Herrmann Leittechnik entwickelt Extranet mit umfassender Projektunterstützung Von der Arbeitszeiterfassung bis zum Mitarbeiterportal

Autor / Redakteur: IT-BUSINESS/ Dr. Andreas Bergler / Dr. Andreas Bergler

Aus Gebäuden intelligente Gebäude zu machen, so lautet die Mission der Herrmann GmbH & Co. KG aus dem schwäbischen Plüderhausen. Das hausintern entwickelte Extranet-Portal Hercon Projekt Zeit bietet hierfür umfassende Projektunterstützung. Die technologische Plattform bildet Visual WebGui, ein Open-Source-Framework von Gizmox.

Aus dem Extranet schuf Herrmann eine umfassende Mitarbeiter-Plattform.
Aus dem Extranet schuf Herrmann eine umfassende Mitarbeiter-Plattform.

Ende 2007 ging es bei Herrmann nicht viel anders zu als in den meisten mittelständischen Betrieben, erinnert sich Walter Greiner, Entwicklungs-Ingenieur bei Herrmann. „Jeder einzelne Mitarbeiter musste wochenweise einen Excel-Erfassungsbogen mit den geleisteten Arbeitsstunden ausfüllen, ausdrucken und unterschreiben und dann bei seinem Teamleiter abgeben. Der hat die Angaben dann geprüft, abgezeichnet und an die kaufmännische Abteilung weitergeben, wo die Zeiten nach erneuter Prüfung wieder abgetippt wurden, bis sie endlich in unserem ERP-System KWP landeten.“ So wurde mindestens eine halbe Arbeitsstelle nur für die Erfassung bereits elektronisch vorliegender Daten aufgewendet. Außerdem war das Vorgehen bei oft zehn oder 20 Buchungen pro Mitarbeiter und Woche ausgesprochen fehlerträchtig.

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Aus diesem Grund erhielt Greiner zum Jahreswechsel den Auftrag, eine Projektdatenerfassung für den hausinternen Einsatz zu entwickeln. Allerdings mit der Vorgabe, dass die grundlegenden Arbeitsabläufe gleich bleiben sollten: Wochenbasierte Erfassung, Prüfung durch den Teamleiter, dann die kaufmännische Prüfung, schließlich die Übergabe an die KWP-Software. Nur sollten die einzelnen Schritte nicht mehr separat erfolgen, sondern eine durchgängige Software-Unterstützung erfahren. Die Erfassungsmaske etwa musste nicht nur sicherstellen, dass alle Arbeitszeiten vollständig und lückenlos eingetragen werden, sondern durch direkten Zugriff auf die KWP-Datenbank auch dafür sorgen, dass nur die momentan aktiven Projekte zur Auswahl angeboten werden.

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Eigentlich wären diese Vorgaben für das Entwicklungsteam leicht zu realisieren gewesen – schließlich verfügten Greiner und seine Kollegen über langjährige Erfahrungen in der Windows-Programmierung. Gegenüber früheren Projekten kam hier jedoch noch die Herausforderung hinzu, dass die Mitarbeiter auch vor Ort beim Kunden, zuhause oder mobil Zugriff auf die neue Applikation haben sollten. Ohne durchgehende VPN-Anbindung an das Firmennetz kam also nur eine echte Web-Anwendung infrage. „Diese mit Visual Studio und ASP.NET in HTML zu entwickeln, war für uns allerdings kein gangbarer Weg“, berichtet Greiner. „Für jede halbwegs anspruchsvolle datenbankorientierte Aufgabenstellung wird die Komplexität damit einfach viel zu groß.“

Lesen Sie auf der nächsten Seite, wie die Web-Programmierung ohne HTML-Komplexität gelang.

Web-Entwicklung so einfach wie Windows

Auf der Suche nach Alternativen zur HTML-Programmierung stieß der Softwarespezialist im Internet auf eine Empfehlung für das Open-Source-Framework Visual WebGui. Der israelische Hersteller Gizmox versprach, dass Web-Entwicklung damit so einfach wie Windows-Programmierung werden sollte. Um diese Aussage zu verifizieren, bedurfte es nicht viel mehr als eines Downloads von der Website und zwei Tage Zeit, um die mitgelieferten Tutorials nachzuvollziehen.

Als am dritten Tag die ersten eigenen Beispiele geschrieben waren, stand für Greiner fest, dass er das passende Werkzeug gefunden hatte. „Tree-Anzeigen, die Übergabe von einer Form zur nächsten, datengesteuerte Kombo-Boxen, editierbare Data-Grids – alles, was in einer Web-Anwendung sonst aufwendig programmiert werden muss, funktionierte hier einfach auf Anhieb wie im Windows-Programmiermodell.“

In den folgenden Wochen entstand das Grundgerüst der neuen Anwendung. Die Geschäftslogik entwickelte Greiner in seiner gewohnten Entwicklungsumgebung Visual Studio, das Front-End entstand unter Rückgriff auf die speziellen Controls des Visual-WebGui-Werkzeugkastens ebenfalls in diesem Werkzeug. Für die Datenspeicherung sorgte eine eigene SQL-Server-Datenbank. Zusätzlich wurde diejenige der KWP-Software für Lesezugriffe angebunden. Da Veränderungen an den Daten dieser Fremdsoftware grundsätzlich nicht direkt durchgeführt werden sollten, erfolgte die Übergabe von Projektdaten ebenso wie alle anderen Datenänderungen ausschließlich per Dateiaustausch über die vom Hersteller vorgesehenen Schnittstellen.

Arbeitserleichterung mit Komfort

Insgesamt dauerte es rund drei Monate, bis die neue Visual-WebGui-Anwendung fertig war. Den Support des Herstellers Gizmox oder seiner deutschen Vertretung Fecher musste Greiner kein einziges Mal in Anspruch nehmen: „Wenn im Projekt neue Themen anstanden, beispielsweise der Upload von Daten, habe ich eben einen halben Tag investiert und mich mit den mitgelieferten Beispielen und dem Tutorial hineingearbeitet.“ Bei kniffligeren Detail-Problemen erwies sich auch die Wissensdatenbank im Internet immer wieder als hilfreich. „Anfangs waren im Framework auch noch ein paar Fehler und Probleme drin, aber die wurden immer schnell ausgemerzt“, erinnert sich Greiner.

Im Frühjahr 2008 konnte das erste Team in der Zentrale mit der Anwendung arbeiten. Nach und nach kamen die weiteren Teams hinzu, bis mit der Außenstelle Esslingen/Mettingen und den Vor-Ort-Teams bei Kunden schließlich alle 80 Mitarbeiter produktiv waren.

Das Feedback war ausgesprochen positiv: Obwohl die Software im Browser und damit ohne Installation auf jedem Internet-fähigen PC lief, bot sie allen Komfort einer modernen Desktop-Anwendung. Vor allem sorgte sie mit ihren separat auf die Arbeitsabläufe von Mitarbeiter, Teamleiter und Verwaltung abgestimmten Funktionen und die Datenanbindung an KWP bei allen Beteiligten für erhebliche Arbeitserleichterung, aber auch für Komfortgewinn – etwa durch die automatische Verwaltung von Gleitzeitkonten, die Abwicklung der Urlaubsplanung oder die Übergabe geleisteter Arbeitsstunden und Nebenleistungen an die Gehaltsabrechnung.

Mit der intensiven Nutzung des Portals entwickelten sich rasch auch zusätzliche Ideen zu dessen Weiterentwicklung. So wünschten sich die mobilen Anwender Zugriff auf weitere Informationen aus der KWP-Datenbank, die sonst nur innerhalb des Firmennetzwerks abrufbar waren. Eine erste Software-Erweiterung ermöglichte es den Mitarbeitern, Kontakt- und Artikeldaten herauszusuchen. „Die Anforderungen haben sich in der täglichen Praxis permanent weiterentwickelt“, beschreibt Greiner das pragmatische Vorgehen. „Wenn der Mitarbeiter vor Ort beispielsweise ein Ventil oder eine Pumpe sucht, und es gibt 70 Stück zur Auswahl, kann er heute einfach nach der Bestellhäufigkeit sortieren und sehen, welche vermutlich am ehesten in Frage kommt.“

Wie sich das Portal weiterentwickelte, lesen Sie auf der nächsten Seite.

Die Projektunterstützung wächst

Im Lauf der Jahre entwickelte sich das Portal von der reinen Projektdatenerfassung zur Unterstützung der administrativen Abläufe im Projekt. So kam 2009 eine Unterstützung für die Zeiterfassungssysteme hinzu, in die einige der großen Kunden auch die externen Mitarbeiter von Herrmann mit einbeziehen. Die vor Ort beim Kunden erfassten Stempelzeiten werden als Datei in Hercon Projekt Zeit übernommen und stehen den betreffenden Mitarbeitern dort in der Erfassungsmaske zur Verfügung. Aus den so weitgehend automatisch erfassten Zeiten wird wiederum der wöchentliche elektronische Rapport an den Auftraggeber erzeugt, so dass Diskrepanzen erst gar nicht entstehen können.

Aus einer anfangs noch rudimentären Erzeugung von Arbeitsnachweisen auf Papier, die die Grundlage jeder Projektabrechnung bilden, ist bis 2010 ein integrierter Prozess geworden, der neben den Arbeits- und Wegezeiten der Projektmitarbeiter sowie diversen Zuschlägen mittlerweile auch das für das jeweilige Projekt bestellte Material umfasst. Ist der Arbeitsnachweis vom Kunden unterschrieben, geht alles automatisch an die Verwaltung zur Abrechnung. „Früher konnte es schon einmal vorkommen, dass ein Arbeitsnachweis verloren geht und nicht abgerechnet wird“, erinnert sich Greiner. „Heute würde das sofort auffallen.“ Auch deshalb, weil das Portal jedem Projektleiter eine tagesaktuelle Auswertung seiner aktiven Projekte mit Auftragssumme, Ist-Aufwand an Material und Lohn, Aufmaß und tatsächlich abgerechneten Posten zur Verfügung stellt.

Welche Perspektiven sich mit Hercon Projekt Zeit ergeben, lesen Sie auf der nächsten Seite.

Teamfunktionen runden das Bild ab

Mit all diesen Funktionen hat sich die Web-Anwendung innerhalb ihrer dreijährigen Betriebszeit zur zentralen Anlaufstelle für alle Mitarbeiter entwickelt. Diesem Fakt tragen die Anfang 2011 in Betrieb genommenen Teamfunktionen Rechnung, die Hercon Projekt Zeit zu einem regelrechten Mitarbeiterportal aufgewertet haben. So bündelt heute eine Wissensbasis mit verschiedenen Kategorien den Erfahrungsaustausch der weit verstreuten Mitarbeiter. Ähnlich erlaubt die Dokumentenverwaltung mit Volltextsuche den Zugriff etwa auf Besprechungsprotokolle oder Word- und Excel-Vorlagen für die verschiedensten Zwecke. So kann jeder Mitarbeiter, der Zugang zu einem Internet-Browser hat, von überall aus arbeiten, als wäre er im Büro und hat das gesammelte Wissen für seinen Bereich zur Verfügung.

„Als wir 2008 damit anfingen, hätten wir uns niemals träumen lassen, dass aus der überschaubaren Zeiterfassung eine so zentrale Unternehmensapplikation werden würde – zumal die Entwicklung parallel zu unseren eigentlichen Aufgaben erfolgen muss

und somit nur eingeschränkte Entwicklungskapazität zur Verfügung steht“, fasst Greiner die Erfolgsstory zusammen. Wobei das letzte Kapitel noch nicht geschrieben sein dürfte: Mittlerweile interessieren sich auch andere KWP-Nutzer für den Einsatz von Hercon Projekt Zeit. „Damit würde die Entwicklung noch einmal ganz neuen Schwung erhalten.“ ?

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