Definition Was ist Microsoft Planner?

Autor / Redakteur: Christian Schreiber / Ann-Marie Struck

Mit Microsoft Planner lässt sich bei gemeinsamen Projekten effektiv und zielführend zusammenarbeiten. Das Tool ermöglicht eine einfache, visuelle Darstellung des Arbeitsfortschritts und hilft dabei, Meilensteine und Etappen anschaulich darzustellen.

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(Bild: © adiruch na chiangmai - Fotolia.com)

Microsoft Planner kann sowohl auf einem PC und Mac als auch auf Mobilgeräten (Smartphone oder Tablet) betrieben werden. Nutzer können für sich und ihre Gruppe neue Pläne erstellen, Aufgaben organisieren und bestimmte Tätigkeiten zuweisen. Ferner lassen sich Dateien freigeben und so von mehreren Personen nutzen. Eine integrierte Chatfunktion sorgt dafür, dass über die Aufgaben und deren Erledigung schnell und einfach in Echtzeit kommuniziert werden kann. Außerdem besteht die Möglichkeit, den Gruppenstatus zu verfolgen und den Stand des jeweiligen Projekts unabhängig vom gerade genutzten Endgerät sowie ortsunabhängig zu prüfen. Auf diese Weise können beispielsweise bei Außenterminen die Kunden direkt über den Arbeitsfortschritt informiert werden.

Neue Projektideen erarbeiten und jederzeit informiert sein

Microsoft Planer hilft nicht nur bei laufenden Entwicklungsvorhaben. Vielmehr lassen sich auch Ideen für neue Projekte erarbeiten und Marketingstrategien verwalten. Der Ablauf geplanter Schulungs- und Weiterbildungsveranstaltungen kann ebenso verfolgt werden wie die Organisation von Messen und Ausstellungen. Neben alldem wird durch den Einsatz von Microsoft Planner auch die Vorbereitung anstehender Kundenbesuche deutlich erleichtert, denn sämtliche für das zu führende Gespräch benötigten Informationen liegen anschaulich vor und können wirkungsvoll präsentiert werden.

Verfügbar als Software oder App

Damit über Microsoft Planner ein Plan erstellt, ein Team gebildet, eine Aufgabe zugewiesen oder der Status eines bestimmten Projekts aktualisiert werden kann, muss sich das Tool auf dem jeweiligen Endgerät befinden. Nutzer des Microsoft 365 Work- oder School-Abonnements haben in aller Regel auch Zugriff auf den Planner. Zum Aufruf sind dann grundsätzlich zwei Schritte möglich:

  • 1. Auswahl des App-Startfeldes auf der Microsoft 365-Startseite im Browserfenster.
  • 2. Auswahl des App-Startfeldes auf der Startseite über die Kachel "Planner".

Für mobile Endgeräte besteht zudem die Möglichkeit, sich die App aus dem App-Store von Apple (für iPhone und iPad) bzw. von Google Play (für Android-Geräte) herunterzuladen.

Microsoft Planner bei der täglichen Arbeit nutzen

In der täglichen Arbeit lässt sich mit Microsoft Planner für jedes Projekt eine eigene Planung erstellen. Nachdem die Aufgaben definiert und erstellt worden sind, lassen sich einzelnen Teammitgliedern oder einer Gruppe zuweisen. Innerhalb des Plans können die Aufgaben überdies sortiert werden, was ein strukturiertes Vorgehen ermöglicht. Zur besseren Darstellung und zum schnelleren Wiederfinden erhält jede Aufgabe einen individuellen Namen sowie ein Erledigungsdatum. Zudem wird der aktuelle Bearbeitungsstatus angezeigt. Beschreibungen, Notizen und Checklisten können ebenso hinzugefügt werden wie einzelne Dateien.

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