfältig austariert werden müssen.

Dieser Meinung ist auch Sarah Pierenkemper, Senior Referentin Fachkräftesicherung bei Institut der deutschen Wirtschaft: „Es gilt, in den Austausch zu gehen, alle Bedürfnisse von Unternehmen und Mitarbeitenden auf den Tisch zu legen und gemeinsam eine Lösung zu finden. So schafft man auch bei seinen Mitarbeitenden Verständnis für die Unternehmerposition und nimmt sie bei Entscheidungsfindungen mit auf die Reise. Das ist Wertschätzung und das werden ihre Mitarbeiter schätzen.“ Wie also sieht ein ideales Modell aus? Ist die gerade lautstark beworbene 4-Tage-Woche die Ultima ratio? „Vor einigen Jahren hätten wir noch nicht über eine 4-Tage-Woche diskutiert. Einige Unternehmen nutzen sie, um als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden und so Mitarbeiter zu halten und neue zu gewinnen. Allerdings ist das ein Nullsummenspiel. Denn am Ende des Tages ist die Anzahl der Personen, die auf dem Arbeitsmarkt ihre Arbeitskraft anbieten, eine kleiner werdende Gruppe um die nun noch mehr gerungen wird. Das Thema Arbeitszeit ist eine zweite Währung geworden“, konstatiert Rump.

Und das kann problematisch werden, wenn man sich ausschließlich auf die 4-Tage-Woche fokussiert. Rump: „Denn damit hat man den ‚Doppelt-Weniger-Effekt‘. Wir haben aufgrund der demografischen Entwicklung sowieso schon weniger Arbeitskräfte, und dann arbeiten sie auch noch weniger. Das kann nicht gutgehen.“

Was ist dann aber die Lösung? „Wir sollten uns von der Reduktion von Arbeit verabschieden und den Blick auf eine Flexibilisierung der Arbeitszeit werfen und auf die Möglichkeit, dass Menschen souveräner mit ihrer Zeit umgehen. Ich kann das Arbeitszeitproblem auch lösen, wenn ich den Menschen mehr Selbstbestimmtheit bei ihrer Zeit zubillige ohne das Arbeitszeitvolumen zu reduzieren. So kommen wir aus dieser Falle heraus.“ Individualität in jeglicher Hinsicht ist also Trumpf. Ähnlich sieht das Pierenkemper: „Ich würde mich gar nicht auf die 4-Tage-Woche einschießen, sondern einen Schritt darüber hinaus gehen: Wir brauchen eine hohe Flexibilisierung der Arbeitszeiten. Sie sind laut Studien ein ganz wichtiges Entscheidungskriterium bei Arbeitnehmern für ein Unternehmen. Die 4-Tage-Woche ist ein mögliches Modell.“

4-Tage-Woche eingeführt

Ein Modell, das die Dierck Group im Sommer 2023 eingeführt hat. „Ein Grund ist die weitere Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit gewesen – gleichermaßen möchten wir ein zeitgemäßer Arbeitgeber sein. Zudem habe ich persönlich das Anliegen, Eltern dabei zu unterstützen Berufs- und Familienleben stärker miteinander vereinbaren zu können“, sagt Aufsichtsratsvorsitzende Alisa Ehrck. Wichtig war, dass durch den „gewonnen freien Tag die Kollegen und Kolleginnen mehr Zeit bekommen, sich zu erholen sowie mehr Zeit mit Familie und Freunden haben.“

Erste Zahlen aus Mitarbeiterbefragungen bestätigen die positiven Effekte:

• Krankheitsquote: gesunken um 39 Prozent

• Überstunden: reduziert um 14 Prozent

• Bewerbungsquote: Anstieg um 1.046 Prozent

• Höhere Produktivität.

Im Hinterkopf sollte man allerdings den sogenannten Hawthorne-Effekt haben, gibt Rump zu bedenken: „In den 1930er-Jahren hat man festgestellt, wenn Menschen unter Beobachtung stehen oder ein bestimmtes Thema auch im Interesse der Leute ist, strengen sie sich ganz besonders an, damit es auf jeden Fall ein Erfolg wird. Die 4-Tage-Woche ist so ein Fall. Die Mitarbeiter finden sie super, sie arbeiten wie wild. Nehmen sich aber keine Zeit mehr für Küchentalks oder um im Betriebsrestaurant noch ein bisschen länger zu essen. Die unterhalten sich nicht mehr auf dem Flur, denn sie sind ja nur noch produktivitätsgetrieben. Und das hat Konsequenzen für die Unternehmenskultur und das Betriebsklima. Und zwar keine positiven.“

Arbeitszeitflexibilisierung

Einen anderen Weg in Sachen Arbeitszeitflexibilisierung schlägt Fujitsu ein. Julius Berger, Head of Channel Sales Südost, der ein rund 20-köpfiges Vertriebsteam führt: „Wir wollen Mitarbeiter unterstützen, in jeder Lebensphase und ihnen die Möglichkeit geben, in ihrem Job zu bleiben.“ Gute Erreichbarkeit und Kundennähe waren Punkte, die bei Fujitsu wichtig waren. Dies galt es in Einklang zu bringen mit Teilzeitmodellen und flexiblen Arbeitszeiten. Die Lösung waren Tandems. „Wir haben in unserem Vertrieb große Regionen mit einer niedrigen Marktdurchdringung gebildet. Diesen haben wir je eine Vollzeit- und eine Teilzeitkraft zugeordnet. Wir wollten hier aber keine Hierarchie haben nach dem dem Motto: Die Vollzeitkraft bekommt die Sahnestücke, die Teilzeitkraft den Rest.“ Deswegen arbeiten Berger und sein Team mit Farben, denn Vertrieb sei immer auch ein Matching zweier Persönlichkeiten.

Bergers Fazit: „Das funktioniert super und auch Teilzeitkräfte erfahren so eine hohe Wertschätzung und Zufriedenheit. Das ist nicht nur ein erfolgreiches Konzept für uns, sondern hat auch Signalwirkung nach außen. Damit schaffen wir es, neue Mitarbeiter zu gewinnen.“

4-Tage-Woche auf Wunsch

Einen dritten Weg beschreitet Distributor Bluechip und bietet ein flexibles Arbeitszeitmodell an, bei dem ein Element die 4-Tage- Woche ist, die seit 1. Januar 2024 genutzt werden kann. „2022 haben wir die Arbeitszeit aller Mitarbeiter von 40 auf 38 Stunden reduziert, und das bei vollem Lohnausgleich. Wer die 4-Tage-Woche in Anspruch nimmt, darf bei uns maximal 9 Stunden pro Tag arbeiten, um Überlastungen zu vermeiden. Wer sich für diese 36 oder weniger Stunden entscheidet, erhält das Fixum proportional abgesenkt. Die variable Leistungszulage bleibt unverändert“, so Buchheim.

Der Distributor hat eine Belegschaft von rund 300 Mitarbeitern inklusive 40 Auszubildender. „Aktuell machen etwa 5 Prozent unserer Belegschaft von der 4-Tage-Woche Gebrauch.“ Doch wie finde ich als Unternehmen den richtigen Weg? Klar ist, so Rump: „Wenn ich den Weg der Flexibilisierung gehe, kann ich diese nicht nach dem Gießkannen-Prinzip machen. Sondern bin bei sehr individuellen Lösungen und bei einer Lebensphasen-Orientierung. Und das kann eben schon bedeuten, dass einige Mitarbeiter wirklich eine 4-Tage-Woche mit 8 Stunden arbeiten – für eine gewisse Zeit. In einer anderen Lebensphase können das dann wieder 40 Stunden bei fünf Tagen werden. Der Punkt ist, dass man so über eine Lebenszeit hinweg flexibel handelt.“

Wie man das angehen kann, erläutert Pierenkemper: „Der erste Schritt können Mitarbeitergespräche sein, um herauszufinden was deren Wünsche sind. Aber diese Wünsche stehen natürlich nicht im luftleeren Raum. Sondern ich habe natürlich meine Unternehmensziele, die erfüllt werden sollen. Auch diese muss ich definieren. Wichtig wäre, traditionelle Muster und Routinen zu hinterfragen. Sind unsere Öffnungs- und Servicezeiten sinnvoll, so wie sie sind? Wie viele Mitarbeitende müssen da sein? Was sind die Auftragsprognosen?“ Es gehe meist mehr als man glaubt, ist Pierenkemper überzeugt: „Gerade auf dem Bau denkt ja eher, dass Flexibilisierung schwierig ist. Aber ich kenne ein Unternehmen, dem das gelungen ist, indem es flexible Teams formt, die zu unterschiedlichen Zeiten beginnen. Da kann der Mitarbeiter dann beispielsweise morgens noch seine Kinder in die Kita bringen.“

Doch auch sie stellt klar, dass es auf jeden Fall darum geht, „die Geschäftsfähigkeit des Unternehmens aufrechtzuerhalten. Diese Balance muss man finden.“ Im nächsten Schritt gilt es die Verantwortlichkeiten zu verteilen. „Wer ist verantwortlich dafür, dass es jetzt eingeführt und umgesetzt wird, dass Regeln eingehalten werden. Wichtig ist, immer ein Auge darauf zu haben, ob es so wirklich passt und gegebenenfalls nachzujustieren. Es ist ein dynamischer Weg.“ Wenn derartige Projekte scheitern, dann meist schon an einem frühen Punkt: „Weil ich einfach sage: ‚Hey, ich hab gelesen die 4-Tage-Woche ist super. Das machen wir jetzt‘, so Pierenkemper. „Gut gemeint, ist aber nicht immer gut gemacht – weil Mitarbeiter unterschiedliche Bedürfnisse haben.“

Wenn die 4-Tage-Woche nicht funktioniert

Häufig werde aber an den Mitarbeitern vorbei geplant oder nur die Mitarbeiter gehört, die am lautesten ihre Wünsche kommunizieren, ist die Wirtschaftsreferentin überzeugt. Gewissermaßen gescheitert ist die 4-Tage-Woche zum Beispiel bei Bitwings, einem Systemhaus mit Sitz in der Oberpfalz. Dabei gehörten die Oberpfälzer, als sie 2021 das Pilotprojekt 4-Tage-Woche starteten, zu den Pionieren. Die Arbeitszeit wurde von 40 auf 36 Stunden pro Woche reduziert bei vollem Lohnausgleich. Als klassisches IT-Systemhaus mit Serviceverträgen, die Reaktionszeiten rund um die Uhr erforderten, war es bei Bitwings nicht möglich, etwa am Freitag zu schließen. Eingeführt wurde also ein sogenanntes rollierendes System mit Gruppen, die immer an unterschiedlichen Tagen frei hatten. „Am Ende des Pilotprojekts haben wir als Unternehmen festgestellt, dass tatsächlich die Krankentage gesunken, die Bewerberzahlen gestiegen sind – die 4-Tage-Woche ist ein Claim der zieht.

Die Produktivität ist allerdings leicht gesunken, weil sich eben die einzelnen Projekte in die Länge gezogen haben“, erklärt Bitwings-Chef Wolfgang Geng. Außerdem haben die CEOs bei Bitwings vor allem am Anfang des Pilotprojekts gemerkt, dass der freie Tag bei den Mitarbeitern eher zu mehr Stress als zur Erholung geführt hat. Geng führt das unter anderem darauf zurück, dass Mitarbeiter zu viele Erledigungen an dem freien Tag eingeplant hätten, statt ihn zu nutzen, um sich zu erholen. Ein Jahr nach Einführung der 4-Tage-Woche haben sich die Oberpfälzer dann doch gegen das Arbeitszeitmodell entschieden. Gefolgt sind sie dabei hauptsächlich den Stimmen der Mitarbeiter, von denen eine Hälfte für und eine Hälfte gegen die 4-Tage-Woche gestimmt hätten. „Einigen war das System zu starr. Andere Mitarbeiter hatten einfach ein Problem damit, dass sie zum Beispiel am Dienstag frei hatten, aber der Rest der Familie nicht“, führt Geng aus.

Flexibel statt vier Tage arbeiten

So hat Bitwings nach der Pilotphase die Arbeitszeit auf 38 Stunden pro Woche erhöht und ein flexibles Arbeitszeitmodell eingeführt. Dabei entscheiden die Mitarbeiter selbst über ihre freien Tage. Sie hätten jetzt die „bessere 4-Tage-Woche“, ist Geng überzeugt. Dennoch ist der Bitwings-CEO der Meinung: „Auch wenn bei uns die 4-Tage-Woche nicht in der Form funktioniert hat, sind in meinen Augen Forderungen zurück zur 40- oder 45-Stunden-Woche Steinzeitdenken. Das führt zu Langzeitkranken und Burnout – bei dem derzeitigen Fachkräftemangel ist das eher kontraproduktiv.“

Prinzipiell lassen sich drei Bausteine flexibilisieren: Arbeitszeit, -ort und die Verteilung von Arbeitszeit. „Diese drei Parameter kann ich wild miteinander kombinieren. Der Klassiker ist Teilzeitarbeit. Schwieriger wird es etwa bei Jobsharing-Modellen, vor allem und gerade in Führungspositionen. Man muss erst einmal zwei Personen finden, die ein passendes Kompetenzprofil haben, die zusammenpassen und die das auch machen wollen.“

Jobsharing auch in Führungspositionen

Der Würzburger Distributor DexxIT ist ein Beispiel, wo genau so ein Modell seit Jahren funktioniert. Judith Öchsner und Stefanie Gundlach teilen sich die Vertriebsleitung mit jeweils 30 Wochenstunden. „Es ist uns wichtig, dass wir genügend Überschneidungen in unseren Arbeitszeiten haben, um uns täglich abstimmen zu können. Unsere Tätigkeiten sind klar nach Aufgabenbereichen gegliedert. Natürlich übernehmen wir im Vertretungsfall immer auch Aufgaben des anderen.

Durch die gemeinsame Absprache in vielen Punkten ist es meiner Erfahrung nach aber auch einfacher, Lösungsansätze zu finden und gemeinsam mögliche Szenarien zu bewerten“, erläutert Gundlach. Und Öchsner fügt hinzu: „Unser Jobsharing erleichtert die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Das Modell ermöglicht es uns als Mütter, verantwortungsvolle Aufgaben zu übernehmen, die wir in herkömmlichen Teilzeitmodellen möglicherweise nicht wahrnehmen könnten. Das gleiche gilt natürlich auch für Väter.“

Mitarbeiter halten

Egal welches Modell und welche Lebensphase, Unternehmen müssen heute dafür sorgen, Mitarbeiter zu halten. Wie sie dies schaffen, wenn Mitarbeiter etwa in Elternzeit oder einer Auszeit sind, dazu hat Rump einige Tipps: „Unternehmen sollten zum Beispiel während einer Elternzeit oder anderen Auszeiten den Kontakt zum Mitarbeiter pflegen, wenn dieser es möchte. Denn wenn Mitarbeiter lange keinen Kontakt zum Unternehmen haben, wird es schwierig wieder einzusteigen und sich zu integrieren. Viele wechseln dann lieber den Arbeitgeber. Aber sie sollten es aktiv ansprechen. Das können Einladungen zu Betriebsfesten sein oder eine Urlaubs- oder Krankheitsvertretung. Damit haben Unternehmen dann schon ein Bindungsinstrument und diese Person hat das Gefühl, sie ist noch Teil des Teams. Wir nennen das den Klebeeffekt.“

Flexible Arbeitszeitmodelle unterschiedlichster Ausprägung sind das Gebot der Stunde. Und zweifellos gibt es nicht das „eine richtige Modell“. Selbst wenn nicht alle so polarisieren wie die 4-Tage-Woche, müssen gerade IT-Unternehmen angesichts des Fachkräftemangels über das für sie passende Modell nachdenken – aber nicht ohne die Mitarbeiter!

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