Definition Was ist E-Rechnung?

Autor / Redakteur: Laimingas / Ann-Marie Struck

Die E-Rechnung ist eine wichtige Komponente auf dem Weg zur vollständigen Digitalisierung öffentlicher Verwaltungen und der Bundesverwaltung. Sie ist Teil der so genannten Dienstekonsolidierung des Bundes und soll bis zum Jahr 2020 Standard sein.

Firmen zum Thema

Grundlagenwissen zum IT-Business
Grundlagenwissen zum IT-Business
(Bild: © adiruch na chiangmai - Fotolia.com)

Mit der Einführung der E-Rechnung soll das bisherige Rechnungswesen auf ein elektronisches umgestellt werden. Koordiniert wird das Projekt durch das Bundesministerium für Finanzen sowie durch das Bundesministerum des Innern, für Bau und Heimat. Das gemeinsame Ziel ist, die 2017 vom Bund verabschiedete E-Rechnungsverordnung (E-RechV) erfolgreich umzusetzen, damit Unternehmen der Privatwirtschaft ihre Rechnungen an Einrichtungen der Bundesverwaltung und andere Behörden auf elektronischem Wege einreichen und ihren Arbeitsaufwand damit verringern können.

Insgesamt sollen in mehr als 40 Teilprojekten sichere IT-Lösungen entwickelt und für circa 200 Bundesbehörden - darunter Bundesministerien, Behörden der unmittelbaren und mittelbaren Bundesverwaltung und Verfassungsorgane - zur Verfügung gestellt werden.

Die obersten Bundesbehörden sowie Verfassungsorgane sind seit November 2018 verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen und weiterzuverarbeiten. Für alle anderen Behörden der Bundesverwaltung gilt dies seit November 2019. Auf der anderen Seite gilt die Pflicht für Rechnungssteller, ihre Rechnungen an öffentliche Auftraggeber elektronisch auszustellen, seit November 2020. Es gibt aber auch Ausnahmen, beispielsweise Rechnungen für Direktaufträge, die einen Auftragswert von 1.000 Euro nicht überschreiten.

Strukturierte Datensätze erforderlich

Der Datensatz für eine E-Rechnung muss nach genauen Vorgaben strukturiert sein, um die Erstellung, Übermittlung und den Empfang in elektronischer Form zu gewährleisten und eine automatische Weiterverarbeitung zu ermöglichen. Menschliche Lesbarkeit muss jedoch weiterhin gegeben sein. Format und Inhalte des jeweiligen Datensatzes wurden von der EU in der Europäischen Norm EN 16931 einheitlich geregelt.

Die E-RechV legt in § 4 Abs.1 für Deutschland fest, dass für elektronisch ausgestellte Rechnungen in der Regel der Standard XRechnung anzuwenden ist. Dabei handelt es sich um einen unentgeltlichen, zukunftssicheren und offenen Standard, der die Arbeit mit E-Rechnungen in den öffentlichen Verwaltungen vereinheitlichen soll. Akzeptiert werden aber auch andere Formate, so lange sie der genannten EU-Norm entsprechen.

Vorteile der E-Rechnung

Gegenüber herkömmlichen Rechnungen auf Papier, soll die E-Rechnung digitale, wirtschaftliche und ökologische Vorteile bringen. Dazu zählen:

  • eine vereinfachte Ausstellung von Rechnungen
  • kürzere Durchlaufzeiten und eine schnellere Bearbeitung
  • eine Kostensenkung durch wegfallendes Porto
  • eine Ressourcen- und Umweltschonung durch den Wegfall von Transporten und Papierverbrauch

Rechnungsabsender müssen sich zunächst registrieren, bevor Sie ihre Belege an die jeweiligen Rechnungseingangsplattformen für die mittelbare und unmittelbare Bundesverwaltung senden können. Die Übertragung ist möglich via Upload oder manueller Dateneingabe, sie kann aber auch per De-Mail, E-Mail oder PEPPOL-Webservice erfolgen.

(ID:47506283)