Immer und überall miteinander kommunizieren Unified Communications steigert die Produktivität

Redakteur: Dr. Andreas Bergler

Mit den Möglichkeiten zur Verbesserung der Unternehmenskommunikation beschäftigen sich immer mehr Unternehmen. IT-BUSINESS sprach mit Lars Riehn, Geschäftsführer der Unternehmensberatung Info WAN, über Chancen, Möglichkeiten und die permanente Erreichbarkeit im Berufsalltag.

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ITB: Welches sind die klassischen Situationen, in denen Unternehmen sich dem Thema Unified Communications öffnen?

Riehn: Der Umfang und das Tempo der Unternehmenskommunikation nimmt rasant zu. Zu den gewohnten Klassikern Brief, Telefon und Fax sind eMail, Instant Messaging, Audio-, Video- und Web-Konferenzen hinzugekommen. Auch die Arbeitsprozesse haben sich vom einzelnen Mitarbeiter in Teams verlagern. Die Mobilität ist enorm gesteigert worden. Saß man früher an seinem Schreibtisch, ist man heute wesentlich öfter unterwegs. Viele Standorte und im internationalen Business auch unterschiedliche Zeitzonen müssen verbunden und überbrückt werden, was vielerorts auf Kosten der Erreichbarkeit des Mitarbeiters geht. Beim Stichwort Unified Communications geht es darum, die verschiedenen Kommunikationsarten zu integrieren, die Erreichbarkeit zu verbessern, Zeit zu sparen und der Ineffizienz in der Unternehmenskommunikation die rote Karte zu zeigen.

ITB: Was sind die wesentlichen Vorteile?

Riehn: Von Präsenzinformationen und integrierter Kommunikation profitieren die meisten Unternehmen. Einen Kollegen oder Mitarbeiter an einem anderen Ort erreichen, wenn es dringend ist, gestaltet sich immer noch problematisch. Im Büro kann man ihn nicht erreichen und hinterlässt dort vielleicht eine Nachricht. Dann versucht man es auf dem Handy. Dann telefonisch im Home Office. Wenn das scheitert, schreibt man eine eMail mit der Bitte um Rückruf. Ist der Gesuchte beispielsweise auf einer Dienstreise in den USA und schläft aufgrund der Zeitverschiebung gerade, bekommt er die Nachricht gar nicht oder zu spät. Am nächsten Tag muss der Vermisste dann zahlreiche Sprachnachrichten und eMails alle zum gleichen Thema abhören und löschen, um festzustellen, dass man ihn jetzt nicht mehr braucht.

Mit Präsenzinformationen hätte man auf einen Blick sehen können, bis wann der Kollege offline ist. Ist er online, hätte eine kurze Instant Message gereicht, um zu erfahren, wie der Kollege gerade am besten erreichbar ist. Über die entsprechende Integration in den Clients hätten die beiden Kommunikationspartner dann auch schnell in eine Videokonferenz wechseln können oder hätten sich ein gemeinsam zu bearbeitendes Dokument auf einer Konferenzplattform ansehen können.

ITB: Was muss ein Unternehmen beachten?

Riehn: Ratsam ist es, gewisse Kommunikationsregeln festzulegen, damit die Mitarbeiter die neuen Funktionen auch gezielt nutzen können. Zum Beispiel gehört es zum guten Ton, den Online-Kalender zu pflegen oder bei längeren Abwesenheiten die Abwesenheitsnotiz im eMail-System zu setzen.

ITB: Gibt es ein repräsentatives Kostenmodell? Wenn ja, welches?

Riehn: Ein repräsentatives Kostenmodell gibt es nicht, da zu viele individuelle Faktoren eine Rolle spielen. Gerade im Bereich der Online-Konferenzen ergeben sich aber sehr schnell greifbare und offensichtliche Einsparungen nämlich bei den Reisekosten. Wenn man pro Mitarbeiter nur ein paar Flüge, Hotelübernachtungen und die damit verbundene, meist verlorene Reisezeit sparen kann, dann rechnet sich die Investition sehr schnell. Die Optimierung der Kommunikation führt zu einem Zeitgewinn. Auch kann die verbesserte Erreichbarkeit zu höherer Kundenzufriedenheit oder besseren und schnelleren Entscheidungsprozessen führen. Damit sind wir dann im Bereich der Produktivitätssteigerung, die jedes Unternehmen anders bewertet und berechnet.

ITB: Welche technologischen Voraussetzungen haben die meisten Unternehmen?

Riehn: Als Basis für nahezu alle Komponenten der Unified-Communications-Strategie dient ein Active Directory. Eine exponierte Stellung nimmt auch hier das Live Meeting ein, da es sich um eine komplett gehostete Plattform handelt. Hier ist lediglich eine Internetverbindung zu den zentralen Servern erforderlich. Welche technischen Voraussetzung Client-seitig zwingend sind, hängt sehr stark von der tatsächlichen Nutzung ab. Für Live Meeting bedarf es lediglich eines Browsers. Auch die Grundfunktionen Präsenz oder Instant Messaging setzen lediglich einen aktuellen Client unter Windows voraus. Gleiches gilt für Application Sharing.

Für Audio-Konferenzen können die eingebauten Mikrofone und Lautsprecher heutiger Notebooks ausreichend sein. Bei häufiger Nutzung empfiehlt sich jedoch ein Headset. Für Videokonferenzen ist natürlich eine Webcam Voraussetzung, die immer häufiger von den Notebookherstellern direkt in den Geräten eingebaut werden. Da Audio und Video den Client deutlich stärker belasten als das klassische Instant Messaging, sollten hier leistungsfähige Clients zum Einsatz kommen. Oft übersehen wird das Netzwerk. Auch hier sind wieder Audio und vor allem Video die Komponenten, auf die man besonders achten muss. Zum einen ist der Bandbreitenverbrauch überproportional hoch. Zum anderen kann es durchaus sein, dass ältere Netzwerkkomponenten mit diesen Protokollen überfordert sind. Um sich eingehende Faxe und Sprachnachrichten von Exchange 2007 anzusehen, sollten Unternehmen mit Outlook 2007 arbeiten.

ITB: Welche Entwicklung wird das Thema nehmen?

Riehn: Das Thema wird sich auf Basis der heute verfügbaren Technologien schrittweise weiterentwickeln. Die Vielfalt der Endgeräte und der möglichen Arten der Kommunikation wird weiter steigen. Gleichzeitig findet eine Verschiebung von der klassischen Sprachkommunikation hin zu IP-gestützten Systemen statt. Die Vision, dass man immer und überall zu jeder Zeit über jede beliebige Art und Weise miteinander kommunizieren kann, wird immer mehr zu Wirklichkeit.

ITB: Wie können sich Unternehmen darauf vorbereiten?

Riehn: Die Unternehmen sollten ihre intern stattfindenden Kommunikationsprozesse analysieren. Aus den Ergebnissen lassen sich die Optimierungsansätze darlegen. Der Zeitpunkt dafür ist sehr günstig, denn es gibt zahlreiche neue Produkte auf dem Markt, die das Kommunikationsspektrum eines Unternehmen verbessern können.

ITB: Wie sieht der klassische Projektverlauf aus, wenn Unternehmen Module für Live Communications integrieren lassen?

Riehn: Am Anfang steht immer eine Analysephase. In dieser wird zum einen geprüft, welche Anforderungen tatsächlich gegeben sind und wie ein Unternehmen von den neuen Lösungen profitieren kann. Zum anderen wird die vorhandene Hard- und Softwarelandschaft unter die Lupe genommen. Dieser analytische Prozess ist zwingend, um im nächsten Schritt die sinnvollen Stufen des Projekts zu ermitteln. Anschließend wird in der Regel ein Konzept erarbeitet, das dann sukzessive bis zur vollständigen Implementierung der gewählten Module umgesetzt wird.

ITB: Wie kommunizieren die Unternehmen in der Zukunft?

Riehn: Ich gehe davon aus, dass wir bei Fax und der klassischen Briefpost inzwischen den Zenit überschritten haben und diese Medien nach und nach an Bedeutung verlieren. Die Zahl der eMails steigt weiter an. Parallel dazu etabliert sich der Chat über Instant Messaging immer mehr als Alternative zur eMail. Das wird auch durch den Trend unterstützt, dass die Kommunikation immer schneller, spontaner und dabei auch informeller wird. Sprache ist und bleibt in der menschlichen Kommunikation wichtig. Daher werden auch Telefonate nicht an Bedeutung verlieren. Nur die dahinterstehende Technologie wird sich in Richtung IP verändern. Mit leistungsstärkeren Bandbreiten wird dann auch die Videokommunikation ihren Eroberungsfeldzug antreten. Bei Meetings wird die Zahl der herkömmlichen Veranstaltung, bei denen zig Menschen zu einer bestimmten Uhrzeit an einem Ort zusammen kommen, abnehmen. Dafür wird der Boom bei den Online-Konferenzen anhalten, die auch die klassischen Telefonkonferenzen ablösen werden. Ein weiter steigender Anteil der Kommunikation wird von mobilen Teilnehmern kommen, die nicht in ihrem Büro in der Firma sitzen. Insgesamt gesehen wird die Kommunikation einfacher, schneller, moderner, qualitativ hochwertiger und dabei kostengünstiger werden.

ITB: Was wird der nächste revolutionäre Schritt?

Riehn: Der nächste revolutionäre Schritt wird die Fertigstellung der 2007er-Produktpalette von Microsoft. Mit Exchange 2007, Office 2007 mit Outlook, Communicator und der Roundtable-Kamera und dem Office Communications Server 2007 wird die Microsoft Vision ein großes Stück Wirklichkeit. Dazu kommen dann die speziell abgestimmten Endgeräte und natürlich wird auch das neue Windows Mobile eine Rolle spielen. Die große Idee ist, dass jeder Mitarbeiter zukünftig einfach nur noch über vorname.nachname@firma.de erreichbar wein wird, egal ob man per eMail, Instant Messaging, Telefon, Fax, Handy, Video oder Daten kommunizieren möchten. Auf Wunsch verschmelzen dann auch noch die privaten und geschäftlichen Kommunikationsadressen. Dann kommen wir auf einer Visitenkarten statt mit vielen Nummern und Adressen mit einer Zeile aus.

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