Definition Was ist das E-Rechnungsgesetz?

Autor / Redakteur: andi_dd / Heidi Schuster

Mit dem E-Rechnungsgesetz digitalisiert der deutsche Staat das öffentliche Auftragswesen. Sämtliche Behörden müssen nun E-Rechnungen akzeptieren – zugleich müssen Lieferanten ihre Rechnungen in elektronischer Form stellen.

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(Bild: © adiruch na chiangmai - Fotolia.com)

Die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes forciert die Digitalisierung der Verwaltung. Bekannter ist diese Verordnung, die auf einer EU-Richtlinie basiert, unter der Bezeichnung E-Rechnungsgesetz. Sie verpflichtet Behörden und deren Geschäftspartner, sich gegenseitig elektronische Rechnungen zu stellen. Dabei handelt es sich ausdrücklich nicht um bildhafte Darstellungen wie Rechnungen im PDF-Format. Mit E-Rechnung meint der Gesetzgeber ausschließlich Rechnungsdaten, die sich unmittelbar und ohne Medienbrüche verarbeiten lassen.

Definition der E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist laut E-Rechnungsgesetz ein Dokument, das die relevanten Daten in einem semantischen Format enthält. Elektronische Rechnungen beruhen auf dem XML-Format. Der IT-Planungsrat hat für Deutschland den Standard XRechnung festgelegt. Die Rechnungsdaten einer E-Rechnung lassen sich automatisiert in Verarbeitungsprogramme wie eine Buchhaltungssoftware überführen – zusätzliche Software ist dafür nicht erforderlich. Für eine Sichtprüfung eignen sich die aneinandergereihten Daten dagegen nicht. Hierzu benötigen Nutzer ein Visualisierungsprogramm.

Schrittweise Umsetzung zwischen 2018 und 2020

Das E-Rechnungsgesetz hat die E-Rechnung in mehreren Etappen eingeführt. Inzwischen sind alle Regelungen in Kraft. Die mehrjährige Übergangsphase sollte allen Beteiligten ausreichend Zeit für die Umstellung geben. Die wesentlichen Schritte waren:

  • Ab dem 27. November 2018 mussten oberste Bundesbehörden E-Rechnungen entgegennehmen.
  • Ein Jahr später folgten sämtliche anderen Bundesbehörden.
  • Seit dem 27. November 2020 müssen fast alle Lieferanten der öffentlichen Verwaltungen E-Rechnungen einreichen. Ausnahmen bestehen nur in seltenen Fällen wie bei Direktaufträgen mit einem Auftragswert von höchstens 1.000 Euro und ohne ausgewiesene Umsatzsteuer.
  • Bis zum 20. April 2020 mussten zudem Länder und Kommunen die Bestimmungen der EU-Richtlinie und des E-Rechnungsgesetzes umsetzen.

Der Zweck des E-Rechnungsgesetzes

Die standardisierte Digitalisierung des Rechnungswesens soll die Effizienz in der Verwaltung erhöhen. E-Rechnungen erlauben eine automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten inklusive automatisierter Überweisung. Das reduziert den Aufwand und beschleunigt Verwaltungsvorgänge. Auch die Lieferanten der öffentlichen Hand profitieren: Sie gestalten ihr Rechnungswesen ebenfalls effizienter. Rechnungen im PDF-Format und Papierrechnungen erfordern dagegen eine umständliche manuelle Übertragung von Daten oder eine zusätzliche Software. Das E-Rechnungsgesetz stellt für Auftraggeber und Auftragnehmer eine wesentliche Erleichterung dar. Zudem ist die Verordnung eine wichtige Komponente der staatlichen Digitalisierungsstrategie: Bund, Länder und Kommunen wollen ihre Verwaltungen konsequent digitalisieren - die erfolgte Umstellung des Rechnungswesens auf E-Rechnungen war ein zentraler und naheliegender Schritt.

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