gesponsertDie Pandemie als Katalysator der Digitalisierung 5.700 Remote Arbeitsplätze von heute auf morgen

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Unicon GmbH

Die Pandemie stellte die IT-Experten der ZDFin, die Zentrale Datenverarbeitung der Finanzverwaltung, vor vollkommen neue Herausforderungen, die schnelle Entscheidungen und mutiges Handeln erforderten. Vieles, was vorher noch undenkbar war, musste überdacht und mit vereinten Kräften umgesetzt werden.

Die Zentrale Datenverarbeitung der Finanzverwaltung (ZDFin) administriert und betreibt als Rechenzentrum des Landesamts für Steuern Rheinland-Pfalz alle steuerlichen Verfahren. Dabei ist die ZDFin auch für die Verwaltung und Beschaffung von Software und Hardware für die rund 7.000 Beschäftigten zuständig.

Vor Corona verfügten nur rund zehn Prozent der Beschäftigten über einen Telearbeitsplatz. Innerhalb kürzester Zeit musste einem Großteil der rund 7.000 Mitarbeiter der Finanzverwaltung das Arbeiten im Homeoffice ermöglicht werden.

Zentrale Herausforderungen

• Sicherheit der Endgeräte. Die hochsensiblen Daten der Finanzverwaltung mussten zu jeder Zeit optimal geschützt sein – egal wo und mit welchen Geräten die Mitarbeiter arbeiteten.

• Monitor- und Gerätemangel. Die Pandemie hatte gravierende Auswirkungen auf die Verfügbarkeit von Hardware. Vor allem Monitore waren auf dem Markt praktisch nicht mehr zu bekommen, wurden jedoch für einen voll ausgestatteten Arbeitsplatz dringend benötigt.

• Kommunikation. Die Mitarbeiter der Finanzverwaltung mussten trotz räumlicher Distanz miteinander in Verbindung bleiben und kommunizieren. Auch der Betrieb an der Landesfinanzschule und der Hochschule für Finanzen zur Ausbildung der Nachwuchssteuerbeamten sollte im Fernunterricht aufrechterhalten werden.

• Verwaltung der verteilten Geräte. Die gesamte IT-Infrastruktur musste weiterhin verwaltet und aktualisiert werden, auch wenn sich die Geräte außerhalb des Firmennetzwerks befanden. Erforderliche Updates galt es schnell und effizient zu installieren, um die komplette Umgebung auf dem neuesten Stand zu halten und die strengen Sicherheitsrichtlinien zu erfüllen.

Eine Lösung muss her – aber bitte schnell

Die Softwarelösungen von Unicon spielten für die ZDFin eine entscheidende Rolle, um die Herausforderungen der Pandemie erfolgreich zu meistern. Seit rund 20 Jahren vertraut die ZDFin auf Unicon und setzt dabei auf das schlanke, hardwareunabhängige, Linux-basierte Betriebssystem eLux, das auf Geräten wie Cloud Devices und Notebooks läuft. Für die zentrale, effiziente Verwaltung und Aktualisierung sämtlicher Geräte verwendet die ZDFin die Scout Management-Solution von Unicon. Mithilfe des Scout Cloud Gateway können auch die Remote-Geräte der Telearbeitsplätze angebunden und einheitlich verwaltet werden, ohne dass hierfür eine separate VPN-Verbindung notwendig ist.

„Die Pandemie hat uns eindrucksvoll gezeigt, wie essentiell die Unicon Lösungen für unsere tägliche Arbeit sind.“ Dirk Drexler, Teamleiter Client Systeme ZDFin.

• Skalieren und Umfunktionieren. Da Monitore und Thin Clients kaum mehr zu bekommen waren, wurden kurzerhand bereits stillgelegte Laptops mithilfe von eLux zu Mobilen Thin Clients umfunktioniert und wieder in Betrieb genommen. Die Installation des schlanken und ressourcensparenden Betriebssystems wurde unter Anleitung des ZDFin in einigen Finanzämtern direkt vor Ort durchgeführt, um die Geräte schnell und effizient an die Mitarbeiter übergeben zu können.

• Managen und Absichern. Eine große Herausforderung für die ZDFin war die Verwaltung der verteilten Geräte. Die ständig notwendige Aktualisierung der Clientsoftware bzgl. Sicherheit und Funktionalität musste auch für die Remote-Arbeitsplätze gewährleistet werden. Mit der Einführung des Scout Cloud Gateways wurde eine Lösung geschaffen, Endgeräte im Internet und Homeoffice gesichert an den bestehenden Scout Server anzubinden. Dabei erkennt das System automatisch, ob sich (mobile) Thin Clients im Internet oder im internen Netz befinden. Für die ZDFin bedeutete dies eine deutlich vereinfachte Möglichkeit, sämtliche Geräte – egal ob im Homeoffice, mobil oder im Büro – zentral zu verwalten und die regelmäßige Verteilung aktueller Softwarestände effizient durchzuführen.

• Neue Kommunikationsmöglichkeiten schaffen. Ziel war es, die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander und mit den anderen Bundesländern mittels Videokonferenztechnik zu ermöglichen sowie den Unterrichtsbetrieb an der Hochschule der Finanzen digital fortzusetzen. Bei der Einführung der Videokonferenzlösung Zoom stand Unicon der ZDFin beratend zur Seite. Zoom wird von den Unicon-Lösungen voll unterstützt und konnte somit optimiert genutzt werden.

„Mit den Softwarelösungen von Unicon konnten wir die Herausforderungen der Pandemie für den IT-Betrieb erfolgreich meistern und binnen kürzester Zeit eine enorme Skalierung durchführen.“ Dirk Drexler, Teamleiter Client Systeme ZDFin.

Das Ergebnis

Die Produktivität und Kontinuität der Geschäftsabläufe der rheinland-pfälzischen Finanzverwaltung konnte zu jeder Zeit garantiert und auf einem sehr hohen Niveau aufrechterhalten werden. Die strengen Sicherheitsrichtlinien wurden auch im Homeoffice jederzeit erfüllt. Die Einführung moderner Videokonferenztechnologie unter Einhaltung maximaler Sicherheit wurde ebenfalls ermöglicht. Mithilfe von Unicon wurde eine Möglichkeit geschaffen, den Administratoren der ZDFin die Arbeit zu erleichtern und notwendige Aktualisierungen und Updates zentral auf sämtliche Geräte auszurollen.

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