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Kostensenkung ist nicht alles

Warum Unternehmen Print Management einsetzen sollten

02.03.2010 | Autor / Redakteur: Matthias Kraus / Katrin Hofmann

Matthias Kraus, Research Analyst, IDC Frankfurt
Matthias Kraus, Research Analyst, IDC Frankfurt

Kostensenkung ist zwar das zentrale Motiv für Print Management, aber auch eine verbesserte Servicequaltität und flexible Abrechungsmodelle sind wichtige Faktoren, die den Einsatz attraktiv machen.

Seit der Wirtschaftskrise hat sich der Kostendruck in den Unternehmen noch einmal deutlich verstärkt und laut Einschätzung von IDC wird dies in den kommenden Jahren so bleiben. Insbesondere die IT-Abteilungen sehen sich mit weiteren Einsparungen konfrontiert. Ein Bereich, der Einsparungspotenziale birgt ist beispielsweise das Print Management. Dazu hat IDC im Herbst letzten Jahres eine Studie in Deutschland durchgeführt. Befragt wurden 150 Unternehmen.

So ist die Standardisierung und Konsolidierung bei den Befragten ein wichtiges Thema. Immerhin finden 36 Prozent der befragten Teilnehmer, dass durch den Abbau von verschiedenen Marken und Modelllen, ja sogar Lieferanten, kurzfristig große Einsparungen erzielt werden können. Neben den kostenorientierten Motiven wurden auch Ziele wie die Verbesserung von Wartung und Service (20 Prozent) angegeben. Durch vereinbarte und erfüllte Service Level Agreements lassen sich bereits wesentliche Qualitätsverbesserungen erzielen. Ungeachtet der Thematik Print Management, gehören stets verbesserte Wartung und Support sowieso zu den originären Aufgaben einer IT-Abteilung. Daher zählt dies auch im Hinblick auf Print Management zu einem der wichtigsten Antriebsfaktoren.

Die Motive „Verwaltung vereinfachen“ (13 Prozent), „Kosten kontrollieren und Transparenz erhöhen“ (12 Prozent) sowie „Geräte-/Assetmanagement einführen“ (9 Prozent) lassen sich in einer Kategorie zusammenfassen und als weitere wichtige Treiber einordnen. Von Großunternehmen mit über 5.000 Mitarbeitern wurden diese Motive öfter genannt als in den anderen Größenklassen. Will man eine einfache Verwaltung, mehr Transparenz und Kontrolle erreichen, kommt man an einem professionellen Asset Management nicht vorbei. Externe Anbieter können hier in Punkto Tools und mit ihrer breiten Erfahrung wertvolle Unterstützung leisten.

Die Antriebsfaktoren den Papierverbrauch zu senken (7 Prozent) sowie eine geringere Umweltbelastung (4 Prozent) lassen sich kombiniert betrachten, denn letztendlich reduziert sich automatisch die Umweltbelastung, wenn weniger Papier verbraucht wird. Hier geht es aber auch um einen niedrigeren Energieverbrauch, weniger Verbrauchsmaterialien und eine geringere Anzahl von Geräten. All dies trägt natürlich dazu bei, Kosten einzusparen.

Andere Themen, wie beispielsweise neue Abrechnungsmethoden (Fixpreis, Seitenpreis) oder das Accounting – also die Zuordnung und Abrechnung der entstandenen Druckkosten nach Kostenstelle – wurden von den Befragten erstaunlicherweise erst gar nicht genannt. Zu erklären ist dies dadurch, dass primär IT-Fach- und Führungskräfte interviewt wurden, und diese sich hauptsächlich auf ihre eigenen Kosten und Ressourcen konzentrieren. Allerdings steht außer Frage, dass die genannten Bereiche zu den wesentlichen Vorteilen von Print Management und hier speziell zum Angebot von Managed Print Services (MPS) Anbietern, gehören. Die Vorteile der Abrechnungsmethoden dürften für das Management, respektive die Finanzabteilung, daher von größtem Interesse sein.

Tipps, was Anwenderunternehmen bei der Nutzung von Print Management beachten sollten, erhalten Sie auf der nächsten Seite.

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