Definition Was ist Desk Sharing?

Autor / Redakteur: Laimingas / Sarah Böttcher

Desk Sharing bezeichnet eine Form der Arbeitsorganisation, bei der in einem Büro – gleich welcher Art – weniger Arbeitsplätze oder Schreibtische vorhanden sind als Mitarbeiter. Diese können ihren jeweiligen Platz jeden Tag aufs Neue frei wählen.

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(Bild: © adiruch na chiangmai - Fotolia.com)

Desk Sharing, frei übersetzt „Schreibtisch-Teilung“, ist auch unter den Begriffen Shared Desk, Flexible Office, Any Desk oder Hot Desking bekannt. Das Prinzip dieses Teilens geht zurück auf eine Gewohnheit bei der Marine. Vor allem in U-Booten teilen sich mehrere Matrosen wegen des begrenzten Platzangebots ein Bett beziehungsweise eine Koje. Darin schlafen kann, wer gerade nicht auf Wache oder im Dienst ist.

Das Konzept wurde im Business-Segment zuerst von aufstrebenden Tech-Unternehmen im Silicon Valley übernommen und hat mittlerweile auch deutsche Konzerne erreicht. Dahinter steckt die Erkenntnis, dass viele Arbeitsplätze häufig nicht besetzt sind, da die Nutzer sich gerade in einem Meeting, im Außendienst, auf Geschäftsreise oder im Urlaub befinden. Schätzungen gehen davon aus, dass die Abwesenheit vom Schreibtisch in Deutschland rund 30 Prozent der gesamten Arbeitszeit beträgt.

Vorteile von Desk Sharing

Schreibtischteilen hat Vorteile für Arbeitgeber wie Arbeitnehmer. Arbeitgeber können dadurch ihre Kosten für Mieten, Investitionen in die Büroausstattung, Reinigungs- und Energiekosten deutlich senken. An Flächen lassen sich etwa 10 Prozent bis 20 Prozent einsparen, an Energie für Strom und Heizung bis zu einem Drittel.

Profitieren können auch die Arbeitnehmer, sofern sie über eine ausgeprägte Selbstorganisation bei der Arbeit verfügen und das Vertrauen ihrer Führungskräfte genießen. Die Flexibilität führt zu den genannten Einsparungen und kann dazu beitragen, Arbeitsplätze langfristig zu sichern. Darüber hinaus ergibt sich die Möglichkeit, mehr Kollegen aus dem eigenen Unternehmen und ihre Arbeitsweisen besser kennen zu lernen, was auf Dauer auch zu einer gesteigerten Produktivität führt.

Nachteile von Desk Sharing

Desk Sharing ist allerdings nicht für jedes Unternehmen geeignet und kann auch bei den Mitarbeitern negative Auswirkungen haben. So müssen Arbeitsabläufe weitestgehend digitalisiert sein, um Effizienz gewährleisten zu können. Arbeitnehmer, die ständig auf Papierdokumente zurückgreifen müssen, würden zu viel Zeit vergeuden und unproduktiver werden, wenn sie zum Beispiel von ihrem ständig wechselnden Schreibtisch immer wieder an den gleichen Aktenschrank gehen müssten.

Mitarbeiter, die eher introvertiert und zurückhaltend sind, können Probleme bekommen, wenn sie dauernd mit neuen Kollegen in Kontakt kommen oder auch ihren Schreibtisch nicht mehr mit persönlichen Dingen wie einem Familienfoto schmücken oder mit ihrer eigenen Stiftebox ausstatten dürfen. Es gibt Unternehmen, die auf Grund ihrer schlechten Erfahrungen das Experiment Desk Sharing bereits nach einer Woche wieder aufgegeben haben und zu ihrer alten Arbeitsweise zurückgekehrt sind.

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