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Digitalisierte Arbeitsumgebung Smart Spaces – Vernetzung statt Verwaltung

Autor / Redakteur: Tino Mager / Sarah Böttcher

New Work hört nicht bei Home Office und flexiblen Arbeitszeiten auf. Stattdessen geht der nächste Schritt in Richtung Smart Spaces. Über intelligentes Infrastrukturmanagement lassen sich Gebäude effizienter nutzen und der Alltag wird besser planbar.

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Enige Unternehmen lassen den New-Work-Gedanken heute schon direkt in das physische Umfeld von Fabrik und Büro einfließen und zwar in Form von Smart Spaces.
Enige Unternehmen lassen den New-Work-Gedanken heute schon direkt in das physische Umfeld von Fabrik und Büro einfließen und zwar in Form von Smart Spaces.
(Bild: 4th Life Photography - stock.adobe.com)

„New Work“ – das bedeutet ein neues Führungsverständnis, einen radikalen Kulturwandel und eine innovative Arbeitsorganisation, um jedem Einzelnen mehr Freiheit in der Gestaltung seines Arbeitsalltags zu ermöglichen. In der heutigen Realität werden diese wohlklingenden Maßnahmen meist in Form von Gleitzeit, Home Office und dem berühmt-berüchtigten Kickertisch umgesetzt. Gleichzeitig gehen einige Unternehmen aber schon einen Schritt weiter und lassen den New-Work-Gedanken direkt in das physische Umfeld von Fabrik und Büro einfließen und zwar in Form von Smart Spaces.

Tino Mager, Senior Architect Cloud Solutions bei T-Systems Multimedia Solutions
Tino Mager, Senior Architect Cloud Solutions bei T-Systems Multimedia Solutions
(Bild: T-Systems Multimedia Solutions)

Intelligentes Gebäudemanagement

Ein Smart Space bildet ein vernetztes Ökosystem in dem Mensch und Maschinen miteinander interagieren können. Ein intelligentes Gebäudemanagement, das auf im Haus angebrachte Sensoren zurückgreifen kann, legt den Grundstein dafür. Es sorgt für eine Ausgewogenheit der laufenden Kosten und der tatsächlichen Nutzung einer Immobilie. Die Idee dahinter: Werden Räumlichkeiten nicht oder weniger genutzt, lassen sich die aufgewandten Ressourcen automatisch daran anpassen. Diese Ressourcen sind der Wasserverbrauch, die Lichtsteuerung, Temperaturregulierung und die Luftqualität, die wiederum an die Anzahl der sich im Gebäude aufhaltenden Personen und deren individuelle Vorlieben angepasst werden können – und das automatisch. Wenn die ersten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter morgens beginnen, fährt das Gebäudemanagement Licht und Temperatur hoch und sobald der letzte den Raum verlässt, fährt das System alles wieder runter. Natürlich lassen sich auch sicherheitsrelevante Aspekte, wie eine automatische Aktivierung des Security-Systems nach Ende der Arbeitszeit, implementieren.

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Die energetische Optimierung und Kostensteuerung ist jedoch nur der Anfang. Ziel ist es letztlich, die Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeiters stärker zu priorisieren und damit eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die sich positiv auf das Engagement, die Zufriedenheit und Verbundenheit mit dem Unternehmen auswirkt. Moderne Management-Informationstechnologien erweitern die physischen Grenzen des Arbeitsplatzes.

Ein Tag im Büro von Morgen

Ein Szenario kann dann folgendermaßen aussehen: Bevor ich das Haus verlasse, erhalte ich bereits den aktuell besten Weg zur Arbeitsstätte. Sollte ich mich verspäten, verschiebt das System automatisch Termine, reserviert neue Konferenzräume und gibt andere wieder frei, damit sie effizient für andere Termine genutzt werden können. Der eigene Arbeitsplatz ist bei der Ankunft schon optimal auf die persönlichen Ansprüche und den Bedarf des jeweiligen Tages angepasst – sei es eine bestimmte technische Ausstattung oder die eigene Wohlfühltemperatur und Luftfeuchtigkeit. Intelligente Gebäudetechnologie macht es möglich. Das Smart-Parking-System lotst die Mitarbeiter automatisch zu freien Parkplätzen, rät bei einem absehbaren Parkplatznotstand direkt zum Home Office oder teilt die optimale Reiseverbindung des öffentlichen Nahverkehrs mit. Innerhalb der Smart Spaces können Tools auch noch viel mehr leisten: Sie berechnen, wann der beste Zeitpunkt ist das Büro zu verlassen, um pünktlich bei einem Auswärtstermin zu sein. Sie können automatisch die Wasserstände der Pflanzen messen und Alerts zum Nachgießen verschicken. Über Systeme für Indoor-Navigation lassen sich auch Paketlieferanten an den einzelnen, flexiblen Arbeitsplatz des Empfängers lotsen. Es lässt sich auch per App der Aufenthaltsort von Kollegen im Gebäude herausfinden, sofern das von den einzelnen Mitarbeitern gewünscht ist. So ist der passende Ansprechpartner immer in greifbarer Nähe. Das Schöne daran: Dieses Szenario ist mitnichten Zukunftsmusik, sondern bereits heute Realität. Die technischen Voraussetzungen existieren und die ersten Unternehmen testen bereits verschiedene Smart-Spaces-Konzepte.

Auf den ersten Blick mögen einige dieser Features wie Spielereien wirken, aber das Gegenteil ist der Fall. Zukünftig wird es immer mehr darum gehen, qualifizierte Fachkräfte zu gewinnen, zu binden und zu halten. Sie sollen ihre Kapazitäten allerdings nicht dafür einsetzen, sich wiederholende Administrationsaufgaben zu bewältigen, sondern innovativ und kreativ arbeiten, mit so viel individuellem Freiraum wie möglich. Smart Spaces sind ein möglicher Schritt in diese Richtung.

IoT-Plattformen übersetzen Sensor-Daten in Handlungsempfehlungen

Ganz pragmatisch betrachtet liefern Smart Spaces auch Einblicke in Arbeitsgewohnheiten und -vorlieben, wodurch die Räumlichkeiten konstant zugunsten des Wohlbefindens der Mitarbeiter angepasst werden können. Temperatursensoren können beispielsweise erfassen, wie viele Personen sich wann an einem Sitzplatz befinden und wie viel Zeit sie dort verbringen. Dadurch können Verantwortliche Rückschlüsse darauf ziehen, wieso Räume oder einzelne Arbeitsplätze sehr oft oder gar nicht genutzt werden und Überbuchungen für „den einen perfekten Platz oder Raum“ in den Griff bekommen.

Die gesammelten Daten der Sensoren im Gebäude und an einzelnen Geräten oder Maschinen laufen auf einer IoT-Plattform, meist in Form eines digitalen Zwillings des Gebäudes, zusammen. Die Plattform bildet alles ab, was für die Verwaltung des Smart Space notwendig ist: Betriebssysteme für verschiedene Geräteklassen, Cloud-Dienste zur Steuerung und Sicherung sowie Anwendungen für die smarte Analyse und Nutzung der Daten. Über ein Dashboard werden die Ergebnisse für Entscheider optisch aufbereitet und lassen leicht Rückschlüsse auf möglichen Verbesserungsbedarf zu.

Die Anwendungen für einzelne Features und Lösungen innerhalb der Smart Spaces sind so individuell wie vielfältig. Die Ziele sind aber immer gleich: Der Mitarbeiter steht im Mittelpunkt und soll einen möglichst angenehmen und produktiven Arbeitstag erleben. Darüber hinaus soll der Leerstand von Arbeitsflächen vermieden und damit der Kosten-Nutzen-Faktor effizienter werden. Ganz im Sinne vieler Nachhaltigkeitsziele von Unternehmen wird außerdem durch eine individuell angepasste Steuerung der Heiz- und Lichtanlagen nicht unnötig Energie, und damit letzten Endes auch Geld, verschwendet. Ein idealer Smart Space ist somit die räumliche Verkörperung der New-Work-Ära und kommt den Unternehmen, den Mitarbeitern und auch der Umwelt zugute.

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