Letzte Frist läuft ab

GoBD: Langsam wird es ernst

| Autor: Heidemarie Schuster

Eigentlich gilt die Verordnung bereits seit November 2010, am 1. Januar 2017 ist die Schonfrist dann endgültig vorbei.
Eigentlich gilt die Verordnung bereits seit November 2010, am 1. Januar 2017 ist die Schonfrist dann endgültig vorbei. (Bild: flyingcowboy - Fotolia.com)

Eigentlich ein alter Hut, aber dennoch so aktuell wie nie – die GoBD. Bisher gilt noch eine Übergangsfrist, ab 1. Januar 2017 gelten sie dann in vollem Umfang.

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) konkretisieren die Anforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen. Das heißt konkret: Jeder, der elektronische Systeme in irgendeiner Form betrieblich nutzt, die entsprechende Daten liefern, die unter anderem für die Finanzbuchhaltung relevant sind, ist davon betroffen. Dazu zählen elektronische Kassen- und Warenwirtschaftssysteme sowie Archiv- und Datenmanagementsysteme.

Die GoBD wurden mit einem Schreiben vom 14. November 2014 vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) herausgegeben, und sie sind seit dem 1. Januar 2015 gültig. Seither gibt es aber eine Übergangsfrist, die besagt, dass Kassensysteme, die den Anforderungen nicht oder nur teilweise genügen, längstens bis zum 31. Dezember 2016 eingesetzt werden dürfen.

Das ändert sich

Zu den wesentlichen Änderungen, die durch die GoBD in Kraft treten, gehört zum Beispiel, dass Buchungen von Eingangsrechnungen innerhalb von acht bis zehn Tagen durchgeführt werden müssen. Die Buchungen dürfen dann in einem Archiv aufbewahrt werden, wenn dieses über die gleichen qualitativen und quantitativen Auswertungsmöglichkeiten verfügt wie das Produktivsystem.

Wichtig bei der elektronischen Archivierung ist, dass eine Unveränderbarkeit sichergestellt werden muss. Eine einfache Ablage im Dateisystem erfüllt die Anforderungen zur Unveränderbarkeit ohne zusätzliche Maßnahmen nicht. Wer also nicht ausschließlich mit Papierdokumenten arbeitet, braucht ein elektronisches Archiv, das die Anforderungen der GoBD erfüllt. Die Dokumente müssen darin während der Dauer der Aufbewahrungsfrist vollständig, jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden.

Um die Unveränderbarkeit sicherzustellen, müssen also unveränderbare Datenträger (WORM-Medien) verwendet werden. Software-seitig müssen Sicherungen, Sperren, Festschreibungen und automatische Protokollierungen integriert sein, die durch Zugriffsbeschränkungen seitens der Betriebsorganisation flankiert werden. Die Ablage der Daten im Kassensystem selbst genügt also nicht.

Ergänzendes zum Thema
 
Hintergrund zu den GoBD
 
Datenzugriff durch die Finanzbehörde

Übrigens: Sollte das Kassensystem im Aufbewahrungszeitraum abgelöst werden, müssen die Originaldaten abgesichert in einem dokumentierten Verfahren in ein Archivsystem migriert werden. Ein Umkopieren ist nicht erlaubt.

Originale Dokumente

Die GoBD legt zudem fest, dass alle steuerlich relevanten Dokumente im Original aufbewahrt werden müssen (außer Papierdokumente, diese dürfen eingescannt werden und können das Original ersetzen). Als Beispiel nennt das Bundesministerium der Finanzen Rechnungen oder Kontoauszüge, die im PDF- oder Bildformat eingehen. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist nur zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.

Unveränderbarkeit

Nur mit der Unveränderbarkeit der archivierten Dokumente ist es allerdings nicht getan. Alle archivierten Dokumente müssen mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index versehen werden. „Der Erhalt der Verknüpfung zwischen Index und elektronischem Dokument muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein“, heißt es in den GoBD. In der Folge ist sicherzustellen, dass elektronische Dokumente unter dem zugeteilten Index verwaltet werden und jederzeit damit gefunden werden können. Soweit eine Konvertierung in ein Inhouse-Format oder sonstiges Format vorgenommen wird oder ein bereits elektronisch archiviertes Papierdokument weiterverarbeitet wird, sind beide elektronischen Versionen zu archivieren, beide unter demselben Index zu verwalten und die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen.

Aufbewahrung

Aber nicht alles muss aufbewahrt werden. Dokumente dürfen vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. E-Mails, die zur Übermittlung eines steuerrelevanten Dokuments dienen, müssen ebenfalls nicht aufbewahrt werden.

Wer haftet?

Die Verantwortlichkeit für etwaige Fehler bei der Umsetzung der GoBD liegt übrigens beim Unternehmer, auch wenn die Datenverarbeitung ausgelagert oder ein Dienstleister eingeschaltet wurde. Auch Zertifikate und Testate Dritter dienen nur als Entscheidungskriterium.

Warum GoBD?

Besonderes Augenmerk legen die GoBD auf die elektronische Aufzeichnung von Barerlösen, die häufig nicht vollständig aufgezeichnet oder nachträglich mit Manipulations-Software verändert werden. Daher gibt es umfassende Regelungen zum internen Kontrollsystem und der Verfahrensdokumentation.

Die GoBD gelten im Bereich der Bareinnahmen nur für digitale Aufzeichnungen mit Kassensystemen, Registrierkassen, PC-Kassen, Wiegekassen und Taxometern. Sie gelten nicht für manuelle Kassenführung, wie beispielsweise für offene Ladenkassen.

Die ausführlichen GoBD finden Sie unter http://bit.ly/gobd_bfm.

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