Rechtliche Faktoren bei ERP-Projekten Wasserdichte Verträge verhindern Konflikte

Autor / Redakteur: Rechtsanwalt Jürgen Beckers / Katrin Hofmann

Aufgrund der Komplexität treten bei ERP-Projekten immer wieder Konflikte zwischen Kunde und Systemhaus auf, beispielsweise über anfallenden Mehraufwand. Klare Verträge können solchen Ärger verhindern.

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Harmonie verbessert die Kundenbindung.
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( Archiv: Vogel Business Media )

Ärger mit dem Kunden bei Einführung eines ERP-Systems kann vermieden werden, wenn häufige Konfliktursachen vertraglich geregelt sind. So hat sich der Auftraggeber oft bereits für eine ERP-Software entschieden, bevor er das Systemhaus beauftragt. Dies sollte vertraglich notiert werden, damit der Kunde nicht später das Systemhaus für Funktionsdefizite verantwortlich machen kann.

Streit über Mehraufwand entsteht häufig dadurch, dass der Auftraggeber die Anforderungen im Projektverlauf ändert. Deshalb müssen diese im Vertrag klar definiert sein. Die technischen und organisatorischen Anforderungen an die ERP-Lösung sind meist im Pflichten- oder Lastenheft enthalten, das der Auftraggeber erstellt hat. Ist die Dokumentation zu ungenau, sollte darauf verzichtet werden, diese Inhalte in den Vertrag zu integrieren oder auf Nachbesserung des Auftraggebers bestanden werden.

Falls der Kunde die notwendige Nachbesserung nicht leisten kann, sollte das Systemhaus die Rahmenbedingungen für das Projekt in einer eigenen Spezifikation definieren und nach Abnahme durch den Auftraggeber zum Vertragsbestandteil machen. Empfehlenswert ist eine Bestimmung, dass nach Abnahme Anforderungen des Auftraggebers außerhalb der Spezifikation nicht Vertragsbestandteil sind.

Eine weitere Ursache für unnötigen Mehraufwand sind unzureichende Mitwirkungsleistungen des Auftraggebers und schlechte Qualität der Altdaten. Es ist ratsam, vertraglich sehr genaue Angaben zu diesen Punkten zu machen. Dazu zählen Vorgaben für das Datenformat der Altdaten und Angaben zur Anzahl, Qualifikation und zum zeitlichen Rahmen der vom Kunden bereit zu stellenden Mitarbeiter.

Während des Projektverlaufs ergeben sich häufig Änderungen zum ursprünglichen Leistungsumfang: das heißt Mehrkosten, die vertraglich nicht fixiert sind. Die Folge ist eine Budgetüberschreitung beim Auftraggeber. Deshalb bedarf es während des Projektverlaufs eines genauen Vertrags-Controllings, um Änderungen zu überwachen. Der Projektleiter des Systemhauses muss dafür Sorge tragen, dass Leistungsänderungen fixiert werden.

Verträge sehen in aller Regel vor, dass Änderungen der Schriftform bedürfen. Soweit der Vertrag nicht ohnehin bestimmt, dass diese nur erfüllt ist, wenn eine Änderung eigenhändig unterschrieben ist, sieht das Bürgerliche Gesetzbuch vor, dass die Schriftform bei elektronischem Schriftverkehr nur gewahrt ist, wenn die eMail mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. In der Praxis werden eMails im Projektverlauf aber meist ohne diese versandt.

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