Definition Was ist Mandantenfähigkeit?

Autor / Redakteur: kebi / Heidemarie Schuster

Im unternehmerischen Geschäftsfeld ist die Mandantenfähigkeit von Softwareprodukten ein wesentliches Auswahlkriterium. Ein Softwaresystem ist mandantenfähig, wenn es mehrere User gleichzeitig verwenden können, ohne die Daten der jeweils anderen Nutzer zu sehen.

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Grundlagenwissen zum IT-Business
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(Bild: © adiruch na chiangmai - Fotolia.com)

Funktionsprinzip der Mandantenfähigkeit: Eine Software ist dann mandantenfähig, wenn sie mehrere User (Mandanten) auf demselben Server verwalten kann. In der Praxis sieht das so aus, dass jeder Nutzer eine eigene Arbeitsoberfläche nutzt, deren Einstellungen er nach seinen Ansprüchen konfigurieren und auf der er Daten hinterlegen kann, wobei er gemeinsam mit vielen weiteren Nutzern auf dieselbe Software zugreift. Das charakteristische Merkmal der Mandantenfähigkeit ist, dass niemand die Daten anderer User einsehen kann, obwohl alle dieselbe Basis verwenden.

Beispiele für Mandantenfähigkeit

In der Praxis kommt mandantenfähige Software in den verschiedensten Branchen zu Einsatz, wie:

  • Ein Webhoster verwaltet eine Vielzahl von Kundenwebseiten auf demselben Server.
  • Ein großes Unternehmen lässt über eine zentrale Buchhaltungssoftware die eigene Finanzbuchhaltung sowie die der Tochterfirmen erledigen.
  • Ein Steuerbüro wickelt über ein und dieselbe Software die Buchführung sämtlicher Mandanten ab.

Wie vom Gesetzgeber aus Datenschutzgründen vorgeschrieben, werden die Daten der verschiedenen Nutzer zwar auf dem gleichen Server oder sogar in derselben Datenbank gespeichert, jedoch durch das System faktisch getrennt voneinander bereitgehalten.

Mehr Vor- als Nachteile

Die Mandantenfähigkeit wirkt sich für Unternehmen in vielen Punkten positiv aus. So müssen die Installation kostspieliger Software, deren Wartung sowie zeitaufwendige Updates nur einmalig vorgenommen werden. Zudem ist der Speicherbedarf vergleichsweise geringer, da viele Daten nicht für jeden Mandanten einzeln, sondern lediglich einmal gespeichert werden müssen. Hinzu kommt, dass die Softwareentwicklung, die Regelungen bezüglich des Datenzugriffs sowie die Zugangsregeln die Umsetzung eines hohen Sicherheitsstandards erlauben.

Im Gegenzug erhöht die Mandantenfähigkeit mit der damit verbunden gemeinsamen Softwarenutzung die Anforderungen an den Datenschutz sowie an die Datensicherung innerhalb der Unternehmen.

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