Mangelhafte Archivierung elektronischer Post hat Konsequenzen

Gesetzliche Vorgaben für die eMail-Archivierung

Zum Leidwesen der Betroffenen sind die Vorschriften zur Archivierung von eMails nicht einheitlich in einem Gesetz kodifiziert. Vielmehr gibt es eine ganze Reihe von Vorschriften, die sich über diverse Gesetze verteilen. Insbesondere das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO) beinhalten unmittelbare Handlungsverpflichtungen.

Zu erfüllende Pflichten

In Paragraf 238, Absatz 2 des HGB schreibt der Gesetzgeber für einen Kaufmann die Verpflichtung vor, eine Kopie der abgesendeten »Handelsbriefe« zurückzubehalten beziehungsweise sicher aufzubewahren – sei es in Papierform, als Grafik- oder Textdatei. Da man unter einem Handelsbrief jedes Schreiben versteht, welches »der Vorbereitung, dem Abschluss, der Durchführung oder auch der Rückgängigmachung eines Geschäfts« dient, ist damit auch die gesamte in eMails gehaltene ausgehende Geschäftskorrespondenz betroffen.

Dasselbe gilt für eingehende elektronische Post. Nach Paragraf 257, Absatz 1, Nummer 2 des HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, empfangene Handelsbriefe geordnet aufzubewahren. Die Archivierungspflicht gilt für jeden Kaufmann, für Handelsgesellschaften, eingetragene Genossenschaften sowie juristische Personen nach Paragraf 33 des HGB. Gemäß Paragraf 147 der AO sind neben den Handels- und Geschäftsbriefen auch die gesendeten eMails aufzubewahren, die steuerrechtlich bedeutsam sind.

Welche Strafen bei Nichteinhaltung der Vorschriften drohen, erfahren Sie auf der nächsten Seite.

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Redakteur: Katrin Hofmann