Definition Was ist Offboarding?

Autor / Redakteur: zeroshope / Heidi Schuster

Offboarding ist originär ein Begriff aus dem HR-Bereich. Er beschreibt den organisierten Austrittsprozess von Mitarbeitern. Die IT-Abteilungen spielt dabei eine besondere Rolle. Sie muss auf die Sicherheit der Organisation achten.

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Grundlagenwissen zum IT-Business
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(Bild: © adiruch na chiangmai - Fotolia.com)

Verlassen Mitarbeiter freiwillig oder unfreiwillig ein Unternehmen oder eine sonstige Organisation, wird dies als Austritt bezeichnet. Dieser kann unstrukturiert oder organisiert erfolgen. Der zweite Fall ist das sogenannte Offboarding. Hierbei handelt es sich also um das strukturierte Ausscheiden von Mitarbeitern. Das Ziel ist es, dass es zu einer sauberen Trennung kommt und die beschäftigte Person mit einem positiven Gefühl geht. Nachweislich ist sie dann beispielsweise eher bereit, Informationen an ihren Nachfolger weiterzugeben oder wohlwollend über die Organisation zu sprechen.

Der Aufbau des Offboardings

Das Offboarding besteht grundsätzlich aus zwei Bausteinen: dem technisch-organisatorischen Austritt und dem sozio-emotionalen Ausscheiden. Der zweite Punkt dreht sich darum, dass die Arbeitsatmosphäre bis zur tatsächlichen Trennung konstruktiv und freundlich verläuft. Bei unfreiwilligen Austritten werden häufig Maßnahmen wie Orientierungs- und Outplacement-Konsultationen durchgeführt. Diese sollen Konflikte vermeiden und juristische Auseinandersetzungen verhindern. Das sozio-emotionale Offboarding wird durch ein Abschlussinterview beendet. Hier geht es beispielsweise um die folgenden Punkte:

  • Unternehmenskultur
  • Arbeitsbedingungen
  • Möglichkeit für „ungeschöntes“ Feedback
  • Verbesserungsvorschläge
  • Alles, was dem Unternehmen oder dem Mitarbeiter zum Abschluss sonst noch wichtig ist

Der technisch-organisatorische Austritt ist weitgehend selbsterklärend. Es geht um die Übergabe aller Arbeiten sowie der Geräte und sonstigen Arbeitsmittel, die der Organisation gehören. Zudem müssen Fragen wie ausstehender Urlaub und die Ausstellung des Arbeitszeugnisses geklärt werden.

Die besondere Rolle der IT beim Offboarding

Der IT kommen beim Offboarding mehrere spezielle Aufgaben zu, die alle für die Sicherheit der Organisation wichtig sind. Erstens muss sie die ausgegebenen Geräte zurückfordern und auf Werkseinstellungen setzen, um sie neu ausgeben zu können. Zweitens muss sie alle Nutzerkonten der ausscheidenden Kraft sperren und sämtliche Daten sichern. Dabei sind aber ebenfalls die Datenschutzvorschriften zu berücksichtigen. Als Beispiel: Emails dürfen nicht einfach an einen Kollegen weitergeleitet werden. Die ausscheidende Kraft ist erst aufzufordern, sämtliche Mails mit privatem Inhalt zu löschen und Kontakte auf dieser Ebene zu benachrichtigen, dass die Adresse nicht länger aktiv ist.

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