Definition Was ist das E-Rechnungsgesetz?

Autor / Redakteur: andi_dd / Heidi Schuster

Mit dem E-Rechnungsgesetz digitalisiert der deutsche Staat das öffentliche Auftragswesen. Sämtliche Behörden müssen nun E-Rechnungen akzeptieren – zugleich müssen Lieferanten ihre Rechnungen in elektronischer Form stellen.

Anbieter zum Thema

Grundlagenwissen zum IT-Business
Grundlagenwissen zum IT-Business
(Bild: © adiruch na chiangmai - Fotolia.com)

Die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes forciert die Digitalisierung der Verwaltung. Bekannter ist diese Verordnung, die auf einer EU-Richtlinie basiert, unter der Bezeichnung E-Rechnungsgesetz. Sie verpflichtet Behörden und deren Geschäftspartner, sich gegenseitig elektronische Rechnungen zu stellen. Dabei handelt es sich ausdrücklich nicht um bildhafte Darstellungen wie Rechnungen im PDF-Format. Mit E-Rechnung meint der Gesetzgeber ausschließlich Rechnungsdaten, die sich unmittelbar und ohne Medienbrüche verarbeiten lassen.

Definition der E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist laut E-Rechnungsgesetz ein Dokument, das die relevanten Daten in einem semantischen Format enthält. Elektronische Rechnungen beruhen auf dem XML-Format. Der IT-Planungsrat hat für Deutschland den Standard XRechnung festgelegt. Die Rechnungsdaten einer E-Rechnung lassen sich automatisiert in Verarbeitungsprogramme wie eine Buchhaltungssoftware überführen – zusätzliche Software ist dafür nicht erforderlich. Für eine Sichtprüfung eignen sich die aneinandergereihten Daten dagegen nicht. Hierzu benötigen Nutzer ein Visualisierungsprogramm.

Schrittweise Umsetzung zwischen 2018 und 2020

Das E-Rechnungsgesetz hat die E-Rechnung in mehreren Etappen eingeführt. Inzwischen sind alle Regelungen in Kraft. Die mehrjährige Übergangsphase sollte allen Beteiligten ausreichend Zeit für die Umstellung geben. Die wesentlichen Schritte waren:

  • Ab dem 27. November 2018 mussten oberste Bundesbehörden E-Rechnungen entgegennehmen.
  • Ein Jahr später folgten sämtliche anderen Bundesbehörden.
  • Seit dem 27. November 2020 müssen fast alle Lieferanten der öffentlichen Verwaltungen E-Rechnungen einreichen. Ausnahmen bestehen nur in seltenen Fällen wie bei Direktaufträgen mit einem Auftragswert von höchstens 1.000 Euro und ohne ausgewiesene Umsatzsteuer.
  • Bis zum 20. April 2020 mussten zudem Länder und Kommunen die Bestimmungen der EU-Richtlinie und des E-Rechnungsgesetzes umsetzen.

Der Zweck des E-Rechnungsgesetzes

Die standardisierte Digitalisierung des Rechnungswesens soll die Effizienz in der Verwaltung erhöhen. E-Rechnungen erlauben eine automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten inklusive automatisierter Überweisung. Das reduziert den Aufwand und beschleunigt Verwaltungsvorgänge. Auch die Lieferanten der öffentlichen Hand profitieren: Sie gestalten ihr Rechnungswesen ebenfalls effizienter. Rechnungen im PDF-Format und Papierrechnungen erfordern dagegen eine umständliche manuelle Übertragung von Daten oder eine zusätzliche Software. Das E-Rechnungsgesetz stellt für Auftraggeber und Auftragnehmer eine wesentliche Erleichterung dar. Zudem ist die Verordnung eine wichtige Komponente der staatlichen Digitalisierungsstrategie: Bund, Länder und Kommunen wollen ihre Verwaltungen konsequent digitalisieren - die erfolgte Umstellung des Rechnungswesens auf E-Rechnungen war ein zentraler und naheliegender Schritt.

Wissen, was läuft

Täglich die wichtigsten Infos aus dem ITK-Markt

Mit Klick auf „Newsletter abonnieren“ erkläre ich mich mit der Verarbeitung und Nutzung meiner Daten gemäß Einwilligungserklärung (bitte aufklappen für Details) einverstanden und akzeptiere die Nutzungsbedingungen. Weitere Informationen finde ich in unserer Datenschutzerklärung.

Aufklappen für Details zu Ihrer Einwilligung

(ID:47716964)