Baselining: Outsourcing mit Erfolgsstrategie Vorarbeit zahlt sich aus

Autor / Redakteur: Frank Elstermann / Philipp Ilsemann

Planung. Soll sich ein Outsourcing-Projekt langfristig bezahlt machen, ist eine gezielte und konsequente Vorleistung durch ein so genanntes Baseling unabdingbar. In dieser Phase wird grundlegend geprüft, ob und wie sich ein dauerhafter Erfolg durch das Auslagern der IT erzielen lässt.

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Aufwand. Auch wenn es zunächst viel Arbeit ist, ernsthaft betriebenes Baselining macht sich am Ende bezahlt
Aufwand. Auch wenn es zunächst viel Arbeit ist, ernsthaft betriebenes Baselining macht sich am Ende bezahlt
( Archiv: Vogel Business Media )

Nach einer Studie der Marktforscher von IDC klagen 46 Prozent der befragten deutschen Unternehmen über Outsourcing-Probleme. Der Grund: In der Regel wurde ohne Vorplanung gestartet – oft unter wirtschaftlichem Druck und mit kurzfristigen Kostenbetrachtungen. „Viele sind in den 90er Jahren nur mit dem Argument der Kostensenkung an den Markt gegangen. Das Umdenken des Kunden, dass dabei auch strategische Vorteile zu gewinnen sind, muss auf breiter Basis erst noch stattfinden“, skizzierte Berater Thomas Lünendonk unlängst die Situation.

Werden Risiken vor dem Auslagern übersehen und keine entsprechenden Gegenmaßnahmen ergriffen, bedeutet das unerfüllte Anforderungen und hohe Kosten. Unternehmen gehen deshalb immer differenzierter an Outsourcing-Projekte heran. Als Auftraggeber wollen sie prüfen, wer welche IT-Leistungen am kostengünstigsten und besten erbringen kann, welche Risiken damit verbunden sind, und welche Bereiche sie selbst optimieren können, bevor sie Teile davon auslagern. Das Baselining ist dabei der erste Schritt zu einer effizienten Sourcing-Strategie: Dabei geht es darum, bereits im Vorfeld eines Outsourcing-Vorhabens eine Informations- und Entscheidungsbasis zu schaffen, mit der sich Kosten und Nutzen ermitteln lassen. Eine solche Vorplanung trägt unter anderem dazu bei, dass die IT-Kosten später nicht aus dem Ruder laufen.

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Transformation ist Trumpf

Ein Outsourcing-Vorhaben gelingt immer nur so gut, wie es in Auftrag gegeben wurde. Doch so vielfältig wie die Strategien der Unternehmen sind, kann auch die richtige Outsourcing-Dienstleistung sein. Am Beispiel des Angebots von Siemens Business Services zeigt sich die Bandbreite der Möglichkeiten. Unsere Outsourcing-Lösungen funktionieren nach dem Baukastenprinzip: Die Komplexität nimmt stufenweise zu, vom selektiven Outsourcing einzelner IT-Funktionen bis hin zum Full-Outsourcing einschließlich der Übernahme des Fachpersonals bzw. der IT-Systeme.

Entscheidend für den Erfolg ist es, Lösungen zu finden, die sich maßgeblich wertsteigernd auf das Unternehmen auswirken. Oft löst das Thema Outsourcing innerhalb der Organisation sogar erstmals die Diskussion über die eigenen Kernkompetenzen, Qualitäten, Stärken und Schwächen aus. Gut, wenn dann ein Partner mit der methodischen Expertise zur Seite steht. Denn für Baselining spielt nicht nur das Wissen um IT eine Rolle: So nutzt zum Beispiel Siemens auch Kompetenzen und Erfahrungen aus anderen Unternehmensbereichen und kann dadurch sowohl IT- als auch Branchenkompetenz einsetzen.

Der Erfahrungsschatz eines Outsourcing-Dienstleisters im Umgang mit branchenspezifischen Herausforderungen ist gerade in der Baselining-Phase ein besonders wichtiges Merkmal. Transformationspartner müssen Unternehmen beim Umbau ihrer IT unterstützen, das heißt ein permanentes Anpassen der IT an die Geschäftsanforderungen des Unternehmens gewährleisten. Eine aktuelle Studie von Lünendonk bestätigt diese Aussage: In Zukunft sollen sich traditionelle Dienstleistungen noch stärker mit strategischen Aufgaben vermischen, so die Berater. Das verwundert nicht, schließlich sind immer mehr Geschäftsprozesse untrennbar von ihren IT-Anwendungen. Das macht die IT zu einem kritischen Faktor für den Unternehmenserfolg.

Strukturiertes Vorgehen

Am Anfang jedes Outsourcing-Projekts sollte eine fundierte Entscheidungsgrundlage stehen – das ist die wichtigste Voraussetzung, um Fehlschläge zu vermeiden. Das Baselining schafft die nötige Basis, um Outsourcing-Potenziale zu ermitteln und eine Sourcing-Strategie zu entwickeln. Im Prinzip geht es bei Baselining auch darum, das Kerngeschäft des Kunden zu definieren, das heißt Antworten auf die Fragen zu finden: Was kann er selbst machen, was sollte er auslagern? Mit Hilfe gängiger betriebswirtschaftlicher Methoden wie GAP- oder Benchmarkanalysen lassen sich verschiedene Outsourcing-Szenarien aufzeigen und nach Quantität sowie Qualität bewerten.

Richtig angewandt kann das Baselining dafür sorgen, dass vorausgesagte Kosteneinsparungen später auch halten, was sie versprechen. Dabei ist es wichtig, von Anfang an völlig transparent zu arbeiten. Je offener der Kunde seine Ist-Situation darstellt, desto erfolgreicher können die tatsächlichen Kosten zu Beginn eines Projekts analysiert werden.

Potenzial bewerten

Ein Ansatz zur Bewertung von Outsourcing-Vorhaben ist beispielsweise der direkte Vergleich der entscheidungsrelevanten Kosten. Dazu haben die SBS-Consultants die Handlungsfeldanalyse „Saving Costs through Outsourcing (SCO)“ entwickelt. Diese Outsourcing-Potenzialanalyse liefert Vorschläge für konkrete Maßnahmen, mit denen Unternehmen direkte Einsparungen bei den IT-Kosten erzielen können, etwa durch eine Konsolidierung oder Standardisierung der IT-Architektur.

Mit SCO können Aussagen darüber getroffen werden, welche IT-Bereiche am besten unverändert weitergeführt werden und welche Leistungen besser durch ein Outsourcing zu erbringen sind. Die Vorgehensweise erstreckt sich über vier Phasen: Zunächst gilt es, die kundenindividuelle Situation zu analysieren und die Methodik entsprechend anzupassen. Zur Vorbereitung einer Make-or-Buy-Entscheidung werden diese Ergebnisse anschließend Best-Practice-Werten gegenübergestellt. Die dritte Phase identifiziert und selektiert Outsourcing-Möglichkeiten und beschreibt und bewertet Einsparungsmaßnahmen. Zuletzt werden alle Ergebnisse und Handlungsempfehlungen in einem umfassenden Bericht dargestellt.

Effizientere Kundenschnittstellen

Die SCO-Methode gibt Aufschluss darüber, welche Maßnahmen indirekte Kostenwirkungen innerhalb der Fachbereiche erzielen oder den Wertbeitrag der IT für das Unternehmen steigern – beispielsweise indem sie Kundenschnittstellen effizienter gestalten. Denn läuft die IT-Infrastruktur stabil, sind Systeme und Applikationen stets hoch verfügbar und die Zugriffszeiten schnell. Es sinken nicht nur die Ausgaben des Unternehmens, auch die Kundenzufriedenheit steigt. Diese Analyse bildet die Basis für die später erstellte, detaillierte Ist-Kostenanalyse. Hier werden beispielsweise Kosten für Infrastruktur, Verträge oder Lizenzen genau unter die Lupe genommen und transparent gemacht. Am Ende der Analyse stehen konkrete Entscheidungshilfen für eine Make-or-Buy-Entscheidung.

Baselining ist der Schlüssel für erfolgreiche Outsourcing-Projekte. Der Dienstleister kann besser kalkulieren, und auch der Kunde bekommt im Business Case, das heißt bei der betriebswirtschaftlichen Beurteilung des Vorhabens im Rahmen eines Praxisszenarios, dargestellt, welche Leistung er von seinem externen Partner jetzt und in Zukunft erwarten darf. Besonders wichtig ist es auch, den Business Case während eines Outsourcing-Projekts permanent zu kontrollieren. Nur so kann dem Transformationsbedarf der Kunden Rechnung getragen und auf Veränderungen oder Nachbesserungen während der Zusammenarbeit besser eingegangen werden.

Messbare Ergebnisse

Bis durch ein Baselining die verschiedenen „IT-Baustellen“ aufgespürt und die Qualitätsfaktoren geprüft sind, vergehen etwa drei Monate. Im ersten Schritt sind ein bis zwei Workshops mit dem Kunden erforderlich, um den Entscheidungsträgern Vorschläge für geeignete Sourcing-Strategien machen zu können. Ausführliche Analysen wie etwa in einer Due Dilligence sind für diesen Schritt noch nicht nötig.

Langfristige Erfolgskontrolle

Ein IT-Dienstleister muss dann so flexibel sein, dass sein Kunde angemessen auf die sich ständig ändernden Bedingungen reagieren kann. Dafür spielt nicht nur die technische Ausstattung, sondern auch die gemeinsame Vertrauensbasis zwischen allen beteiligten Personen eine wichtige Rolle. Ein weiteres Ziel des Baselinings ist es, Flexibilität in einer Organisation zu schaffen und diese zu halten. Beispielsweise müssen im Falle eines Standortwechsels alle beteiligten Personen, Daten und Prozesse hochgradig anpassungsfähig sein.

Vertrauen und Verträge

Das Marktforschungsunternehmen Ovum erwartet in den kommenden Jahren ein Wachstum von jährlich acht Prozent für den deutschen Outsourcing-Markt. Als Grund nennen die Analysten die guten Outsourcing-Erfahrungen der Unternehmen mit IT-Dienstleistern. Entscheidend für den erwarteten Marktzuwachs sei aber auch, dass derzeit viele Outsourcing-Verträge der ersten Generation auslaufen.

Vertrauen und eine gemeinsame Kommunikationsbasis sind entscheidende Kriterien bei der Auswahl eines externen Dienstleisters – noch vor dem angebotenen Dienstleistungsspektrum und den Preisen, wie eine Studie der Managementberatung Kienbaum bestätigt. Der Anspruch von Siemens ist es, dem Kunden über die vertraglich vereinbarte Dienstleistung hinaus einen kontinuierlichen Mehrwert aus der Beziehung mit einem strategischen IT-Dienstleister zu bieten. Denn erst wenn die Geschäftsanforderungen effizient durch die IT unterstützt werden, kann der Kunde sein Geschäft verbessern.

Zum Zurücklehnen bleibt ohnehin keine Zeit, denn Marktforscher wie Gartner erwarten in Zukunft noch mehr Flexibilität im Outsourcing. In einer kürzlich veröffentlichten Studie prognostizieren die Auguren kürzere Vertragslaufzeiten: So erstreckten sich 2003 Outsourcing-Verträge im Schnitt über 6,2 Jahre und im Jahr 2005 nur noch über 5,3 Jahre – Tendenz fallend. Außerdem beobachten die Analysten einen verstärkten Trend zum Multisourcing: Statt sich für einen einzigen Anbieter zu entscheiden, suchen sich die Kunden den Dienstleister heraus, der den besten Service zum besten Preis liefert, so die Studie. Die IT-Verantwortlichen werden zunehmend zu Service-Managern und Einkäufern, IT Outsourcing wird immer mehr zur Commodity.

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