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Pflichtangaben in Geschäftsbriefen

So gestalten Sie eMails und klassische Post rechtssicher

14.03.2008 | Autor / Redakteur: Rechtsanwältin Elisabeth Wiesner / Katrin Hofmann

Elisabeth Wiesner ist Anwältin in der Kanzlei PRW Rechtsanwälte. Ihr Schwerpunkt liegt im Bereich eCommerce, beim gewerblichen Rechtsschutz und der Vertragsgestaltung.
Elisabeth Wiesner ist Anwältin in der Kanzlei PRW Rechtsanwälte. Ihr Schwerpunkt liegt im Bereich eCommerce, beim gewerblichen Rechtsschutz und der Vertragsgestaltung.

Das »Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister« (EHUG) und die handels- und gesellschaftsrechtlichen Vorschriften regeln für Geschäftsbriefe geltende formale Anforderungen und deren Reichweite. Wer die erforderlichen Pflichtangaben nicht in seine eMails und Briefe aufnimmt, riskiert Abmahnungen und Zwangsgeld. IT-BUSINESS gibt Tipps, wie sich das vermeiden lässt.

Durch eine Reihe handels- und gesellschaftsrechtlicher Vorschriften werden die Pflichtangaben in Geschäftsbriefen geregelt. Ziel der Regelungen ist es, dem Gegenüber im Geschäftsverkehr die erforderlichen Grundinformationen zur Verfügung zu stellen. Durch das EHUG ist zusätzlich klargestellt, dass Pflichtangaben in Geschäftsbriefen auch für eMails gelten. Auch mit mobilen Endgeräten wie Blackberrys sollten nur eMails mit entsprechenden Angaben verschickt werden. Die Pflichtangaben müssen von allen Firmen beachtet werden, die im Handelsregister eingetragen sind. Dazu gehören unter anderem der Einzelkaufmann, die OHG, KG und die AG.

Als »Geschäftsbrief« gelten alle Schreiben geschäftlichen Inhalts, die nach außen gerichtet sind und nicht rein interne Angelegenheiten des Unternehmens betreffen. Darunter fallen unter anderem auch Angebote, Rechnungen, Bestellscheine, Preislisten, Lieferscheine oder Verträge.

Keine Geschäftsbriefe im Sinne der handels- und gesellschaftsrechtlichen Vorgaben sind an einen unbestimmten Adressaten gerichtete Mitteilungen, allgemeine Rund- sowie Werbeschreiben. Auch haben die Pflichtangaben keine Wirkung für inhaltlich rein private eMails und Briefe, auch wenn sie während einer laufenden Geschäftsbeziehung versandt werden. In welcher Schriftart und Schriftgröße die Pflichtangaben erscheinen müssen, ist nicht gesetzlich geregelt. Die Angaben sollten aber deutlich lesbar sein. Erforderlich ist zudem, dass die in einer geschäftlichen Angelegenheit versendete Mitteilung und die Pflichtangaben eine Einheit bilden. Die Angaben sollten daher bei einer eMail in die Signatur aufgenommen werden. Eine bloße Verlinkung zur Homepage dürfte nicht ausreichen, da die Angaben dann beim Ausdruck nicht erscheinen.

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