Definition Was sind Managed Print Services (MPS)?

Autor / Redakteur: Christian Schreiber / Andreas Bergler

Managed Print Services (MPS) ermöglichen es Unternehmen jeder Größenordnung, Druck- und Scandienste an einen externen Anbieter zu vergeben und auf diese Weise die Effizienz, Produktivität und Informationssicherheit zu verbessern.

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(Bild: © adiruch na chiangmai - Fotolia.com)

Mit Managed Print Services (MPS) lässt sich der Betrieb von Druckern, Scannern, Faxgeräten und Kopierern innerhalb eines Unternehmens zentral steuern. Häufig ist damit eine Dienstleistung durch einen externe Anbieter verbunden, der sich zugleich auch um den Nachschub bei Verbrauchsmaterialien wie Papier und Toner kümmert. Genutzt werden hierfür Cloud-Computing-Architekturen, über welche die jeweiligen Druck- beziehungsweise Scan-Daten ausgetauscht werden. Geeignet sind Managed Print Services sowohl für mittelständische Betriebe als auch für Behörden, Einrichtungen des Gesundheitssektors (Krankenhäuser und Kliniken) sowie für Großkonzerne.

Komplette Infrastrukturbetreuung durch MPS-Anbieter

Dank der Nutzung von MPS lässt sich das Gerätemanagement nachhaltig vereinfachen. Das spart personelle Ressourcen und reduziert den Aufwand für IT-Sicherheitsmaßnahmen. Der externe MPS-Anbieter übernimmt im Regelfall die komplette Infrastrukturbetreuung des Systems und passt die eingesetzten Geräte und Softwarelösungen so an, dass sie mit den individuellen Erfordernissen des betreffenden Unternehmens harmonieren. Während der Auftragnehmer durch die Nutzung von MPS Kosten für IT-Mitarbeiter und Investitionen in neue Hardware-Komponenten vermeidet, profitiert der Service-Anbieter vom Verkauf seiner Dienstleistungen. Insofern führt der Einsatz von Managed Print Services zu einer klassischen Win-win-Situation.

Die Vorteile von MPS auf einen Blick

Die technischen und administrativen Vorteile von Managed Print Services sind vielfältig. Zu den wichtigsten positiven Aspekten gehören:

  • Höhere Produktivität beim Drucken, Faxen, Scannen und Kopieren
  • Zeiteinsparung bei der IT-Wartung
  • Sofortige Störungsbeseitigung durch den Dienstleister
  • Betriebskostenreduzierung
  • Niedrigere Investitionen in Hardware
  • Bessere IT-Sicherheit

Wichtig ist es natürlich immer, ausschließlich einen kompetenten und zugleich verlässlichen MPS-Anbieter zu beauftragen. Andernfalls besteht möglicherweise die Gefahr eines falschen Umgangs mit sensiblen Firmendaten.

Weniger Stress im Unternehmen

In einem Unternehmen mit klassischen IT-Lösungen zum Drucken, Scannen und Kopieren verbringen die Mitarbeiter regelmäßig viel Zeit mit gerätebezogenen Aufgaben. Neben dem eigentlichen Drucken, Scannen, Kopieren oder Faxen von Dokumenten sorgen die oft nicht aktuell gehaltene Hardware und eine häufig nur oberflächlich auf die Belange des Betriebs konfigurierte Software für Zeitverlust. Hinzu kommt die immer wieder nötige Behebung aufgetretener Gerätefehler sowie der Austausch von Tonerkartuschen und anderen Verbrauchsmaterialien. MPS schafft hier Abhilfe, denn es kommen stets neue Geräte zum Einsatz, und die Software wird immer auf dem aktuellen Stand gehalten. Dadurch können sich die Mitarbeiter des Unternehmens wieder auf ihre eigentlichen Kernaufgaben konzentrieren und müssen sich nicht mit IT-Hardware-Angelegenheiten befassen.

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